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Kapitel 4

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Excel 2000

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Der Umgang mit Zellen

Zeilen einfügen

Wenn Sie in Ihrer Tabelle eine oder mehrere weitere Zeilen benötigen, müssen Sie die Tabelle nicht neu erstellen. Sie können ohne weiteres neue Zeilen einfügen.

‚Excel’ fügt eine neue Zeile direkt vor der Zeile ein, die Sie markiert haben. Wenn Sie mehrere Zeilen in einem Arbeitsgang einfügen möchten, markieren Sie die Zahl der Zeilen, die vor der obersten markierten Zeile liegen soll. Die Art, wie Sie Ihre Zellen formatiert haben, z.B. Schrift, Rahmen oder Füllfarbe, gilt auch für die neu eingefügten Zeilen.

Übung 4.1
  • Öffnen Sie die Tabelle ‚drei’
  • Klicken Sie auf den Zeilenkopf von Zeile 3 und ziehen bei gedrückter linker Maustaste bis Zeile 5. Lassen Sie die Maustaste los, wenn Sie die drei Zeilen markiert haben
  • Wählen Sie aus dem Kontextmenu den Befehl. Alternativ finden Sie den Befehl auch im Menu EINFÜGEN►ZEILEN
  • Die Zeilen 3, 4 und 5 wurden verschoben und haben nun die Zahlen 6, 7 und 8 zugeordnet bekommen
  • Machen Sie die Aktion durch Klick auf das Symbol wieder rückgängig
  • Fügen Sie nun vor der Zeile 4 eine neue Zeile ein. Markieren Sie also die Zeile 4 und wählen den passenden Befehl aus dem Menu oder aus dem Kontextmenu

Geben Sie die folgenden Daten in die neue Zeile ein

 

Die Summen in den Zellen B7, C7, D7 und E7 haben sich automatisch geändert, weil Sie in der Formel einen Zellbereich verwendet haben und dieser um die eingefügte Zeile erweitert wurde.

  • Bringen Sie die Spalte A in eine optimale Breite, in dem Sie sie durch Klick auf den Spaltenkopf markieren und den entsprechenden Befehl aus dem Menu FORMAT►SPALTE wählen
  • Füllen Sie die Zellen E4, F4, G4 und H4 mit den entsprechenden Funktionen. Benutzen Sie das Werkzeug ‚AutoAusfüllen’ um alle vier Zellbezüge in einem Arbeitsgang zu kopieren

Spalte einfügen

Eine neue Spalte fügen Sie auf die gleiche Art ein, wie eine neue Zeile. Die neue Spalte wird vor der markierten Spalte eingefügt. Auch das Einfügen mehrerer Spalten in einem Arbeitsgang ist möglich.

Übung 4.2
  • Aktivieren Sie eine Zelle in der Spalte D
  • Klicken Sie rechts in die Zelle und wählen aus dem Kontextmenu.
  • Es öffnet sich ein neues Dialogfenster. Wählen Sie hier die Option und klicken anschliessend auf Alternativ können Sie die Spalte auch über das Menu EINFÜGEN ►SPALTE einfügen. In jedem Fall sollten sich nun eine leere Spalte D in Ihrer Tabelle befinden
  • Füllen Sie die Tabelle mit den folgenden Daten

Wie Sie sehen, sind die Formatierungen schon vorhanden und die Funktionen in den Spalten F,G,H und I wurden automatisch aktualisiert, da Sie für die Berechnung Bereiche angegeben haben.

  • Kopieren Sie nun noch die passende Formel in den Bereich F4:H4 mit Hilfe von AutoAusfüllen’
  • Speichern Sie die Arbeitsmappe

In der Zelle F2 haben Sie für die Summe den Bereich B2:E2 angegeben. Wenn Sie innerhalb dieses Bereichs eine Spalte einfügen, befindet sich diese Spalte im angegeben Bereich und wird mit berechnet. Was aber passiert, wenn Sie eine Spalte einfügen, die ausserhalb dieses Bereichs liegt?

Übung 4.3
  • Fügen Sie vor der Spalte F eine neue Spalte ein
  • Die neue Spalte F ist leer und Ihre Funktion ‚Summe’ befindet sich in Spalte G. Der Bereich ist weiterhin auf B2:E2 beschränkt, F2 wurde nicht mit aufgenommen.
  • Geben Sie nun in F2 ein

 

  • ‚Excel’ aktualisiert automatisch die nachfolgenden Funktionen.

 

  • Machen Sie die Aktionen mit Hilfe des Symbols in der Standardsymbolleiste wieder rückgängig, so dass der Zustand vor dieser Übung wieder hergestellt ist.

Zellinhalte kopieren, ausschneiden und einfügen

Sie können einen Zellinhalt kopieren und in einer anderen Zelle einfügen, in dem Sie

1.Die Zelle markieren und im Menu BEARBEITEN►KOPIEREN wählen

2.Die Zelle markieren und im Kontextmenu KOPIEREN wählen

3.Die Zelle markieren und in der Standardsymbolleiste auf das Symbol klicken

4.Die Zelle markieren und die Tastenkombination Strg+c drücken

5.Den Mauszeiger auf den Rand der markierten Zelle bewegen, bis sich dieser zu einem Pfeil verändert. Drücken Sie dann die Strg-Taste und ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste den Inhalt in die Zelle, in der Sie den Inhalt einfügen möchten. Diesen Vorgang nennt man Drag & Drop (ziehen und fallen lassen)

In den ersten vier Fällen wählen Sie anschliessend die Zelle, in die der Inhalt eingefügt werden soll aus, und führen dann einen dieser Befehle aus:

1.Menu BEARBEITEN ►EINFÜGEN

2.Kontextmenu EINFÜGEN

3.Klick auf das Symbol in der Standardsymbolleiste

4.Tastenkombination Strg+v

Zellinhalt kopieren

Übung 4.4
  • Öffnen Sie das Arbeitsblatt ‚eins’
  • Markieren Sie die Zelle C29 und kopieren den Inhalt in die Zwischenablage. Die Zelle bekommt einen Laufrahmen der anzeigt, das der Inhalt kopiert wurde (den Laufrahmen entfernen Sie durch Drücken der Esc-Taste
  • Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage nun in die Zellen E36, E37, E38 und E39. Verwenden Sie jeweils eine andere Möglichkeit des Einfügens

Zellinhalt verschieben

Wenn Sie einen verschieben möchten, gehen Sie genauso vor wie beim Kopieren. Der Inhalt wird jedoch aus der Zelle entfernt und in eine neue wieder eingefügt. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:

1.Die Zelle markieren und im Menu BEARBEITEN►AUSSCHNEIDEN wählen

2.Die Zelle markieren und im Kontextmenu AUSSCHNEIDEN wählen

3.Die Zelle markieren und in der Standardsymbolleiste auf das Symbol klicken

4.Die Zelle markieren und die Tastenkombination Strg+x drücken

5.Den Mauszeiger auf den Rand der markierten Zelle bewegen, bis sich dieser zu einem Pfeil verändert. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste den Inhalt in die Zelle, in die Sie den Inhalt verschieben möchten

Um den Inhalt wieder einzufügen, nutzen Sie die gleichen Befehle wie Sie sie schon vom Kopieren her kennen.

Übung 4.5
  • Verschieben Sie die Inhalte aus dem Zellbereich E36:E39 in die rechts daneben liegenden Zellen. Benutzen Sie auch hier wieder die verschiedenen Möglichkeiten.

Die Zwischenablage

Wenn Sie einen Zellinhalt kopieren oder ausschneiden (nicht mit Drag & Drop), so wird dieser Inhalt in die Zwischenablage gelegt. Die Zwischenablage kann in Office 2000 bis zu 12 Elemente aufnehmen, die Sie dann über die entsprechende Symbolleiste auswählen und einfügen können. Auch nach dem Einfügen verbleibt der Inhalt in der Zwischenablage, Sie können also den Inhalt einmal kopieren oder ausschneiden aber mehrfach wieder einfügen. Sie haben auch die Möglichkeit, den Inhalt in andere Programme wie z.B. ‚Microsoft Word’ einzufügen. Da die Zwischenablage ein temporärer Speicher ist, wird sie gelöscht, sobald Ihr Computer nicht mehr mit Strom versorgt wird.

Zellbereiche kopieren, ausschneiden und einfügen

Natürlich können Sie nicht nur den Inhalt einer einzelnen Zelle sondern auch den ganzer Zellbereiche kopieren und verschieben und an anderer Stelle wieder einfügen. Die Befehle sind die selben wie bei einzelnen Zellen, der Unterschied besteht lediglich darin, dass Sie einen Zellbereich markieren und darauf den Befehl anwenden.

Zellbereich kopieren

Übung 4.6
  • Markieren Sie den Zellbereich F36:F39
  • Drücken Sie das Tastaturkürzel Strg+c
  • Markieren Sie die Zelle E36
  • Drücken Sie das Tastaturkürzel Strg+v

Sie können den Inhalt Ihrer Zwischenablage auch in zusammenhängende und nicht zusammenhängende Zellbereiche einfügen. Sie müssen aber zum Einfügen keinen Zellbereich markieren, sondern nur die Zelle, an der der Inhalt der Zelle links oben im kopierten markierten Bereich eingefügt werden soll. Der restliche Bereich wird genauso eingefügt wie Sie ihn kopiert haben.

Übung 4.7
  • Markieren Sie den Zellbereich E39:F39 und wählen dann den Befehl KOPIEREN
  • Markieren Sie nun die Zelle A44 und fügen den Inhalt über das Symbol wieder ein
  • Markieren Sie jetzt mit Hilfe der Strg-Taste die Zellen A47, A49, D47 und D49 und fügen den Inhalt der Zwischenablage über das Menu BEARBEITEN►EINFÜGEN wieder ein

Zellbereich ausschneiden

Auch innerhalb von verschiedenen Arbeitsmappen oder –blättern ist das Kopieren und Ausschneiden ohne weiteres möglich.

Übung 4.8
  • Öffnen Sie die Tabelle ‚eins’, wenn sie nicht schon offen ist, und schneiden Sie den Bereich D47:E49 aus
  • Aktivieren Sie die Zelle A51
  • Drücken Sie das Tastaturkürzel Strg+v
  • Der eingefügte Bereich sollte noch markiert sein. Klicken Sie auf das Symbol in der Standardsymbolleiste
  • Öffnen Sie das Arbeitsblatt ‚zwei’
  • Aktivieren Sie die Zelle G1 und fügen den ausgeschnittenen Inhalt dort wieder mit Hilfe des Symbols ein
  • Öffnen Sie wieder die Tabelle ‚eins’, der Inhalt ist entfernt
  • Machen Sie die letzte Aktion durch Klick auf das Symbol wieder rückgängig. Der Zellbereich A51:B53 sollte wieder gefüllt sein

Beim Kopieren von Formeln und Funktionen zwischen den Arbeitsblättern sollten Sie vorsichtig sein. Die verwendeten Zellbezüge oder Zellbereiche werden auf das neue Umfeld übertragen und es kann zu falschen Ergebnissen oder Fehlermeldungen kommen. Sie müssen dann Ihre Formeln nachbearbeiten.

Allgemeines

Sortieren

Sie können die Zellen in Ihrem Arbeitsblatt sortieren, dass heisst die Zellen in einer Spalte werden in einer bestimmten Sortierreihenfolge nach Ihrem Wert neu angeordnet. Die Reihenfolge ist entweder auf- oder absteigend und sie kann numerisch oder alphabetisch sein.

 

Übung 4.9
  • Öffnen Sie die Tabelle ‚eins’
  • Geben Sie die folgenden Daten ein
  • Markieren Sie den Zellbereich D40:D44
  • Wählen Sie nun die Sortierungsmethode durch Klick auf das Symbol für aufsteigend oder für absteigend aus der Standardsymbolleiste

Alternativ finden Sie den Befehl auch im Menu DATEN► SORTIEREN. Es erscheint das folgende Dialogfenster:

  • Markieren Sie die Option und klicken dann auf die entsprechende Schaltfläche, um die Sortierung zu starten.

Ein weiteres Dialogfenster erscheint auf Ihrem Bildschirm:

Das erste Feld ist bereits ausgefüllt

  • Wählen Sie hier durch Klick eine Option aus
  • Bestätigen Sie dann das Dialogfenster

Die Daten wurden sortiert

Sortierung erweitern

Sie können Ihre Sortierung auch erweitern. Dies ist z.B. nötig, wenn in der Spalte, in der sortiert werden soll, zweimal der gleiche Wert erscheint und Sie diese Werte auch noch untereinander sortieren möchten.

Übung 4.10
  • Öffnen Sie die Tabelle ‚drei’
  • Fügen Sie vor der Zeile 4 eine neue Zeile ein, in dem Sie die Zeile markieren und den Befehl aus dem Menu EINFÜGEN►ZEILE wählen
  • Geben Sie die folgenden Daten ein
  • Kopieren Sie nun noch die passende Formel in den Bereich F4:H4 mit Hilfe von AutoAusfüllen’
  • Speichern Sie die Arbeitsmappe
  • Fügen Sie jetzt vor der Spalte B eine neue Spalte ein, in dem Sie die Spalte B markieren und den Befehl ZELLEN EINFÜGEN aus dem Kontextmenu wählen
  • Geben Sie diese Daten ein
  • Entfernen Sie den Rahmen im Bereich A1:A8 und fügen einen neuen Rahmen mit gleichem Aussehen im Bereich B1:B8 ein

 

Nach den optischen Anpassungen können Sie jetzt die Sortierung vornehmen. Wenn Sie nach der Spalte A sortieren, befindet sich der Artikel „Stuhl“ zweimal in der Liste. Wenn Sie den Artikel auch noch nach seinen Kategorien sortieren möchten, müssen Sie die Spalte B mit in die Sortierungskriterien aufnehmen.

  • Markieren Sie den Bereich A2:B7 und gehen dann in das Menu DATEN►SORTIEREN
  • Wählen Sie aus der Liste den markierten Eintrag und die Option
  • Die zweite Spalte soll nach diesem Kriterium sortiert werden
  • Bestätigen Sie jetzt das Dialogfenster

 

Wie Sie feststellen werden, wurde zwar in den Spalten A und B richtig sortiert, die zugehörigen Werte in den restlichen Spalten wurden nicht berücksichtigt, Ihre Tabelle liefert also jetzt falsche Ergebnisse.

  • Machen Sie die Aktion durch Klick auf wieder rückgängig
  • Markieren Sie jetzt den kompletten Datenbereich, also A2:J7 und sortieren noch einmal. Die Einstellungen im Dialogfenster sollten noch vorhanden sein

Jetzt wurden auch die zugehörigen Werte, zwar nicht sortiert (wurde ja auch im Dialogfenster nicht mit angegeben), mit in die verschiedenen Zeilen verschoben. Alle Artikel wurden alphabetisch aufsteigend, und, falls ein Artikel mehrfach erscheint, in der zweiten Spalte absteigend sortiert.

Symbole und Sonderzeichen

Vielleicht benötigen Sie in Ihrem Dokument ja einmal ein Symbol, z.B. das Copyright-Zeichen, oder Sonderzeichen wie die Zeichen aus anderen Sprachen oder auch mathematische Brüche. Je nachdem, welche Schriftart Sie gerade verwenden, stehen Ihnen verschiedene dieser Zeichen zur Verfügung.

Es gibt jedoch keine direkte Möglichkeit, ausser über die Zwischenablage, diese Zeichen direkt in ‚Excel’ einzufügen. Da Sie in ‚Word’ Sonderzeichen und Symbole einfügen können, benutzen Sie dieses Programm. Falls die Zeichentabelle mit ‚Windows’ installiert wurde, können Sie die Zeichen auch mit diesem Programm einfügen. Sie finden die Zeichentabelle unter START►PROGRAMME► ZUBEHÖR►ZEICHENTABELLE.

Um ein Zeichen einzufügen, öffnen Sie ‚Word’ und fügen das Zeichen über das Dialogfenster, welches Sie über EINFÜGEN►SYMBOL aufrufen, ein. Kopieren Sie das Zeichen dann in die Zwischenablage und fügen es in der gewünschten Zelle in Ihrem Arbeitsblatt mit Hilfe des Befehls BEARBEITEN►EINFÜGEN ein.

 

Hier sehen Sie alle verfügbaren Symbole. Wenn Sie in der Liste eine andere Schriftart auswählen, ändern sich automatisch auch die Symbole. Wenn Sie sich ein Symbol genauer ansehen möchten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol. Es wird dann vergrössert angezeigt. Haben Sie das passende gefunden, klicken Sie auf um es in Ihr Dokument einzufügen. Wenn Sie keine weiteren Symbole oder Sonderzeichen einfügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche .

 

Schliessen können Sie nun auch

Kapitel 4