Kapitel 1

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Excel 2007

Einführung in Excel

Vorwort

Es gibt Dinge, die lassen sich leicht erklären, aber die Ausführung ist oft sehr schwierig. Bei Excel ist dies genau umgekehrt. Dieses Programm ist leicht zu bedienen, weil viele Dinge, die man benötigt, schon vorgegeben sind. Das Problem ist jedoch, dass man Zahlen und Formeln schwer in Worte fassen kann.

Wozu benutzt man eine Tabellenkalkulation wie Excel?

1. Sie bauen Tabellen auf

2. Die Tabellen werden mit Informationen gefüllt

3. Die Einzelnen Informationen bieten die Grundlage für weitere Berechnungen

4. Die Berechnungen werden als Zahl oder Diagramm ausgegeben

Der Bildschirmaufbau

Excel wird über ein Icon auf dem Desktop oder über START►PROGRAMME►EXCEL gestartet. Der Bildschirm zeigt Ihnen nun eine neue Mappe 1 mit 3 Tabellen. Diese Tabellen werden auch Tabellenblatt, Blatt oder Arbeitsblattgenannt. In einer Arbeitsmappekönnen maximal 65.536 (vorher 256) Arbeitsblätter erstellt werden.

Excel stellt pro Arbeitsblatt 1.048.576 (vorher 65.536) Zeilenzur Verfügung. Diese sind durchnummeriert von 1 bis 1.048.576.
Gleichzeitig haben Sie insgesamt 16.384 (vorher 256) Spalten, die mit Informationen gefüllt werden können. Die Spalten sind von A-Z, AA-AZ, BA-BZ,... AAA-XFD durchbuchstabiert.
Dies ergibt eine Anzahl von 17.179.869.184 (vorher 16.777.216) Zellen pro Arbeitsblatt, was für die ersten Übungen ausreichend sein sollte.

Wie findet man eine bestimmte Zelle?

Jede Zelle hat einen eindeutigen Namen, den Zellbezug. Dieser besteht aus einem, zwei oder drei Buchstaben für die Spalte und der Zeilennummer, wobei die Spalte immer zuerst genannt wird. Es ist egal, ob die Buchstaben gross oder klein geschrieben werden, Excel stellt sie immer in Grossbuchstaben dar. Der Name der aktiven Zelle(die aktive Zelle erkennen Sie an der fetten Umrandung) steht immer im Namenfeld. Dort können Sie auch einen Zellbezug eingeben, um eine bestimmte Zelle aktiv zu machen. Eine Zelle können Sie durch Klick in die Zelle oder durch navigieren mit den Pfeiltasten aktivieren.

Übung 1.1

Aktivieren Sie verschiedene Zellen und lesen Sie den Zellbezug im Namenfeld ab.
Aktivieren Sie eine Zelle durch Eingabe des Zellbezugs in das Namenfeld und anschliessendem Betätigen der Enter-Taste.

Das Arbeitsblatt

Zellen und Spalten in einem Arbeitsblatt sind fest vorgegeben. Die einzelnen Tabellen können umbenannt und verschoben werden. Sie können auch, wenn es notwendig ist, neue Tabellen in Ihre Arbeitsmappe einfügen. excel2k7_k1 Für das Einfügen einer Tabelle gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Durch Rechtsklick (Kontextmenu EINFÜGEN) auf ein Tabellenregister und im folgenden Dialogfeld Tabelle auswählen und bestätigen
Über die Registerkarte
Durch Klick auf das Symbol

Die neue Tabelle wird immer vor der geöffneten Tabelle eingefügt und bekommt den Namen Tabelle mit weiterlaufender Nummer. Um die Tabellen in die für Sie richtige Reihenfolge zu verschieben, klicken Sie auf das Register der Tabelle, halten Sie die Maustaste fest und ziehen Sie bis zu dem Punkt, wo Sie die Tabelle einfügen möchten. Zur Erleichterung zeigt Excel Ihnen durch einen kleinen Pfeil an, wo die Tabelle excel2k7_k1 eingefügt wird. Sie benennen Ihre Tabellen folgendermassen um:

Durch Rechtsklick (Kontextmenu UMBENENNEN) auf das Tabellenregister
Durch Doppelklick auf das Tabellenregister
Über das Register

Übung 1.2

Benutzen Sie für die folgenden Übungen verschiedene Möglichkeiten
Legen Sie zwei neue Tabellen an
Ordnen Sie die Tabellen in numerischer Reihenfolge
Benennen Sie die Tabellen in eins, zwei, drei, vier ... fünf um

Für eine bessere Übersicht lassen sich die einzelnen Register auch einfärben. So könnten Sie z. B. alle Blätter mit Ausgaben rot und die mit den Einnahmen grün einfärben. Die entsprechenden Befehle finden Sie ebenfalls im Kontextmenu und im Register (siehe oben)

Erste Eingabe von Text, Zahlen und Formeln

Übung 1.3

Geben Sie in die Zelle B4 die Zahl „2500“ und drücken die TAB-Taste. Die Eingabe wird bestätigt und die Zelle rechts daneben (C4) ist aktiv
Geben Sie „600“ ein und bestätigen Sie jeweils mit der Enter-Taste. Auch hier wir die Eingabe bestätigt und die aktive Zelle ist nun eine Zeile tiefer am Anfang
Geben Sie in die Zelle B3 „Gehalt“ und in C3 „Steuer“ ein

Beachten Sie, dass Sie jede Eingabe mit der Enter-Taste oder der TAB-Taste bestätigen müssen. Um die Reihenfolge der nachfolgend aktiven Zelle umzukehren, halten Sie zusätzlich die UMSCHALT-Taste gedrückt. Eine Bestätigung mit den Pfeiltasten funktioniert meistens, aber nicht immer und den Effekt mit dem Zeilensprung erhalten Sie nur wie oben beschrieben.

Wie Sie sehen, richtet Excel die Zahlen rechtsbündig (Sie schreiben die Zahlen auf einem Papier ja auch rechtsbündig auf, um z.B. eine Addition übersichtlicher ausführen zu können) und den Text linksbündig aus. Excel erkennt also automatisch, ob Sie eine Zahl oder Text eingegeben haben.

Warum sollten Sie aber einen Text in eine Zelle eingeben? Sie können mit Text nicht rechnen. Zellen mit Text sollten Sie einfügen, um Zellen mit Zahlen zu beschreiben bzw. zu beschriften. Diese Zellen nennt man Beschriftung oder beschreibende Zellen. Beschriftungen stehen in der Regel über oder vor der Zelle die beschrieben werden soll.

Übung 1.4

Geben Sie in die Zelle E9 „=B3“ und in die Zelle E10 „=B4“ ein

excel2k7_k1 Sie haben soeben Ihre erste kleine Formelin eine Zelle eingegeben. Die Zellen E9 und E10 geben den Inhalt der Zellen B3 und B4 wieder. Wenn Sie die Zelle E9 aktivieren, sehen Sie in der Bearbeitungsleiste die Formel, in der Zelle steht jedoch „Gehalt“. Die Zellen, die eine Formel enthalten aber nur ein Ergebnis ausgeben, werden berechnete Zellengenannt.

Zellinhalte bearbeiten

Um den Inhalt einer Zelle durch einen anderen zu ersetzen, aktivieren Sie die Zelle und geben den neuen Inhalt ein. Das geht bei übersichtlichem Inhalt am schnellsten. Um den Inhalt nicht zu ersetzen, sondern zu bearbeiten, gibt es wieder verschiedene Möglichkeiten. Sie aktivieren die Zelle, die Sie bearbeiten möchten, und drücken anschliessend die Taste F2. Den gleichen Effekt erzielen Sie mit einem Doppelklick in die Zelle, die Sie bearbeiten möchten. In beiden Fällen erscheint die Einfügemarke (Cursor) in der Zelle und Sie können Teile des Inhalts mit den Bearbeitungstasten (Entf-Taste, Rückschritt-Taste, Zahlen, Buchstaben usw.) ändern.

Ein weiterer Weg wäre, die zu bearbeitende Zelle markieren und anschließend durch Klick in die Bearbeitungsleiste zu ändern. Dies ist gerade in großen Tabellen mit langen Formeln übersichtlicher. Abbrechen können Sie die Vorgänge schnell mit der ESC-Taste.

Übung 1.5

Ändern Sie den Inhalt der Zelle B4 auf „2900“ mit der Taste F2
Ändern Sie den Inhalt der Zelle C4 auf „755“ mit einem Doppelklick

Zellinhalte löschen

Um den Inhalt einer Zelle zu löschen, aktivieren Sie die Zelle und betätigen Sie die Entf-Taste oder drücken Sie die Rückschritt-Taste und anschliessend die Enter-Taste. Zwei weitere Möglichkeiten bieten das Kontextmenu INHALTE LÖSCHEN und der Befehl AUSSCHNEIDEN. Dann befinden sich die Daten allerdings in der Zwischenablage was zum einen Leistungseinbußen mit sich bringen kann und zum anderen die Datensicherheit beeinflusst.

Übung 1.6

Aktivieren Sie die Zelle B3 und löschen Sie über Entf-Taste
Aktivieren Sie die Zelle B4 und löschen Sie mit Rücktaste und Enter-Taste
Aktivieren Sie die Zelle C3 und löschen Sie über das Kontextmenu

Der Befehl Rückgängig

Bis auf drei Zellen ist die Tabelle nun leer. Die Zellen E9 und E10 geben immer noch den Inhalt der Zellen B3 und B4 wieder. Da diese Zellen jedoch keinen Inhalt mehr haben, wird eine „0“ als Ergebnis ausgegeben. Excel interpretiert eine leere Zelle als „0“.

Da das Löschen der Zellinhalte, wie Sie sich nun überlegt haben, nicht korrekt war, möchten Sie die Inhalte wieder einfügen. Die Arbeit, alle Zahlen und Texte wieder neu einzugeben, erspart Ihnen Excel mit der Funktion Rückgängig. Wie immer stehen mehrere Wege zur Auswahl:

Das Symbol auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff . Ein Klick macht automatisch den letzten Befehl rückgängig (Sie können das Symbol auch mehrfach anklicken)
Das Symbol neben öffnet eine Liste aller Befehle, die Sie seit der letzten Speicherung wieder rückgängig machen können
Über das Tastaturkürzel STRG+z wird der letzte Befehl rückgängig gemacht

Übung 1.7

In dieser Übung werden die letzten 3 Aktionen (Inhalte löschen) wieder rückgängig gemacht.
Symbol anklicken
Symbol anklicken und aus der Liste die ersten zwei Aktionen auswählen und klicken.

Die Tabelle sollte nun wieder aussehen wie vor der Löschaktion. Es ist Ihnen sicherlich aufgefallen, dass in der Liste, die Sie über geöffnet haben, nur einmal der Befehl Inhalte löschen erschienen ist. Der Befehl Eingabe““ (jede Eingabe in einer Zelle steht automatisch in Anführungszeichen, auch wenn Sie diese nicht eingeben müssen) heißt nichts anderes, als nichts wurde eingeben. Das bedeutet natürlich, dass die Zelle leer ist.

Der Befehl Wiederherstellen

Auch den Befehl Rückgängig können Sie wieder rückgängig machen (hier sehen Sie, dass die Erklärung mitunter sehr schwierig sein kann). Jetzt benutzen Sie das Symbol aus der Standardsymbolleiste. Schon ist die letzte Aktion wieder hergestellt.

Übung 1.8

Wählen Sie aus der Liste Wiederherstellen die letzten 3 Aktionen. Alle Zellen sind nun wieder leer
Wählen Sie aus der Liste Rückgängig die letzten 3 Aktionen. Alle Zellen sind wieder gefüllt.

Sie brauchen Hilfe

Wenn Sie bei der Arbeit mit Excel Hilfe benötigen, können Sie in der Online-Hilfe nachlesen. Online deshalb, weil die Hilfe nicht auf Papier, sondern nur auf dem Bildschirm verfügbar ist. Hier finden Sie Informationen und Schritt-für-Schritt Anleitungen zu allen Bereichen von Excel. Die Hilfe öffnen Sie über das Symbol oder mit Hilfe der F1-Taste.

Übung 1.9

Öffnen Sie die Online-Hilfe

excel2k7_k1 Nun können Sie nach Begriffen suchen in dem Sie diese in das Textfeld eintragen oder Sie klicken auf das Symbolum auch, wenn eine Verbindung zum Internet besteht, auf den Seiten von Microsoft zu suchen.

Möchten Sie sich den Inhalt der Hilfe anzeigen lassen, dann klicken Sie auf das Symbol und auf der linken Seite des Fensters werden die Inhalte angezeigt. Durch Klick auf die Buchsymbole können diese geöffnet werden. Möchten Sie ein Thema ausdrucken, klicken Sie auf .

Übung 1.10

Schliessen Sie die Online-Hilfe

Eine schnelle Art an Informationen zu einem Thema zu gelangen ist die Direkthilfe. Sie finden sie in der Titelleiste vieler Dialogfenster durch Klick auf das Symbol .

Übung 1.11

Öffnen Sie für dieses Beispiel das Dialogfenster in dem Sie im Register in der Gruppe unten rechts auf den kleinen Erweiterungspfeil klicken
Nach einem Klick auf öffnet sich das Hilfefenster mit Erklärungen zu den sechs verschiedenen Registern

Die Arbeitsmappe speichern

Sie sollten Ihre Dokumente nicht erst speichern, wenn Sie fertig sind. Ein Stromausfall oder ein Computerabsturz kann Ihre ganze Arbeit zunichte machen. Speichern Sie also regelmässig.

Wenn Sie in Excel eine neue Mappe öffnen, erhält diese den Namen Mappe1. Die nächste die Sie öffnen erhält den Namen Mappe2 und so fort. Wenn Sie eine Mappe zum ersten Mal speichern, öffnet Excel automatisch die Dialogbox „Speichern unter“, weil es davon ausgeht, dass Sie Ihre Mappe unter einem Namen speichern möchten, der Informationen über deren Inhalt enthält. Haben Sie einmal einen Namen angegeben erscheint die Box nicht mehr und der Speichervorgang wird unmittelbar vorgenommen (den Befehl hierzu müssen Sie jedoch schon geben).Wollen Sie Ihre Mappe, die Sie schon unter einem Namen gespeichert haben, unter einem anderen Namen speichern, wählen Sie den Befehl „speichern unter“.

Die verschiedenen Arten eine Datei zu speichern:

►
►
Das Symbol

Übung 1.12

Legen Sie sich ein Übungsverzeichnis mit dem Namen in an
Speichern Sie Ihre Arbeitsmappe unter dem Namen ECDL in diesem Verzeichnis
Die Endung .xls müssen Sie nicht eingeben, da Excel diese selbst anhängt
Beachten Sie, dass bei Dateityp
„Microsoft Excel Arbeitsmappe“ angegeben ist. Auch dies ist eine Standardeinstellung bei Excel
Drücken Sie Taste Speichern und Ihre Mappe erhält einen neuen Namen und kann jederzeit wieder geöffnet werden

Die Arbeit beenden

excel2k7_k1 Wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind, und die Arbeitsmappe gespeichert haben, können Sie Ihre Arbeitsmappe schliessen. Dies funktioniert mit dem unteren Schließen-Feld oben rechts auf Ihrem Bildschirm oder über das
►. Sollten Sie noch Daten geändert haben, fragt Excel Sie automatisch, ob Sie diese noch speichern möchten und schließt erst dann die Arbeitsmappe. Nun können Sie eine neue Mappe erstellen in dem Sie auf das ► klicken. Eine vorhandene Arbeitsmappe öffnen Sie durch Klick auf ►. Es wird Ihnen das gleiche Fenster wie beim Speichern angezeigt, nur das Sie hier eine Datei zum Bearbeiten auswählen und . Wenn Sie eine zuvor geöffnete Arbeitsmappe weiter bearbeiten möchten, gibt es einen schnellen Weg, diese zu öffnen. Im finden Sie auf der rechten Seite eine Liste der letzten Dateien angezeigt, mit denen Sie gearbeitet haben. Ein Klick auf den Namen und die Arbeitsmappe erscheint auf Ihrem Bildschirm. Da die Liste begrenzt ist, wird ein benötigter Eintrag vielleicht durch einen neuen ersetzt. Wenn Sie das für bestimmte Dateien verhindern möchten, pinnen Sie diese einfach an.

Übung 1.13

Schliessen Sie Ihre Arbeitsmappe ECDL
Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe
Öffnen Sie nochmals Ihre Mappe ECDL
Schliessen Sie Excel über das ► oder über Klick auf in der Programmfensterecke rechts oben

Kapitel 1 ist nun beendet.