Kapitel 3

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Word 2000

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Ein Dokument bearbeiten

Im letzten Kapitel haben Sie sich mit der Gestaltung des Textes befasst. Nun werden Sie das eigentliche Dokument anpassen. Dazu gehört z.B. das Einstellen der Seitenränder, Erstellen von Kopf- und Fusszeilen oder die Formatierung der einzelnen Absätze im Dokument.

Die Seitenansicht

Damit Sie sich ein Bild machen können, wie das Dokument in gedrucktem Zustand aussehen wird, benutzen Sie die Seitenansicht. Sie finden den Befehl im Menu DATEI►SEITENANSICHT oder Sie klicken auf das Symbol in der Standardsymbolleiste. Wenn ihr Dokument aus mehreren Seiten besteht, wird die aktuelle Seite angezeigt. Mit Hilfe der Bildlaufleisten können Sie durch die einzelnen Seiten blättern. Bevor Sie ein Dokument ausdrucken, sollten Sie es sich immer erst in dieser Ansicht ansehen.

Um die Ansicht zu vergrössern, klicken Sie auf das Symbol . Führen Sie den Mauszeiger, an ihm hängt jetzt eine Lupe, auf die Stelle Ihres Dokuments, welche Sie vergrössert darstellen möchten und klicken dann einmal. Sie können die Darstellung aber auch direkt über die Zoom-Funktion Ihren Wünschen entsprechend anpassen. In der Liste finden Sie verschiedene Möglichkeiten. Den Befehl finden Sie auch im Menu ANSICHT►ZOOM.

 

Besteht Ihr Dokument aus mehreren Seiten, können Sie sich, um das Erscheinungsbild der Seiten zu überprüfen, auch mehrere Seiten gleichzeitig anzeigen lassen. Klicken Sie hierzu auf das Symbol und wählen dann die Anzahl und Anordnung der Seiten.

Wenn Sie wieder nur eine Seite darstellen möchten, klicken Sie auf das Symbol . Ein Klick auf die Schaltfläche beendet die Seitenansicht und Sie können Ihr Dokument weiter bearbeiten.

Die Zoom-Funktion

Ähnlich wie in der Seitenansicht, können Sie auch bei der Bearbeitung Ihres Dokuments die Grösse der Darstellung verändern. Beachten Sie, dass wirklich nur die Darstellung auf dem Bildschirm geändert wird. Wird das Dokument später ausgedruckt, so werden natürlich die Schriftgrössen, die Sie gewählt haben, benutzt. Genau wie in der Seitenansicht, finden Sie den Befehl im Menu ANSICHT►ZOOM oder Sie benutzen die Liste in der Standardsymbolleiste. Sollten Sie mit dem Faktor, der angegeben wird, nicht zufrieden sein, können Sie auch selbst einen Faktor (Zahl) eingeben, um den vergrössert oder verkleinert werden soll .

Zeilenabstand

Der Zeilenabstand legt den vertikalen Abstand zwischen den Zeilen eines Textes fest. Standardmässig ist ein einfacher Zeilenabstand voreingestellt. Sie können diesen jedoch auch ändern. Den Befehl finden Sie im Menu FORMAT►ABSATZ.

Übung 3.1

¨ Markieren Sie den zweiten Absatz in Ihrem Dokument

 

 

 

 

¨ Gehen Sie in das Menu FORMAT►ABSATZ. Es öffnet sich das folgende Dialogfenster:

 

¨ Ändern Sie den Zeilenabstand auf ‚1,5 Zeilen’, in dem Sie das Listenfeld durch Klick auf den Listenpfeil öffnen und die Einstellung anklicken

¨ Ein Klick auf schliesst das Fenster und Ihr Absatz wird mit den neuen Einstellungen formatiert

¨ Markieren Sie jetzt den dritten Absatz und wählen diesmal den Zeilenabstand ‚doppelt’ aus

¨ Sie sehen nun den Unterschied zwischen den verschiedenen Zeilenabständen

 

 

 

 

 

 

 

¨ Machen Sie die Aktion wieder rückgängig, in dem Sie zweimal auf das Symbol klicken

Sie können den Zeilenabstand auch selbst definieren. Geben Sie den gewünschten Wert im Feld ein. Im Vorschaubereich können Sie sich die Auswirkung auf Ihren Text ja direkt ansehen. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche .

Absätze

Mit Absätzen können Sie Ihr Dokument aufgliedern und auch besser lesbar machen. Sie haben hier verschiedene Möglichkeiten. Zwischen zwei Absätzen können Sie einen Freiraum einfügen. Dies funktioniert zum einen, in dem Sie einfach eine Leerzeile einfügen oder aber einen bestimmten Abstand vor bzw. nach dem Absatz definieren. Weiterhin können Sie die erste Zeile oder den Text ausser der ersten Zeile eines Absatzes einrücken. Ein grosser Textkörper wird so etwas aufgelockert.

Abstände einstellen

Sie werden nun die Abstände zwischen den einzelnen Absätzen einstellen. Zwischen der Aufzählung und dem eigentlichen Textkörper befindet sich noch eine Leerzeile, die entfernt werden muss.

Übung 3.2

¨ Setzen Sie die Einfügemarke in die Leerzeile und drücken einmal die Entf-Taste

¨ Markieren Sie jetzt den gesamten Text unterhalb der Aufzählung

¨ Öffnen Sie das Menu FORMAT►ABSATZ

¨ Da Sie einen Abstand vor den einzelnen Absätzen einfügen möchten, wählen Sie den abgebildeten Wert mit Hilfe der Pfeile (einfach anklicken)

¨ Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche

Statt mit Abständen, können Sie die Absätze auch mit Einzügen unterteilen. Hier unterscheidet man zwischen dem Erstzeileneinzug und dem hängenden Einzug.

Erstzeileneinzug

Übung 3.3

¨ Markieren Sie wieder den Textteil wie in der vorherigen Übung

¨ Öffnen Sie erneut das Dialogfenster ‚Absatz’

¨ Setzen Sie den Wert für den Abstand wie abgebildet

¨ Wählen Sie aus der Liste für den Einzug ‚Erste Zeile’ aus

¨ Der Wert gibt den Abstand vom linken Seitenrand an. Dieser Wert ist standardmässig eingestellt, Sie können ihn natürlich auch ändern

¨ Klicken Sie auf

Wie Sie sehen, wurden alle ‚Ersten Zeilen’ der Absätze um 1,25 cm eingerückt. Gleichzeitig haben Sie die Abstände zwischen den Absätzen wieder entfernt.

Hängender Einzug

Der hängende Einzug ist das genaue Gegenteil des Erstzeileneinzugs. In diesem Fall wird der gesamte Text bis auf die erste Zeile eingerückt. Dieser Einzug wird meist bei Listen oder Biographien verwendet.

Übung 3.4

¨ Markieren Sie wieder den Text wie in den vorherigen Übungen

¨ Öffnen Sie das Dialogfenster ‚Absatz’

¨ Ändern Sie die Einstellungen wie in der Abbildung gezeigt

¨ Klicken Sie auf

¨ Sehen Sie sich das Ergebnis an und widerrufen die Aktion anschliessend mit Hilfe des Menu BEARBEITEN►RÜCKGÄNGIG.

Suchen und Ersetzen

Sie haben die Möglichkeit, Ihr Dokument zu durchsuchen. Dabei beschränkt sich die Suche nicht nur auf den eingegebenen Text sondern Sie können auch Sonderzeichen und Formate suchen und diese mit einem weiteren Befehl auch gleich ersetzen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie im Dokument z.B. einen Namen falsch geschrieben haben. Mit den Befehlen ‚Suchen und Ersetzen’ erledigen Sie die Korrektur schnell und gründlich.

In der nächsten Übung werden Sie den Begriff ‚Computer’ durch ‚Rechner’ ersetzen, die Hervorhebung entfernen und durch eine andere Formatierung ersetzen.

Übung 3.5

¨ Rufen Sie den Befehl ERSETZEN aus dem Menu BEARBEITEN auf. Es öffnet sich das folgende Dialogfenster:

 

 

 

 

 

 

Dieses Dialogfenster erscheint immer, wenn Sie einen dieser Befehle aufrufen. Es ist nur das entsprechende Register schon geöffnet

 

¨ Geben Sie in die Felder den Text wie abgebildet ein

¨ Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche , um den Vorgang zu starten

¨ Sie erhalten eine Bestätigung über die Anzahl der ersetzten Begriffe

 

 

 

 

¨ Klicken Sie auf die Schaltfläche

Sehen Sie sich das Ergebnis an. Alle Begriffe wurden durch den von Ihnen abgegebenen ersetzt. Das ist auch bis auf eine Ausnahme richtig:

 

¨ Machen Sie die Aktion wieder rückgängig

¨ Öffnen Sie wieder das Dialogfenster ‚Suchen und Ersetzen’

¨ Die Angaben aus Ihrer letzten Suche sind noch vorhanden

¨ Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche . Der erste gefundene Begriff wird im Text markiert. Ist er richtig, klicken Sie erneut auf . Wiederholen Sie dies, bis der Begriff markiert wird, der nicht ersetzt werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche um diesen Begriff zu überspringen

¨ Wenn Sie das Dokument komplett durchsucht haben, erscheint die folgende Meldung

 

Jetzt werden Sie die Hervorhebung entfernen.

¨ Klicken Sie auf den Listenpfeil und wählen durch Klick ‚keine Farbe’

¨ Deaktivieren Sie das Werkzeug, in dem Sie einmal die Esc-Taste drücken

¨ Öffnen Sie das Dialogfenster ‚Suchen und ersetzen’

¨ Geben Sie den Text wie abgebildet ein

 

 

¨ Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche

¨Das Dialogfenster lässt im unteren Bereich nun weitere Einstellungen zu

¨Während sich die Einfügemarke noch im Feld ‚Ersetzen durch’ befindet, klicken Sie auf die Schaltfläche

 

 

 

 

¨ Wählen Sie im aufklappenden Menu den markierten Befehl

 

¨ Ihr ‚Suchen und Ersetzen’-Befehl findet nun alle Begriffe ‚Rechner’ und ersetzt sie durch den Begriff ‚Computer’ mit ‚Hervorhebung’. Da Sie aber am Anfang der Übung ‚Keine Hervorhebung’ ausgewählt haben, erscheint diese nach Ausführen des Befehls nicht mehr

¨ Klicken Sie im Dialogfenster nochmals auf die Schaltfläche ‚Format’

¨ Wählen Sie aus dem Menu den Befehl ‚Zeichen’

¨ Im sich nun öffnenden Dialogfenster wählen Sie den Schriftschnitt ‚fett’ und klicken auf

¨ Auch dieses Format wird mit aufgeführt

¨ Klicken Sie auf die Schaltfläche und anschliessend auf

¨ Alle Begriffe wurden mit den neuen Formaten ersetzt, ausser an einer Stelle

¨ Klicken Sie doppelt in das Wort, um es zu markieren

¨ Klicken Sie jetzt zweimal auf das Symbol

¨ Klicken Sie einmal auf das Symbol , es ist ja noch immer als Farbe ‚Keine’ ausgewählt

¨ Jetzt sollten alle farbigen Hintergründe entfernt und die wichtigen Begriffe fett dargestellt sein

Beachten Sie, dass die Formatierungen, die Sie auswählen, immer für das Feld gelten, in dem sich die Einfügemarke befindet. Kontrollieren Sie deshalb Ihre Angaben bevor Sie die Ersetzungen vornehmen. Wenn Sie eine neue Suche starten und keine Formatierungen wünschen, setzen Sie die Einfügemarke in das entsprechende Feld und klicken dann auf die Schaltfläche .

Ausser Text und Formatierungen können Sie auch Sonderzeichen suchen und ersetzen. Für diese Übung werden Sie einen Teil des Textes kopieren und in ein neues leeres Dokument einfügen. Anschliessend fügen Sie zwischen den Absätzen eine Leerzeile ein.

Übung 3.6

¨ Markieren Sie die vier Absätze unter der Aufzählung

¨ Wählen Sie den Befehl KOPIEREN aus dem Menu BEARBEITEN

¨ Öffnen Sie ein neues Dokument durch Klick auf das Symbol in der Standardsymbolleiste

¨ Wählen Sie den Befehl EINFÜGEN aus dem Menu BEARBEITEN

¨ Öffnen Sie das Dialogfenster ‚Suchen und Ersetzen’ über das Menu BEARBEITEN

¨ Entfernen Sie den Text im Feld ‚Suchen nach’ durch Drücken der Entf-Taste und ebenfalls die Formatierung über die Schaltfläche

¨ Klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen aus dem aufklappenden Menu ‚Absatzmarke’

¨ Entfernen Sie den Text im Feld ‚Ersetzen durch’ durch Drücken der Entf-Taste und ebenfalls die Formatierung über die Schaltfläche

¨ Fügen Sie hier auf die gleiche Weise zwei Absatzmarken ein

¨ Klicken Sie auf die Schaltfläche und anschliessend auf

¨ Ihr Dokument sollte nun so aussehen:

 

 

 

 

 

 

 

¨ Schliessen Sie das Dokument wieder, ohne es zu speichern

Auf die gleicher Art und Weise könnten Sie auch zwei aufeinanderfolgende Absatzmarken durch eine ersetzen. Wenn Sie diese Befehle in grossen Dokumenten einsetzen, können Sie sich viel Arbeit sparen.

 

¨ Eine weitere Besonderheit bietet das Kontrollkästchen

¨ Suchen Sie einmal nach dem nebenstehenden Begriff , ohne Formatierung

¨ Word zeigt Ihnen alle Begriffe an, auch die, die in normaler Schreibweise, so wie sie in Ihrem Dokument vorkommen

¨ Sie, wenn nötig, das Dialogfenster und setzen das Häkchen durch Klick vor die Option ‚Gross-/Kleinschreibung’

¨ Suchen Sie jetzt durch Klick auf noch einmal. Der Begriff wird nicht gefunden, da er nicht genau der Schreibweise entspricht, die Sie im Feld ‚Suchen nach’ eingegeben haben

 

 

Seite einrichten

Ihren Text haben Sie nun formatiert und ausgerichtet. Die Ausrichtung orientiert sich an den Seitenrändern, dass heisst das Papier wird nicht komplett bedruckt, sondern hat in der Regel ringsherum einen Rand. Diese Ränder und noch weitere Einstellungen, die das Erscheinungsbild Ihres Dokuments auf dem Papier beeinflussen, stellen Sie im Dialogfenster ‚Seite einrichten’ ein. Den Befehl finden Sie im Menu DATEI►SEITE EINRICHTEN. Das Dialogfenster, das auf Ihrem Bildschirm erscheint, ist in vier Register unterteilt:

Im Register ‚Seitenränder’ stellen Sie die Ränder zwischen dem Papier und dem Anfang des eigentlichen Textes ein. Die Standardvorgaben können Sie normalerweise ohne Änderung übernehmen. Wenn Sie zwei Seiten pro Blatt drucken möchten, setzen Sie durch Klick das Häkchen.

Um den linken und rechten Rand bei zwei gegenüberliegenden Seiten gleich zu halten, setzen Sie das obere Häkchen.

 

 

 

 

Im Register ‚Papierformat’ wählen Sie aus der Liste das passende Papierformat. Die Breite und Höhe werden Ihnen angezeigt. Weiterhin bestimmen Sie, ob der Ausdruck im Hoch- oder Querformat erfolgen soll.

 

 

 

 

 

Im Register ‚Papierzufuhr’ können Sie, wenn Ihr Drucker diese Optionen zulässt, angeben auf welche Weise das Papier in den Drucker gelangt, z.B. Einzelblatt oder Endlospapier.

 

 

 

 

Wichtige Einstellungen im Register ‚Seitenlayout’ sind z.B. die Einstellungen für die Kopf- und Fusszeilen (wenn Sie das Papier beidseitig bedrucken und wie ein Buch lesen wollen, erscheint z.B. die Seitenzahl bei ungeraden Seiten rechts und bei den geraden Seiten links). Auch hat die erste Seite meist keine Kopf- oder Fusszeile. Sie können die Zeilen Ihres Dokuments durchnummerieren und diese Zahlen mit ausdrucken oder aber das Dokument mit einem Rahmen versehen.

Kopf- und Fusszeilen

Diese Zeilen, es können auch mehrere sein, befinden sich am oberen und unteren Rand einer Seite und beinhalten allgemeine Informationen zu Ihrem Dokument. Es können z.B. Seitenzahl, Name des Autors oder der Datei enthalten sein. Bei Briefbögen steht in der Kopfzeile meist der Absender und in der Fusszeile die Adresse, Telefon und E-Mail und eventuell die Bankverbindung. Bei Firmen erscheint meist auch noch ein Logo (Grafik) in der Kopfzeile. Diese Zeilen müssen Sie nicht auf jeder Seite neu eingeben. Einmal erfasst, werden sie von Word automatisch auf jeder Seite mit ausgedruckt.

Kopfzeile einfügen

Um die Kopf- und Fusszeilen einfügen und bearbeiten zu können, wechseln Sie über das Menu ANSICHT►KOPF-UND FUSSZEILEN in eine andere Ansicht. Das bedeutet, dass Sie nur diese Zeilen und nicht den Dokumenttext bearbeiten können. Innerhalb der Kopf- bzw. Fusszeile befinden sich standardmässig zwei vordefinierte Tabstopps, mit deren Hilfe Sie Text schnell linksbündig, zentriert oder rechtsbündig ausrichten können. Wenn Sie die Kopf- und Fusszeilen bearbeiten, erscheint automatisch eine zusätzliche Symbolleiste auf Ihrem Bildschirm:

 

 

In der nächsten Übung werden Sie den Absender in die Kopfzeile eintragen, damit diese auf jeder Seite erscheint und Sie sie nicht immer wieder neu eingeben müssen.

Übung 3.7

¨ Da der Absender nicht zweimal erscheinen soll und Sie ihn nicht wieder neu eingeben müssen, markieren Sie ihn und wählen dann über das Menu BEARBEITEN Befehl AUSSCHNEIDEN

¨ Wechseln Sie jetzt in die Ansicht um die Kopfzeile bearbeiten zu können, in dem Sie den Befehl aus dem Menu ANSICHT►KOPF-UND FUSSZEILE wählen

 

¨ Die Einfügemarke befindet sich bereits am Anfang der Kopfzeile. Klicken Sie jetzt auf das Symbol oder wählen den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN►EINFÜGEN

¨ Der Absender wurde in der Kopfzeile eingefügt

 

¨ Klicken Sie doppelt in das Dokument ausserhalb der Kopfzeile oder klicken Sie auf die Schaltfläche in der Symbolleiste für die Kopf- und Fusszeile

¨ Sehen Sie sich das Ergebnis in der Seitenansicht an und speichern anschliessend, wenn Sie zufrieden sind

Um zwischen den Bearbeitungsansichten für den Dokumenttext und den Kopf- und Fusszeilen zu wechseln, können Sie mit der Maus einen Doppelklick in den jeweiligen Bereich ausführen. In der letzten Übung haben Sie doppelt in das Dokument geklickt, um dieses weiter bearbeiten zu können. Ein Doppelklick in die Kopf- oder Fusszeile öffnet dann diese Bearbeitungsansicht.

¨Klicken Sie doppelt in die Kopfzeile

¨ Klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste Kopf- und Fusszeile (dort finden Sie auch die nächsten Symbole). Sie wechseln von der Kopfzeile zur Fusszeile

 

¨ Fügen Sie das aktuelle Datum durch Klick auf das Symbol ein

¨ Drücken Sie zweimal die Tab-Taste, um zum rechten Rand zu gelangen

¨ Um die Seitenzahl einzufügen, klicken Sie auf das Symbol

¨ Klicken Sie doppelt in das Dokument ausserhalb der Fusszeile oder klicken Sie auf die Schaltfläche in der Symbolleiste für die Kopf- und Fusszeile

¨ Sehen Sie sich das Ergebnis in der Seitenansicht an und speichern anschliessend, wenn Sie zufrieden sind

Wenn der Text in der Fusszeile im oberen Bereich abgeschnitten wurde, so müssen Sie den Abstand der Fusszeile vom unteren Seitenrand vergrössern. Dies hängt mit dem druckbaren Bereich Ihres installierten Druckers zusammen.

¨ Gehen Sie in das Menu DATEI►SEITE EINRICHTEN und öffnen dort das Register ‚Seitenränder’

¨ Ändern Sie den Standardwert von 1,25cm in den angegebenen Wert

¨ Klicken Sie auf und sehen sich das Ergebnis nochmals in der Seitenansicht an

Eventuell müssen Sie den Wert noch einmal ändern, aber mit dem oben genannten Wert sollte der Ausdruck eigentlich funktionieren.

Da eine Fusszeile meist mit Hilfe einer Linie vom Rest des Dokuments abgeteilt wird, werden auch Sie diese Linie einfügen.

¨Wählen Sie wieder aus dem Menu ANSICHT►KOPF-UND FUSSZEILE oder klicken Sie doppelt in die Fusszeile

¨ Wählen Sie aus dem Menu FORMAT►RAHMEN UND SCHATTIERUNG

 

 

 

 

 

 

¨ Klicken Sie auf das Symbol, um den Rahmen selbst anzupassen

¨ Wählen Sie die Linienart und Linienfarbe aus

¨ Klicken Sie auf das Symbol für den oberen Rand

¨ Ein Klick auf schliesst das Fenster wieder und übernimmt Ihre Einstellungen

 

¨ Sehen Sie sich das Ergebnis wieder in der Seitenansicht an und speichern Ihr Dokument anschliessend

Anstatt der vorgegebenen Zahlen können Sie auch andere Vorschläge von Word übernehmen.

¨ Wählen Sie wieder aus dem Menu ANSICHT►KOPF-UND FUSSZEILE oder klicken Sie doppelt in die Fusszeile

¨ Klicken Sie auf das Symbol um die Seitenzahl zu formatieren

¨ Wählen Sie aus der Liste die römischen Zahlen

¨ Wenn Sie mit einer bestimmten Seitenzahl beginnen möchten, setzen Sie diese hier ein

¨ Klicken Sie auf

 

 

 

 

Seiten- oder Zeilenwechsel einfügen

Wenn Sie an das Ende einer Seite gelangen, fügt Word den Seitenwechsel automatisch ein. Standardmässig ist Word so eingestellt, dass die erste bzw. letzte Zeile eines Absatzes nicht vollständig am Ende bzw. Anfang einer Seite steht. Der Seitenwechsel wird vor dieser Zeile eingefügt, so dass eine neue Seite nicht mit einem ‚angefangenen’ Satz beginnt. Wenn Sie selbst einen Seitenwechsel einfügen möchten, gehen Sie in das Menu EINFÜGEN►MANUELLER WECHSEL.

Die Option für den Seitenwechsel ist standardmässig ausgewählt.

In diesem Dialogfenster können Sie auch manuell einen Zeilenumbruch vornehmen. Normalerweise wechselt Word am rechten Seitenrand automatisch in die nächste Zeile, doch manchmal benötigen Sie, vielleicht weil Sie eine Grafik eingefügt haben, einen manuellen Wechsel. Dies erreichen Sie allerdings schneller, in dem Sie die Umschalt-Taste und die Enter-Taste drücken. Dieser Wechsel wird Ihnen durch dieses ‚’ nicht druckbare Zeichen angezeigt.

Rechtschreibprüfung

Es kann immer einmal vorkommen, dass Sie ein Wort laut der gültigen Rechtschreibung falsch schreiben, sei durch einen Tippfehler oder einfach, weil Sie es nicht besser wissen. Standardmässig ist Word so eingestellt, dass mögliche Rechtschreibfehler direkt bei der Eingabe durch eine rote Wellenlinie unter dem entsprechenden Wort, gekennzeichnet werden. Sollte diese Option bei Ihnen nicht eingestellt sein, oder Sie wünschen diese Markierung nicht, so können Sie diese im Menu EXTRAS►OPTIONEN im Register ein bzw. ausschalten, in dem Sie das Häkchen durch Klick setzen oder entfernen.

 

 

 

 

 

 

Übung 3.8

¨ Fügen Sie die folgenden Fehler in Ihren Text ein

 

¨ Führen Sie einen Rechtsklick auf den ersten Rechtschreibfehler aus

¨ Es öffnet sich ein Kontextmenu

Es werden Ihnen Vorschläge zur Berichtigung angezeigt.

 

Sie können die Markierung ignorieren.

 

Sie können das markierte Wort dem Wörterbuch hinzufügen und es wird ab dann nicht mehr beanstandet.

¨Wählen Sie den richtigen Vorschlag durch Klick aus

 

¨ Verbessern Sie mit Hilfe des Kontextmenus auch den zweiten Rechtschreibfehler, in dem Sie auf den oberen Eintrag klicken

 

 

 

 

Sie können die Rechtschreibprüfung auch am Ende, wenn Sie das Dokument fertiggestellt haben, ausführen.

¨ Wählen Sie den Befehl RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK aus dem Menu EXTRAS bzw. drücken die F7-Taste. Sie können aber auch auf das Symbol in der Standardsymbolleiste klicken

¨ Word durchsucht das Dokument und blendet das folgende Dialogfenster ein, wenn es einen möglichen Rechtschreibfehler gefunden hat

 

Sie haben auch hier die Möglichkeit, den Fehler hier zu übergehen,
immer zu übergehen,
das Wort dem Wörterbuch hinzuzufügen,
hier zu ändern,
immer zu ändern oder
der Liste AutoKorrektur hinzuzufügen.

Wenn die Prüfung das komplette Dokument durchsucht hat, erscheint eine Meldung, die Sie mit klick auf bestätigen.

 

 

 

Wenn Sie in Ihrem Text z.B. englische Begriffe benutzen, die von der Rechtschreibprüfung beanstandet werden, können Sie für diese Wörter auch die Sprache ändern. Der folgende Text z.B. ist zweisprachig und die englischen Begriffe werden markiert:

Aus dem Kontextmenu können Sie nun eine andere Sprache für dieses Wort auswählen:

 

 

Grammatikprüfung

Wenn sich im Menu EXTRAS►OPTIONEN das erste Häkchen

befindet, so wird auch die Grammatik direkt bei der Eingabe geprüft und mögliche Fehler durch eine grüne Wellenlinie gekennzeichnet. Das dritte Häkchen bedeutet, das zusammen mit der Rechtschreibprüfung, die Sie z.B. mit der F7-Taste aufrufen, auch die Grammatik geprüft wird.

Word anpassen

Sie können Word zum Teil nach Ihren Wünschen anpassen. Sie legen z.B. Standardwerte, Ansichten und Schriften fest. Ausserdem erstellen und ändern Sie die Symbolleisten mit den Symbolen, die Sie häufig benötigen. Die Befehle hierzu finden Sie im Menu EXTRAS.

Optionen

Wenn Sie diesen Befehl aus dem Menu EXTRAS aufrufen, erscheint das folgende Dialogfenster mit insgesamt 10 Registern auf Ihrem Bildschirm:

 

¨Im Register können Sie verschiedene Bildschirmelemente ein bzw. ausblenden. Auch die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen können Sie hier einstellen.

¨Im Register stellen Sie unter anderem die Optionen für Webinhalte und E-Mail und die Maßeinheiten ein.

¨Im Register stellen Sie das Verhalten der Tastatur und Maus beim Bearbeiten von Text in Ihrem Dokument ein.

¨Im Register legen Sie fest, ob und wenn welche Zusatzinformationen mit Ihrem Dokument ausgedruckt werden.

¨Im Register stellen Sie die Art und Weise, wie Ihre Dokumente gespeichert werden sollen, fest. Ausserdem können Sie Kennwörter für eine gemeinsame Nutzung eines Dokuments angeben.

¨Im Register können Sie bestimmte Optionen so anpassen, das das Dokument auch mit älteren Versionen von Word oder aber mit Textverarbeitungen anderer Hersteller weiter bearbeitet werden kann.

¨Im Register können Sie die Pfade zum Speichern der verschiedenen Vorlagen, Dokumente oder Wörterbücher ändern.

¨Im Register legen Sie fest, welches Wörterbuch benutzt wird und wie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung Ihr Dokument durchsuchen und markieren soll.

¨Im Register legen Sie die grafische Darstellung von Änderungen für verschiedene Benutzer fest.

¨Im Register tragen Sie persönliche Daten zu Ihrer Person ein. Diese können dann automatisch in ein Dokument mit eingefügt oder auch mit ausgedruckt werden.

Über die Direkthilfe können Sie zu jeder Option in allen Registern eine kurze Beschreibung bzw. Erklärung aufrufen.

Anpassen

Wenn Sie diesen Befehl im Menu EXTRAS oder durch Rechtsklick auf eine vorhandene Symbolleiste aufrufen, erscheint das folgende Dialogfenster mit drei Registern auf Ihrem Bildschirm:

Normalerweise blendet Word die benötigten Symbolleisten immer automatisch ein. Wenn Sie jedoch eine der Symbolleisten dauerhaft einblenden möchten, öffnen Sie das Register und setzen durch Klick das Häkchen in das entsprechende Kästchen. Wenn Sie eine Symbolleiste ausblenden möchten, entfernen Sie einfach das Häkchen durch anklicken. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, können Sie die Tastaturkürzel für die einzelnen Befehle ändern oder auch neue erstellen.
Um eine neue Symbolleiste zu erstellen klicken Sie auf sie Schaltfläche und um dieser einen neuen Namen zu geben, klicken Sie auf . Die Befehle fügen Sie der Symbolleiste im nächsten Register hinzu. Falls Sie eine Symbolleiste wieder löschen möchten, markieren Sie diese auf der linken Seite und klicken anschliessend auf . Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, drücken Sie die Enter-Taste oder klicken auf die Schaltfläche .

Im Register verändern Sie die vorhandenen Symbolleisten:

Auf der linken Seite sehen Sie die einzelnen Kategorien und auf der rechten die Symbole zu den dazugehörigen Befehlen. Um einer Symbolleiste einen Befehl hinzuzufügen, klicken Sie auf den gewünschten Befehl und ziehen das Symbol bei gedrückter Maustaste auf die entsprechende Symbolleiste. Eine senkrechte Linie zeigt Ihnen an, wo das Symbol eingefügt wird. Lassen Sie dann die Maustaste wieder los. Auf die gleiche Art entfernen Sie die Symbole. Ziehen Sie das gewünschte Symbol einfach auf das Dialogfenster und lassen dort die Maustaste los. Innerhalb der Symbolleiste können Sie die Symbole nach Ihren Wünschen verschieben. Sobald Sie ein Symbol anklicken, wird die Schaltfläche aktiviert. Hier können Sie z.B. das Aussehen des Symbols einstellen.

Um ein Trennzeichen (senkrechte Linie) zu erzeugen, ziehen Sie das Symbol einfach etwas nach rechts, oder nach links, um das Trennzeichen wieder zu entfernen.

Einige Änderungen können Sie auch vornehmen, ohne den Befehl ANPASSEN aufzurufen. Verschieben Sie ein Symbol, in dem Sie die Alt-Taste gedrückt halten und dann mit der Maus an die neue Stelle verschieben. Liegt die Position ausserhalb einer Symbolleiste, wird das Symbol entfernt.

Wenn Sie die Alt-Taste und die Strg-Taste gleichzeitig gedrückt halten, können Sie das Symbol mit der Maus an eine andere Stelle kopieren.

Im Register stellen Sie das Aussehen der Symbole und die Informationen, die angezeigt werden, sobald Sie mit dem Mauszeiger darauf zeigen, ein. Auch das Verhalten der Menus können Sie hier verändern.

 

 

Jetzt können Sie sich Word individuell einstellen. Nehmen Sie aber nicht zu viele Änderungen auf einmal vor, damit Sie diese auch wieder rückgängig machen können, falls Sie einmal nicht zufrieden sind. Normalerweise sind die Standardeinstellungen optimal, um ein vernünftiges Arbeiten zu gewährleisten. Diese stellen Sie übrigens mit der Schaltfläche wieder her.

 

Das war’s mit

Kapitel 3