Kapitel 1

Einführung

Wenn Sie vor einem großen oder kleinen Publikum eine Rede halten müssen, haben Sie Glück, dass Sie im Zeitalter der Computer leben. Anstatt zu versuchen, das Publikum mit phantasievollen Ausführungen vor dem ‚Einschlafen’ zu bewahren, können Sie heutzutage den Computer zu Hilfe nehmen. Schaffen Sie sich eine Präsentation, die Ihre Rede mit visuellen Mitteln unterstützt. Achten Sie jedoch darauf, dass man Ihnen zuhört und nicht nur gebannt auf die Präsentation schaut. Eine Präsentation soll helfen, Informationen, die Sie dem Publikum mitteilen möchten, in Stichpunkten klar strukturiert darzustellen. Verwirren Sie das Publikum nicht mit zu vielen Informationen und benutzen Sie die Effekte sparsam.

Ein nicht zu unterschätzender Nebeneffekt einer Präsentation ist die Erstellung von Handzetteln für Ihre Zuhörer (und Zuseher), die diese mit nach Hause nehmen können um die Informationen noch einmal in Ruhe zu verarbeiten, und Notizen für Ihre Rede. Die Zeit für PowerPoint ist gekommen.

Grundlagen

Präsentationen können Sie auf Papier oder auf Overheadfolien (für Tageslicht-Projektoren) ausdrucken bzw. als 35mm-Dias ausgeben. Wenn Sie einen Computer mit angeschlossenem Beamer (Projektor) zur Verfügung haben, können Sie Ihre Präsentation auch direkt von einer Diskette oder CD starten. PowerPoint muss hierzu allerdings auf dem Computer installiert sein.

Die Präsentation

Eine Präsentation besteht aus zumindest einer Folie. Diese Folie ist gleichzusetzen mit einer gedruckten Seite eines Dokuments. Sie kann sowohl Text wie auch Grafiken enthalten. Präsentationen erhalten die Dateinamenerweiterung .ppt, Entwurfsvorlagen .pot und die Erweiterung .pps erhalten die ‚Pack and Go’ Präsentationen. Sie erfahren später mehr zum Umgang mit diesen verschiedenen Dateitypen.

Übung 1.1

Öffnen Sie PowerPoint durch Doppelklick auf das Icon auf Ihrem Desktop oder wählen Sie START►PROGRAMME►MICROSOFT POWERPOINT

Markieren Sie die Option Entwurfsvorlage und klicken Sie auf OK

 

Öffnen Sie das Register Präsentationen, markieren die Datei ‚Verkauf von Ideen’ und klicken anschliessend auf OK um sich die Präsentation anzuschauen

Die verschiedenen Ansichten

Normalansicht

In dieser Ansicht sehen Sie die aktuelle Folie, die Gliederung und das Feld mit den Notizen:

 

 

Gliederungsansicht

Zeigt den Text ohne Formatierungen und Grafiken nach Gewichtung der einzelnen Ebenen an. Hier lässt sich die Gesamtstruktur besser kontrollieren und ändern:

Folienansicht

Zur Kontrolle und Änderung des Layouts (Gestaltung) einer Folie benutzen Sie diese Form der Ansicht. In dieser Ansicht erstellen Sie normalerweise Ihre Präsentation:

Foliensortierungsansicht

Hier wird Ihnen in verkleinerter Form die ganze Präsentation angezeigt. Sie können überprüfen, ob das Layout einheitlich gestaltet wurde und die Reihenfolge der einzelnen Folien verändern:

Bildschirmpräsentation

Diese Ansicht zeigt Ihnen alle Folien in voller Größe, genauso wie sie auf einem Projektor ausgegeben würden. Sie verlassen die Bildschirmpräsentation durch drücken der Esc-Taste.

Zoom

Um die Bildschirmanzeige der Folie zu vergrößern oder zu verkleinern, benutzen Sie das Werkzeug Zoom. Stellen Sie die Größe entweder über die Standardsymbolleiste mit Hilfe von ein oder wählen Sie den Befehl aus dem Menu ANSICHT►ZOOM:

 

Sie können einen vorgegeben Faktor verwenden oder im Feld Prozent selbst einen Faktor eingeben. Dies wirkt sich nur auf die Anzeige, nicht auf den Druck oder die Bildschirmpräsentation aus.

Navigieren in den verschiedenen Ansichten

Zur ersten Folie wechseln	Drücken Sie die Tasten Strg+Pos1
Zur letzten Folie wechseln	Drücken Sie die Tasten Strg+Ende
Zur nächsten Folie wechseln	Drücken Sie die Tasten Strg+Bild↓
Zur vorherigen Folie wechseln	Drücken Sie die Tasten Strg+Bild↑

In allen Ansichten können Sie auch die Bildlaufleisten verwenden um zu den einzelnen Folien zu wechseln. In der Bildschirmpräsentation stehen Ihnen noch mehr Möglichkeiten zur Verfügung um die Ausgabe zu steuern:

Zur ersten Folie wechseln	Beide Maustasten für ca. 2 Sekunden gedrückt halten
Zur nächsten Folie wechseln	Pfeil nach unten, Pfeil nach rechts, Bild↓, Enter-Taste, Leertaste, N, linker Mausklick
Zur vorherigen Folie wechseln	Pfeil nach oben, Pfeil nach links, Bild↑, Rückschritt-Taste, P
Zu einer bestimmten Folie wechseln	Foliennummer eingeben und Enter-Taste drücken
Bildschirm leer erscheinen lassen	B (schwarzer Hintergrund) oder W (weißer Hintergrund) drücken
Präsentation wieder im Vordergrund	B bzw. W nochmals drücken
Präsentation beenden	Esc-Taste, Strg+Untbr, -(Minus)-Taste

Sie müssen sich die Steuerelemente nicht alle merken. Drücken Sie während der Präsentation die F1-Taste und es werden Ihnen alle Steuerelemente die Sie benutzen können mit den Tastaturkürzeln angezeigt. Bedenken Sie aber, bei einer Präsentation mit einem Beamer sieht auch das Publikum das eingeblendete Hilfefenster. Machen Sie sich hier also vorher lieber einen Notizzettel fertig.

Übung 1.2

Bewegen Sie sich in der Bildschirmpräsentation mit Hilfe der verschieden Tasten von einer Folie zur anderen und auch zurück

Üben Sie dies auch in der Folienansicht

 

Eine Präsentation drucken

Sie können Ihre Präsentation ähnlich wie andere Dokumente auch ausdrucken. Wie und auf welches Gerät der Ausdruck erfolgt, hängt von Ihren Bedürfnissen und der angeschlossenen Hardware ab. Über das Menu DATEI►DRUCKEN öffnen Sie das Dialogfeld drucken:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Im Feld Drucker	wählen Sie Ihren Drucker aus und stellen durch Klick auf die Schaltfläche Eigenschaften weitere Druckerspezifische Optionen ein
Im Feld Druckbereich	geben Sie an, ob alle, nur die aktuelle oder ein markierter Bereich gedruckt werden sollen. Sie können auch einen Teil Ihrer Präsentation ausdrucken. Markieren Sie die Option Folien und geben die Nummern aufeinanderfolgender Folien getrennt durch einen Bindestrich ein. Bei nicht aufeinanderfolgenden Folien trennen Sie diese durch ein Semikolon
Im Feld Exemplare	legen Sie fest, wie viele Kopien gedruckt und ob diese sortiert werden sollen
Im Feld Drucken	können Sie auswählen, ob Sie nur Folien, Handzettel, Notizenseiten oder die Gliederungsansicht der im Druckbereich eingestellten Folien drucken möchten
Im Feld Handzettel	können Sie angeben, wie viele Folien auf einem Zettel und in welcher Reihenfolge diese gedruckt werden. Wenn Sie keine Handzettel drucken, sind diese Optionen nicht wählbar

Im unteren Teil des Dialogfelds geben Sie noch an, wenn Sie nicht in Farbe drucken möchten, ob der Ausdruck in Schwarz/Weiß oder in Graustufen erfolgt. Sie können Rahmen mit drucken und die Folien so anpassen lassen, dass sie auf einer Seite ausgedruckt werden.

Übung 1.3

Drucken Sie Handzettel für die Präsentation ‚Verkauf von Ideen’. Lassen Sie alle 5 Folien auf einem Blatt ausgeben

Drucken Sie die zweite und die vierte Folie aus. Wählen Sie die Option Graustufen

Drucken Sie die Gliederung für die gesamte Präsentation aus

Sie brauchen Hilfe

Wenn Sie bei der Arbeit mit PowerPoint Hilfe benötigen, können Sie in der Online-Hilfe nachlesen. Online deshalb, weil die Hilfe nicht auf Papier, sondern nur auf dem Bildschirm verfügbar ist. Hier finden Sie Informationen und Schritt-für-Schritt Anleitungen zu allen Bereichen von PowerPoint. Die Hilfe öffnen Sie über das Menu FRAGEZEICHEN►INHALT UND INDEX. Wenn Sie den Office-Assistenten nicht aktiviert haben, öffnen Sie die Hilfe auch über das Symbol auf der Standardsymbolleiste oder über die F1-Taste.

Übung 1.4

Öffnen Sie die Online-Hilfe. Es werden Ihnen 3 Register angeboten:

 

 

 

 

 

 

 

 

Im Register Inhalt sind alle vorhandenen Kapitel aufgeführt. Die Kapitel, denen ein geschlossenes Buchsymbol vorsteht, enthalten Unterkapitel zu diesem Thema. Auch in den Unterkapiteln können weitere Unterkapitel enthalten sein. Sobald Sie das Symbol doppelklicken, öffnet sich das eigentliche Hilfefenster und zeigt die Informationen zu dem angeforderten Thema an. In diesem Fenster finden Sie Überschriften, die unterstrichen sind. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen unterstrichenen Textteil führen, verwandelt sich dieser in eine Hand und nach einem Klick öffnet sich ein weiteres Fenster. In einigen Themen, wo es um die Bearbeitung oder um Einstellungen geht, bietet PowerPoint Ihnen eine Demonstration an Ein Klick und es läuft eine Art Film ab, der Ihnen hilft ein Thema besser zu verstehen. Eine weitere Besonderheit ist die Schritt-für-Schritt Anleitung. Das Symbol führt Sie durch das Thema und Sie erledigen Ihre Arbeit sofort, obwohl Sie sich in der Online-Hilfe befinden.

Das Register Index können Sie sich wie den Index am Ende eines Buches vorstellen. Dort können Sie einen Begriff (Schlüsselwort) nachschlagen und die Seite ablesen, auf welcher dieser beschrieben wird. Die Online-Hilfe listet Ihnen, nachdem Sie ein Schlüsselwort eingegeben haben, alle Themen, in denen dieses vorkommt, im unteren Fenster auf. Ein Doppelklick auf ein Thema öffnet dann wiederum das eigentliche Hilfefenster.

Das Register Antwort-Assistent ist die gründlichste der drei Sucharten. Sie geben ein Schlüsselwort oder einen Satz ein und die Online-Hilfe wird komplett auf das Vorkommen dieses Wortes oder der Wörter durchsucht. Hier wird sogar ein Unterschied zwischen Gross- und Kleinschreibung vorgenommen. Suchen Sie hier, wenn Sie über die anderen Register nicht zu einem Ergebnis kommen, da die Suchergebnisse in diesem Fall natürlich viel grösser sind als bei den anderen Sucharten.

In der Symbolleiste können Sie mit den linken Fensterinhalt aus- bzw. einblenden. Die Symbole und bringen Sie in den bereits besuchten Hilfeseiten zurück und vor. Das Symbol druckt das aktuelle Hilfethema wahlweise auch mit Unterkapiteln und über ändern Sie die Ansicht, drucken und nehmen andere Einstellungen vor.

Übung 1.5

Schliessen Sie die Online-Hilfe

 

Eine schnelle Art an Informationen zu einem Thema zu gelangen ist die Direkthilfe. Sie finden sie im Menu ?►DIREKTHILFE oder in den einzelnen Dialogboxen.

Übung 1.6

Gehen Sie in das Menu ANSICHT►KOPF-UND FUSSZEILE. In der sich öffnenden Dialogbox klicken Sie auf das Fragezeichen rechts oben in der Titelleiste. Wie Sie sehen, hängt an dem Mauszeiger nun ein Fragezeichen.

 

Klicken Sie auf ‚Auf Titelfolie nicht anzeigen’:

 

 

 

Ein Feld mit Informationen zu diesem Thema wird angezeigt:

 

 

 

 

Klicken Sie in dieses Feld und es wird wieder geschlossen. Auch das Fragezeichen ist verschwunden. Um eine neue Hilfe anzufordern, müssen Sie wieder auf das Fragezeichen klicken.

 

 

Die Arbeit beenden

Wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind, können Sie Ihre Präsentation schließen. Dies funktioniert mit dem unteren Schließen-Feld oben rechts auf Ihrem Bildschirm oder über das Menu DATEI►SCHLIESSEN. Sollten Sie noch Daten geändert haben, fragt PowerPoint Sie automatisch, ob Sie diese noch speichern möchten und schließt erst dann die Präsentation. Nun können Sie eine neue Präsentation erstellen in dem Sie auf das Symbol klicken oder Menu DATEI►NEU wählen. Eine vorhandene Präsentation öffnen Sie durch Klick auf das Symbol in der Standardsymbolleiste oder über das Menu DATEI►ÖFFNEN. In beiden Fällen werden Ihnen Ordner angezeigt, in denen Sie Ihre Datei suchen und deren Inhalt durch betätigen der Taste Öffnen auf Ihrem Bildschirm erscheint:

 

 

Wenn Sie eine zuvor geöffnete Arbeitsmappe weiter bearbeiten möchten, gibt es einen schnellen Weg, diese zu öffnen. Im Menu DATEI wird eine Liste der letzten 4 Dateien angezeigt, mit denen Sie gearbeitet haben. Ein Klick auf den Namen und die Präsentation erscheint auf Ihrem Bildschirm.

Übung 1.7

Schliessen Sie die Präsentation ’Verkauf von Ideen’ ohne zu speichern

Öffnen Sie eine neue Präsentation

Öffnen Sie nochmals die Präsentation ’Verkauf von Ideen’

Schliessen Sie PowerPoint ohne zu speichern über das Menu DATEI►BEENDEN oder über Klick auf das obere Schliessen-Feld in der Programmfensterecke rechts oben

Möchten Sie die Arbeit mit PowerPoint beenden, klicken Sie auf das obere Schließen-Feld oder wählen Sie das Menu DATEI►BEENDEN. PowerPoint schließt nun automatisch alle geöffneten Präsentationen und wird beendet. Eine Speicherabfrage erfolgt auch hier.

 

 

Kapitel 1 ist nun beendet.