Kapitel 8

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Excel 2000

Datenaustausch und Tabellenorganisation

Wenn Sie eine Tabelle aus Ihrem Arbeitsblatt in ein ‚Word-Dokument’ einfügen möchten, ist dies kein Problem. Es gibt jedoch verschiedene Arten des Einfügens. Sie sollten sich deshalb vorher überlegen, wie Sie die Tabelle ‚Word’ zur Verfügung stellen.

Des weiteren lernen Sie in diesem Kapitel noch einige Einstellungen zur Bildschirmansicht und zum Ausdrucken kennen.

Tabelle einfügen

Wenn Sie eine Tabelle in ‚Word’ einfügen, lässt sich die Tabelle dort auch weiterverarbeiten. Es stehen Ihnen alle in ‚Word’ vorhandenen Werkzeuge zur Verfügung.

Übung 8.1

Öffnen Sie das Arbeitsblatt ‚zwei’ in der Arbeitsmappe ‚ECDL’

Markieren Sie den Zellbereich A1:E13 und kopieren diesen mit Hilfe des Menus, Symbols oder des Kontextmenus in die Zwischenablage

Minimieren Sie das ‚Excel-Programmfenster’ durch einen Rechtsklick auf die Titelleiste und anklicken des entsprechenden Befehls aus dem Kontextmenu

Öffnen Sie ‚Word’ über START►PROGRAMME►MICROSOFT WORD. Es wird ein neues leeres Dokument geöffnet

Wählen Sie aus dem Menu BEARBEITEN►EINFÜGEN, klicken auf das Symbol oder wählen den Befehl aus dem Kontextmenu

Tabelle einbetten

Wenn Sie eine Tabelle weiterbearbeiten möchten, werden Sie schnell an die Grenzen von ‚Word’ stossen. Besser wäre es, wenn Sie alle Werkzeuge, die Ihnen in ‚’Excel’ zur Verfügung stehen, auch in ‚Word’ nutzen könnten. Wenn Sie die Tabelle einbetten, sollte die Weiterverarbeitung kein Problem mehr sein (mit ‚Excel’ müssen Sie sich dann allerdings auch auskennen).

Übung 8.2

Ihre Einfügemarke sollte direkt unter der gerade eingefügten Tabelle blinken. Drücken Sie jetzt dreimal die Enter-Taste

Da sich die Tabelle, die Sie in der letzten Übung kopiert haben, ja noch in der Zwischenablage befindet, gehen Sie gleich in das Menu BEARBEITEN und wählen dort den Befehl INHALTE EINFÜGEN

Das folgende Dialogfenster erscheint auf Ihrem Bildschirm

Der kopierte Bereich wird Ihnen hier angezeigt

Belassen Sie es bei der Option

Wählen Sie aus der Liste

Klicken Sie anschliessend auf

Die Tabelle wird in das Dokument eingefügt

Wenn Sie jetzt doppelt in die Tabelle klicken, werden automatisch die in ‚Excel’ verwendeten Symbolleisten eingeblendet und auch das Erscheinungsbild wird dem Arbeitsblatt von ‚Excel’ angepasst

Tabelle verknüpfen

Die dritte Möglichkeit ist, die Tabelle mit dem Dokument zu verknüpfen. Dies entspricht in etwa dem ‚Einfügen’ aus der vorherigen Übung, jedoch wird hier zum Bearbeiten ‚Excel’ geöffnet. Andersherum wird jede Änderung an der Tabelle, die Sie in ‚Excel’ vornehmen, automatisch auch für die verknüpfte Tabelle im Dokument übernommen.

Übung 8.3

Setzen Sie die Einfügemarke an das Ende des Dokuments und drücken dann dreimal die Enter-Taste

Führen Sie den Mauszeiger auf die eingebettete Tabelle, so dass er sich in verwandelt. Klicken Sie jetzt links und verschieben die Tabelle mit gedrückter Maustaste ein wenig nach oben. Es sollten nun drei Absatzmarken unter der Tabelle erscheinen

Setzen Sie die Einfügemarke vor die letzte Absatzmarke und gehen in das Menu BEARBEITEN►INHALTE EINFÜGEN

Wählen Sie diesmal diese Optionen

Ein Klick auf fügt die Tabelle ein

Klicken Sie doppelt auf die Tabelle und das ‚Excel-Programmfenster’ erscheint auf Ihrem Bildschirm

Ändern Sie die Schriftfarbe für den abgebildeten Zellbereich

Wechseln Sie über die Taskleiste wieder zu Ihrem ‚Word-Dokument’. Wie Sie sehen, wurde nur die verknüpfte Tabelle aktualisiert

Schliessen Sie das Dokument, ohne es zu speichern

Tabelle als Symbol

Wenn Sie z.B. einen Bericht schreiben müssen und das Zahlenmaterial zuviel Platz in Ihrem Dokument einnehmen würde, können Sie die Tabelle auch als Symbol einfügen.

Setzen Sie einfach durch Klick das Häkchen in das entsprechende Kästchen. Jetzt wird nicht die Tabelle, sondern nur ein Symbol eingefügt. Ein Doppelklick auf das Symbol öffnet dann die entsprechende Tabelle. Dies macht natürlich nur Sinn, wenn Sie das Dokument am Computer lesen.

Druckbereich

Das Festlegen eines Druckbereichs ist sinnvoll, wenn Sie nur einen Teil einer Tabelle ausdrucken möchten. Den Druckbereich legen Sie entweder über das Menu DATEI►DRUCKBEREICH oder im Dialogfenster ‚Seite einrichten’ im Register fest.

Übung 8.4

Öffnen Sie das Arbeitsblatt ‚drei’ und wählen aus dem Menu DATEI►SEITENANSICHT. Es werden Ihnen vier Seiten angezeigt.

Schliessen Sie die Seitenansicht durch Klick auf die Schaltfläche

Da Sie nur die Tabelle und nicht die darunter eingefügten Diagramme ausdrucken möchten, legen Sie einen Druckbereich fest. Markieren Sie also den Zellbereich A1:K13

Wählen Sie aus dem Menu DATEI►DRUCKBEREICH►DRUCKBEREICH FESTLEGEN

Der Druckbereich wird von einer gestrichelten Linie umgeben. Wenn Sie den Druckbereich für einen späteren Druck ändern möchten, wiederholen Sie die Aktion. Um den Druckbereich wieder aufzuheben, wählen Sie den entsprechenden aus dem Menu DATEI►DRUCKBEREICH

Sehen Sie sich das Ergebnis noch einmal in der Seitenansicht an. Es sollten nur noch zwei Seiten angezeigt werden, die Diagramme werden nicht mehr gedruckt

Speichern Sie die Arbeitsmappe

Spalten- und Zeilentitel

Wenn Sie eine Tabelle wegen ihrer Grösse auf mehr als eine Seite drucken, ist es ratsam, bestimmte Informationen auf jeder Seite mit auszudrucken zu lassen, Sie definieren einen Drucktitel. Wenn Sie z.B. Ihre Tabelle in Arbeitsblatt ‚drei’ drucken, erscheinen auf der ersten Seite die Produkte (Spalte A und B) mit den dazu gehörenden Werten. Ab der zweiten Seite werden die weiteren Spalten gedruckt, es ist aber nicht ersichtlich (besonders bei grossen Tabellen) zu welchem Produkt die einzelnen Werte gehören. Jetzt ist die Definition eines Drucktitels angebracht, der auf jeder Seite die Produkte, also die Spalten A und B mit ausgibt.

Den Drucktitel legen Sie im Dialogfenster ‚Seite einrichten’ im Register ‚Tabelle’ fest. Beachten Sie, dass wenn Sie das Dialogfenster aus der Seitenansicht über die Schaltfläche aufrufen, diese Felder nicht aktiv sind und somit nicht bearbeitet werden können.

Übung 8.5

Öffnen Sie das Arbeitsblatt ‚drei’ und wählen aus dem Menu DATEI►SEITE EINRICHTEN

Klicken Sie auf das Register

Da die Informationen, die auf jedem Blatt erscheinen sollen, in Spalten angeordnet sind, klicken Sie auf das Symbol um das Dialogfenster zu reduzieren und den entsprechenden Bereich auswählen zu können

Verschieben Sie das reduzierte Fenster eventuell, so dass Sie erkennen können, welche Spalten Sie markieren müssen

Markieren Sie die Spalten A und B durch Klicken und Ziehen mit der linken Maustaste und klicken anschliessend wieder auf das Symbol, um das Dialogfenster wieder anzuzeigen

Das Dialogfenster zeigt Ihnen jetzt den festgelegten Druckbereich und auch den Drucktitel an. Öffnen Sie jetzt das Register und ändern dort die Skalierung wie abgebildet

Überprüfen Sie Ihre Einstellungen, in dem Sie auf die Schaltfläche klicken und den Ausdruck in der Seitenansicht betrachten

Es würden jetzt drei Seiten gedruckt und auf jeder Seite sehen Sie passend zu den Werten jetzt auch die Beschriftung. Da auf den Seiten zwei und drei der Text in der Zelle A1 nicht vollständig angezeigt wird (Sie haben ja nur die Spalten A und B als Drucktitel festgelegt), müssen Sie dort den Schriftgrad anpassen.

Schliessen Sie die Seitenansicht durch Klick auf die Schaltfläche

Markieren Sie die Zelle A1 und ändern den Schriftgrad auf 11pt und begutachten das Ergebnis noch einmal in der Seitenansicht und wechseln von dort über einen Klick auf die Schaltfläche zum Dialogfenster Seite einrichten

Öffnen Sie das Register . Wie Sie sehen, können diese Bereiche jetzt nicht bearbeitet werden. Hierzu müssen Sie den Befehl über das Menu DATEI wählen

Schliessen Sie das Dialogfenster durch Klick auf die Schaltfläche und schliessen auch die Seitenansicht durch Klick auf

Gehen Sie jetzt in das Menu DATEI►DRUCKEN

Sie können die Standardeinstellungen beibehalten und nochmals durch Klick auf die Schaltfläche überprüfen und anschliessend durch Klick auf ausdrucken

Speichern Sie die Arbeitsmappe

Fenster teilen

Um in grossen Tabellen mehrere Bereiche der Tabelle ansehen zu können, ohne jedes Mal durch die komplette Tabelle scrollen (Bildlaufleiste) zu müssen, können Sie Ihr Tabellenfenster in bis zu vier Bereiche aufteilen.

Wenn Sie den Mauszeiger auf das kleine Rechteck am oberen Ende der vertikalen Bildlaufleiste bewegen, verwandelt sich dieser in ein Symbol.

Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste, halten die Taste gedrückt und ziehen die Maus nach unten. Eine Linie zeigt Ihnen an, wo das Fenster geteilt wird, wenn Sie die Maustaste wieder loslassen. Jeder Bereich hat nun seine eigene Bildlaufleiste und Sie können verschiedene Teile der Tabelle anzeigen lassen.

Sie können das Fenster natürlich auch vertikal teilen. Das entsprechende Symbol finden Sie am rechten Rand der horizontalen Bildlaufleiste. Wenn Sie das Fenster wie abgebildet horizontal geteilt haben, bewirkt diese Teilung eine Darstellung von vier Bereichen Ihrer Tabelle.

Wenn Sie die Teilung wieder aufheben möchten, können Sie die Aktion mit der Maus durchführen oder gehen in das Menu FENSTER und wählen dort den Befehl TEILUNG AUFHEBEN.

Um das Fenster ohne die Maus zu teilen, markieren Sie zuerst die Zelle, vor der Spalten- oder Zeilenweise geteilt werden soll und wählen dann den Befehl aus dem Menu FENSTER►TEILEN. Wenn die aktive Zelle die erste in einer Spalte bzw. Zeile ist, wird das Fenster nur einmal geteilt. Ist aber z.B. die Zelle E8 als aktiv markiert, so wird das Fenster viergeteilt, und zwar erscheinen die Trennlinien vor der Spalte E und vor der Zeile 8.

Sie können auch diese Teilung wieder mit der Maus verändern oder aufheben, wobei das Aufheben einer Teilung über das Menu schneller erledigt werden kann.

Mehrere Fenster

Eine weitere Möglichkeit zur besseren Navigation in grossen Tabellen bietet Ihnen der Befehl NEUES FENSTER aus dem Menu FENSTER. ‚Excel’ zeigt Ihnen dann eine oder auch entsprechend mehr Kopien Ihrer Arbeitsmappe an in verschiedenen Fenstern an. Sie können in den Fenstern an bestimmte Positionen Ihrer Arbeitsblätter scrollen und so leichter Informationen abrufen.

Sie wechseln durch die verschiedenen Fenster über das Menu FENSTER. Dort sehen Sie die einzelnen am Bildschirm verfügbaren Kopien (werden am Ende durchnummeriert) und ein Klick auf die gewünschte Kopie blendet diese ein. Wenn Sie alle Kopien sehen möchten, wählen Sie im Menu FENSTER den Befehl ANORDNEN. Im folgenden Dialogfenster geben Sie an, wie die einzelnen Fenster auf Ihrem Bildschirm angeordnet werden sollen.

Ihre Arbeitsmappe erscheint nun mehrmals auf dem Bildschirm, je nachdem, wie viele Kopien Sie erstellt haben.

Zwischen den Fenstern wechseln Sie entweder in dem Sie die Alt-Taste gedrückt halten und mit der Tab-Taste das gewünschte Fenster aktivieren oder Sie klicken mit der Maus in eines der Fenster.

Fenster ausblenden

Über das Menu FENSTER►AUSBLENDEN können Sie das aktive Fenster ausblenden, es wird dann auch nicht mehr in der Liste im Menu FENSTER aufgeführt. Da die Nummerierung jedoch beibehalten wird, können Sie erkennen, dass die Kopien nicht entfernt wurden.

Fenster einblenden

Wenn Sie eines der ausgeblendeten Fenster wieder anzeigen lassen möchten, wählen Sie den Befehl FENSTER►EINBLENDEN. In einem Dialogfenster werden Ihnen die verfügbaren Kopien aufgelistet. Klicken Sie die gewünschte an und anschliessend auf .
und die Kopie erscheint wieder auf Ihrem Bildschirm.

Fenster schliessen

Sie schliessen die einzelnen Kopien wie ein normales Fenster entweder über das Menu DATEI►SCHLIESSEN oder durch Klick auf . Die Nummerierung wird angepasst und wird nicht mehr angezeigt, wenn nur noch ein Fenster geöffnet ist.

Zeilen und Spalten fixieren

In grossen Tabellen ist es sinnvoll, um Werte besser zuzuordnen oder einzugeben, die Überschriften bzw. Bezeichnungen in den Spalten und Zeilen zu fixieren. Der fixierte Bereich bleibt immer sichtbar auf dem Bildschirm, auch wenn Sie die Bildlaufleisten benutzen. Sie müssen die erste Zelle einer Spalte (Spaltenweise fixieren) oder Zeile (Zeilenweise fixieren) aktivieren, vor der die Fixierung angewendet werden soll. Sie können auch gleichzeitig eine horizontale und vertikale Fixierung vornehmen, in dem Sie die Zelle aktivieren, über bzw. vor der die Fixierung (angezeigt durch eine dünne Linie) vorgenommen werden soll (siehe auch Fenster teilen). Nachdem Sie entsprechende Zelle markiert haben, wählen Sie aus dem Menu FENSTER den Befehl FENSTER FIXIEREN. Sie heben eine Fixierung mit dem Befehl FIXIERUNG AUFHEBEN aus dem Menu FENSTER wieder auf.

Übung 8.6

Öffnen Sie das Arbeitsblatt ‚drei’ Ihrer Arbeitsmappe und aktivieren die Zelle C1

Wählen Sie aus dem Menu FENSTER►FENSTER FIXIEREN

Vor der Spalte C erscheint die Linie, die eine Fixierung anzeigt. Überprüfen Sie die Fixierung, in dem Sie die horizontale Bildlaufleiste benutzen, die Produkte sollten nicht aus dem Sichtbereich entfernt werden.

Heben Sie die Fixierung über den entsprechenden Befehl aus dem Menu FENSTER wieder auf

Aktivieren Sie jetzt die Zelle A4 und wählen wieder den Befehl FENSTER FIXIEREN

Vor der Zeile vier erscheint die Linie, die eine Fixierung anzeigt. Überprüfen Sie die Fixierung, in dem Sie die vertikale Bildlaufleiste benutzen, die Überschriften sollten diesmal nicht aus dem Sichtbereich entfernt werden. Noch praktischer ist es jedoch, wenn beide Bereiche fixiert werden.

Heben Sie die Fixierung über den entsprechenden Befehl aus dem Menu FENSTER wieder auf

Aktivieren Sie jetzt die Zelle C4 und wählen wieder den Befehl FENSTER FIXIEREN

Jetzt können Sie beide Bildlaufleisten nutzen und haben immer die Beschriftungen im Blick und können so die Werte besser zuordnen.

Heben Sie die Fixierung über den entsprechenden Befehl aus dem Menu FENSTER wieder auf

Speichern Sie die Arbeitsmappe

Spalten und Zeilen aus- bzw. einblenden

Wenn Sie in Ihrer Tabelle Spalten oder Zeilen mit Zwischenberechnungen oder für den Ausdruck nicht relevante Daten eingefügt haben, können Sie diese über das Menu FORMAT►ZEILE (SPALTE) AUSBLENDEN am Bildschirm und im Ausdruck unsichtbar machen.

Um diese unsichtbar gemachten Spalten wieder anzuzeigen, wählen Sie den Befehl EINBLENDEN aus dem gleichen Untermenu. Markieren Sie dazu die Spalte bzw. Zeile direkt vor und hinter der ausgeblendeten.

Sie können natürlich mit Hilfe der Strg-Taste auch mehrere Zeilen oder Spalten markieren und in einem Arbeitsschritt ausblenden bzw. einblenden. Alternativ zum Menu können Sie die Aktion auch mit der Maus durchführen. Führen Sie den Mauszeiger auf den rechten Rand der auszublendenden Spalte (oberer Rand der Zeile) bis dieser sich in verwandelt. Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste die Breite der Spalte soweit nach links, bis sie eine Grösse von 0 Pixel hat. Auf die gleiche Weise können Sie die Spalten und Zeilen auch wieder sichtbar machen (ist über das Menu aber einfacher).

Arbeitsblätter aus- bzw. einblenden

Wenn Sie z.B. eine Arbeitsmappe erstellt haben, die Arbeitsblätter für Ihre privaten Ausgaben (pro Monat ein Arbeitsblatt) enthält, verlieren Sie schon nach einem Jahr (=12 Arbeitsblätter) schnell die Übersicht. Da Sie die Daten in diesen Arbeitsblättern vielleicht noch einmal benötigen oder andere Berechnungen sich hierauf beziehen, können Sie diese nicht einfach löschen.

‚Excel’ bietet Ihnen die Möglichkeit, Arbeitsblätter auszublenden, damit der Bereich für Ihre Blattregister nicht zu unübersichtlich wird. Da die Arbeitsblätter nur unsichtbar, und nicht gelöscht sind, blenden Sie diese einfach wieder ein, wenn sie benötigt werden . Markieren Sie die entsprechenden Arbeitsblätter (mehrere zusammenhängend mit der Umschalt-Taste, einzelne mit der Strg-Taste und linkem Mausklick) und wählen dann im Menu FORMAT►BLATT►AUSBLENDEN.

Mit dem Befehl FORMAT►BLATT►EINBLENDEN öffnet sich ein Dialogfenster aus der Sie die ausgeblendeten Arbeitsblätter einzeln auswählen und wieder einblenden können.

Text in Zellen

In der Übung 5.11 haben Sie eine Überschrift in Ihre Tabelle eingegeben, die mehr Zeichen enthielt, als die Zelle hätte darstellen können. Da die benachbarten Zellen keinen Inhalt hatten, hat ‚Excel’ die Zellen automatisch zu einer verbunden. Wenn Sie in Zelle B1 Zeichen eingeben, wird die Verbindung aufgehoben und der Inhalt von Zelle A1 nicht mehr komplett angezeigt. Für dieses Problem und auch für mehrzeiliges Schreiben in einer Zelle bietet ‚Excel’ Ihnen eine Lösung an.

Zellen nebeneinander verbinden

Um das oben beschriebene Problem zu umgehen, müssen Sie die Zellen in denen der Text angezeigt wird, zu einer Zelle verbinden.

Übung 8.7

Öffnen Sie das Arbeitsblatt ‚drei’

Markieren Sie die Zelle A1 und ändern den Schriftgrad in 18pt

Markieren Sie jetzt den Zellbereich A1:C1

Klicken Sie in der Formatsymbolleiste auf das Symbol oder wählen Sie den Befehl aus dem Menu FORMAT►ZELLEN im Register ‚Ausrichtung’

Wie Sie sehen, wurden die Zellen zu einer Zelle verbunden. In der Abbildung wurde der Befehl aus dem Menu gewählt, wenn Sie das Symbol benutzen, wird der Text auch automatisch in der Zelle zentriert dargestellt

Speichern Sie die Arbeitsmappe

Wenn Sie die Verbindung wieder aufheben möchten, markieren Sie die entsprechende Zelle und entfernen das Häkchen im Menu FORMAT►ZELLEN wieder.

Zellen untereinander verbinden

Wenn Sie untereinander liegende Zellen verbunden haben, können Sie den Text mehrzeilig (entsprechend der Anzahl der Zellen) eingeben. Der Text wird automatisch am Ende der Zelle umgebrochen, wenn Sie im Dialogfenster noch dieses Häkchen zusätzlich setzen. Wenn Sie den Zeilenumbruch manuell vornehmen möchten drücken Sie einfach die Tastenkombination Alt-Taste und Enter-Taste.

Übung 8.8

Öffnen Sie das Arbeitsblatt drei’

Markieren Sie die Zelle A1 und löschen den Inhalt, alle Formatierungen und die Zellenverbindung über das Menu BEARBEITEN►LÖSCHEN►ALLES

Fügen Sie nun über der Zeile 1 zwei weitere Zeilen ein, in dem Sie die Zeilen 1 und 2 markieren (auf den Zeilenkopf klicken und bei gedrückter Maustaste nach unten ziehen) und den passenden Befehl aus dem Menu EINFÜGEN►ZEILEN wählen

Markieren Sie jetzt den Zellbereich A1:C2 und verbinden die Zellen durch Klick auf das Symbol in der Formatsymbolleiste

Klicken Sie in die Zelle A1 und geben den folgenden Text ein

Fügen Sie nun einen Zeilenumbruch ein, in dem Sie die Tastenkombination Alt-Taste und Enter-Taste drücken

Geben Sie jetzt die zweite Zeile des Textes ein und drücken dann die Enter-Taste

Aktivieren Sie nochmals die Zelle A1 und ändern den Schriftgrad auf 16pt

Passen Sie die Höhe der Zeile 1 mit Hilfe der Maus so an, dass der Text komplett lesbar wird (auf den unteren Rand der Zeile 1 klicken und bei gedrückter Maustaste nach unten ziehen)

Text in Zellen verteilen

Langer Text, der in einer Zelle nicht komplett dargestellt wird, können Sie auf einen von Ihnen ausgewählten Zellbereich verteilen. Geben Sie den Text ein, markieren anschliessend die Zelle mit dem Text und die Zellen, in die der Text verteilt werden soll. Der Befehl im Menu BEARBEITEN lautet AUSFÜLLEN►BÜNDIG ANORDNEN.

Übung 8.9

Geben Sie den folgenden Text in die Zelle A3 ein

Markieren Sie jetzt den Zellbereich A3:B4 (hier soll der Inhalt aus der Zelle A3 verteilt werden

Ändern Sie den Schriftgrad in 12pt und den Schriftschnitt in kursiv

Wählen Sie jetzt aus dem Menu BEARBEITEN den Befehl AUSFÜLLEN►BÜNDIG ANORDNEN

Speichern Sie die Arbeitsmappe

Beachten Sie aber, das ‚Excel’ die Zellen automatisch verbunden hat und eine Eingabe z.B. in die Zelle B3 würden den Teil des Textes löschen.

Namen für Zellen vergeben

Sie können, besonders in grossen Tabellen mit vielen Formeln, die Übersichtlichkeit steigern, wenn Sie bestimmten Zellen Namen geben. Dadurch werden Formeln leichter verständlich. Wenn Sie z.B. in der Tabelle mit den Währungsumrechnungen der Zelle «B1» den Namen «PfundWert» und der Zelle «A7» den Namen «Anzahl10» zuweisen, so würde die Formel in «B7» «Pfundwert*Anzahl10» lauten. Dies ist besser verständlich und nachzuvollziehen als «A7*$B$1».

Sie vergeben einen Namen, in dem Sie die entsprechende Zelle aktivieren und den Namen dann in das Namenfeld eingeben und mit der Enter-Taste bestätigen. Über den Listenpfeil im Namenfeld haben Sie jederzeit Zugriff auf diese benannten Zellen.

Ein Name darf maximal aus 255 Zeichen bestehen und keine Sonderzeichen wie Semikolon, Leerzeichen, Bindestrich oder Doppelpunkt enthalten. Ausserdem muss der Name mit einem Buchstaben oder, wenn Sie zahlen verwenden möchten, mit einem Unterstrich beginnen. Um einen Namen wieder zu löschen, gehen Sie in das Menu EINFÜGEN►NAMEN►DEFINIEREN, wählen den Namen aus und klicken auf die Schaltfläche .

Übung 8.10

Öffnen Sie die Tabelle ‚drei’ und aktivieren die Zelle G13

Klicken Sie in das Namenfeld und geben dort ein. Alternativ können Sie auch über das Menu EINFÜGEN►NAME►DEFINIEREN einen Namen vergeben. Geben Sie hier den Namen ein und fügen diesen danach hinzu

Ein Klick auf schliesst das Dialogfenster wieder

Ändern Sie nun die Formel in Zelle H6 von in

Kopieren Sie die Formel mit AutoAusfüllen bis in die Zelle H11

Sie werden bemerkt haben, dass die Zeilen in den Formeln angepasst wurden (Strg-Taste und #-Taste blenden die Formeln ein und auch wieder aus). Da Namen standardmässig absolute Zellbezüge sind, können Sie sich die Eingabe der $-Zeichen sparen.

Ändern Sie jetzt noch die Formel in Zelle C15 von in und kopieren sie bis in die Zelle F15

Speichern Sie Ihre Arbeitsmappe

In der Tabelle mit der Währungsumrechnung müssten Sie für die Zelle A7 den Namen ‚Anzahl10’, für die Zelle A8 den Namen ‚Anzahl25’ usw. vergeben. Aber auch hier erspart Ihnen ‚Excel’ viel Tipparbeit. Vergeben Sie einfach einen Namen für den gesamten Zellbereich.

Übung 8.11

Öffnen Sie das Arbeitsblatt ‚zwei’

Markieren Sie den Zellbereich A7:A13

Tragen Sie im Namenfeld den folgenden Namen für den Zellbereich ein

Geben Sie der Zelle B1 den Namen ‚PfundWert’

Ändern Sie jetzt die Formel in der Zelle B7 in

Kopieren Sie die Formel mit AutoAusfüllen bis in die Zelle B13

Das erste Argument Ihrer Formel wird automatisch angepasst, solange Sie sich in dem für den Namen definierten Bereich aufhalten. Ausserhalb des Bereichs erhalten Sie eine Fehlermeldung. Das zweite Argument ist ein absoluter Zellbezug und wird daher nicht automatisch angepasst.

Geben Sie der Zelle B2 den Namen ‚DollarWert’, der Zelle B3 ‚FrankenWert’ und der Zelle B4 den Namen ‚YenWert’

Ändern Sie die Formeln wie oben beschrieben

Speichern Sie die Arbeitsmappe

Excel anpassen

Sie können Excel zum Teil nach Ihren Wünschen anpassen. Sie legen z.B. Standardwerte, Ansichten und Schriften fest. Ausserdem erstellen und ändern Sie die Symbolleisten mit den Symbolen, die Sie häufig benötigen. Die Befehle hierzu finden Sie im Menu EXTRAS.

Optionen

Wenn Sie diesen Befehl aus dem Menu EXTRAS aufrufen, erscheint das folgende Dialogfenster mit insgesamt 8 Registern auf Ihrem Bildschirm.

Im Register können Sie verschiedene Bildschirmelemente ein bzw. ausblenden. Auch verschiedene Fensteroptionen lassen sich hier einstellen.

Im Register lässt sich die automatische Berechnung abschalten. Gerade in umfangreichen Tabellenblättern mit vielen Berechnungen steigert dies die Arbeitsgeschwindigkeit.

Im Register stellen Sie das Verhalten der Tastatur und Maus beim Bearbeiten der Zellen in Ihrer Tabelle ein.

Im Register stellen Sie unter anderem die Optionen für Webinhalte und die Pfade für die Verzeichnisse ein in denen sich Ihre Vorlagen und bevorzugten Ordner befinden.

Im Register legen Sie fest, ob und wenn welche Zusatzinformationen mit Ihrem Dokument ausgedruckt werden.

Im Register stellen Sie die Art und Weise, wie Ihre Arbeitsmappen gespeichert werden sollen, fest. Ausserdem können Sie die Unterstützung von Lotus-123 festlegen.

Im Register können Sie eigene Listen erstellen oder auch vorhandene verändern.

Das Register beinhaltet Einstellungen zum aktiven Diagramm. Ausserdem können Sie hier die kleinen gelben Infoboxen für die Beschreibungen und Werte abschalten.

Im Register schliesslich lassen sich die verwendeten Standardfarben ändern.

Über die Direkthilfe können Sie zu jeder Option in allen Registern eine kurze Beschreibung bzw. Erklärung aufrufen.

Anpassen

Wenn Sie diesen Befehl im Menu EXTRAS oder durch Rechtsklick auf eine vorhandene Symbolleiste aufrufen, erscheint das folgende Dialogfenster mit drei Registern auf Ihrem Bildschirm.

Normalerweise blendet Excel die benötigten Symbolleisten immer automatisch ein. Wenn Sie jedoch eine der Symbolleisten dauerhaft einblenden möchten, öffnen Sie das Register und setzen durch Klick das Häkchen in das entsprechende Kästchen. Wenn Sie eine Symbolleiste ausblenden möchten, entfernen Sie einfach das Häkchen durch anklicken. Um eine neue Symbolleiste zu erstellen klicken Sie auf sie Schaltfläche und um dieser einen neuen Namen zu geben, klicken Sie auf . Die Befehle fügen Sie der Symbolleiste im nächsten Register hinzu. Falls Sie eine Symbolleiste wieder löschen möchten, markieren Sie diese auf der linken Seite und klicken anschliessend auf . Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, drücken Sie die Enter-Taste oder klicken auf die Schaltfläche .

Im Register verändern Sie die vorhandenen Symbolleisten.

Auf der linken Seite sehen Sie die einzelnen Kategorien und auf der rechten die Symbole zu den dazugehörigen Befehlen. Um einer Symbolleiste einen Befehl hinzuzufügen, klicken Sie auf den gewünschten Befehl und ziehen das Symbol bei gedrückter Maustaste auf die entsprechende Symbolleiste. Eine senkrechte Linie zeigt Ihnen an, wo das Symbol eingefügt wird. Lassen Sie dann die Maustaste wieder los. Auf die gleiche Art entfernen Sie die Symbole. Ziehen Sie das gewünschte Symbol einfach auf das Dialogfenster und lassen dort die Maustaste los.

Innerhalb der Symbolleiste können Sie die Symbole nach Ihren Wünschen verschieben. Sobald Sie ein Symbol anklicken, wird die Schaltfläche aktiviert. Hier können Sie z.B. das Aussehen des Symbols einstellen.

Um ein Trennzeichen (senkrechte Linie) zu erzeugen, ziehen Sie das Symbol einfach etwas nach rechts, oder nach links, um das Trennzeichen wieder zu entfernen.

Einige Änderungen können Sie auch vornehmen, ohne den Befehl ANPASSEN aufzurufen. Verschieben Sie ein Symbol, in dem Sie die Alt-Taste gedrückt halten und dann mit der Maus an die neue Stelle verschieben. Liegt die Position ausserhalb einer Symbolleiste, wird das Symbol entfernt.

Wenn Sie die Alt-Taste und die Strg-Taste gleichzeitig gedrückt halten, können Sie das Symbol mit der Maus an eine andere Stelle kopieren.

Im Register stellen Sie das Aussehen der Symbole und die Informationen, die angezeigt werden, sobald Sie mit dem Mauszeiger darauf zeigen, ein. Auch das Verhalten der Menus können Sie hier verändern.

Jetzt können Sie sich Excel individuell einstellen. Nehmen Sie aber nicht zu viele Änderungen auf einmal vor, damit Sie diese auch wieder rückgängig machen können, falls Sie einmal nicht zufrieden sind. Normalerweise sind die Standardeinstellungen optimal, um ein vernünftiges Arbeiten zu gewährleisten. Diese stellen Sie übrigens mit der Schaltfläche wieder her.

In den bisher durchgearbeiteten Kapiteln haben Sie sich die grundlegenden Kenntnisse für den ECDL angeeignet. In den Nächsten Kapiteln werden Sie die Arbeit mit ‚Excel’ noch weiter vertiefen.

Viel Erfolg

wünscht Ihnen Kapitel 8