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Kapitel 3

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Excel 2000

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Formatieren von Tabellen

Zellen auswählen und formatieren

Dies bedeutet, dass Sie Zellen ein bestimmtes Format zuweisen. Dazu gehören z.B. die Schriftart (Arial, Times New Roman usw.), Schriftschnitt (fett, kursiv usw.) und Schriftgrad (Grösse, wird in Punkt angegeben). Genauso können Sie auch die Ausrichtung wie links- oder rechtsbündig bzw. zentriert für einzelne Zellen festlegen. Diese Formatierungen finden Sie entweder in der Formatsymbolleiste oder im Menu FORMAT►ZELLEN.

Übung 3.1
  • Öffnen Sie die Tabelle Drei und klicken Sie in die Zelle A2
  • Weisen Sie dem Inhalt das Format kursiv durch Klick auf das Symbol zu
  • Klicken Sie in Zelle B1 und weisen dem Inhalt das Format fett durch Klick auf das Symbol zu. Während die Zelle noch markiert ist, klicken Sie auf das Symbol um den Inhalt zentriert auszurichten.

Da Sie alle Produkte kursiv und alle Monate fett und zentriert formatieren möchten, müssen Sie nicht jede Zelle einzeln auswählen. Markieren Sie alle Zellen, denen Sie das gleiche Format zuweisen möchten und klicken dann auf die passenden Symbole in der Formatsymbolleiste oder gehen alternativ über das Menu FORMAT►ZELLEN. Ausser mit der Maus können Sie die Zellen auch mit den Pfeil-Tasten auf Ihrer Tastatur markieren. Wählen Sie die erste Zelle, drücken Sie die Umschalt-Taste und halten Sie diese gedrückt während Sie mit den Pfeil-Tasten die Zellen markieren. Wenn Sie die F8-Taste drücken, erscheint in der Statusleiste das Kürzel ERW (Erweiterung). Sie können jetzt mit den Pfeil-Tasten Zellen markieren. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie noch einmal die F8-Taste. Das Kürzel in der Statusleiste wird wieder ausgeblendet.

Übung 3.2
  • Markieren Sie die Zellen A3 bis A5 mit Hilfe der F8-Taste und den Pfeil-Tasten
  • Gehen Sie diesmal in das Menu FORMAT►ZELLEN und öffnen dort das Register Schrift. Wählen Sie im Feld Schriftschnitt kursiv aus (drücken Sie wieder die F8-Taste, um das Werkzeug zu deaktivieren)
  • Markieren Sie die Zellen C1 bis H1 und klicken Sie auf und anschliessend auf
  • Speichern Sie die Arbeitsmappe

Bei der Auswahl mehrerer Zellen spricht man von einem Zellbereich. Besteht dieser Zellbereich, wie in Ihrem Fall, aus mehreren Zellen, die direkt neben- unter- oder übereinander liegen, nennt man dies einen zusammenhängenden Zellbereich. Wenn Sie einen Zellbereichausgewählt haben, aber mit der Auswahl nicht zufrieden sind, klicken Sie irgendwo ausserhalb des Zellbereichs in die Tabelle und die Markierung ist wieder aufgehoben. Zusammenhängende Zellbereiche definieren Sie folgendermassen: Zellbezug der Zelle links oben gefolgt von einem Doppelpunkt und danach der Zellbezug der Zelle rechts unten. Der Zellbereich B8:C9 umfasst die Zellen B8, B9, C8 und C9. Ganze Spalten markieren Sie durch Klick auf den Spaltenkopf. Ganze Zeilen durch Klick auf den Zeilenkopf. Wenn Sie das Ganze Arbeitsblatt markieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Alles Markieren oben links in Ihrem Tabellenblatt (alternativ können Sie auch das Tastaturkürzel Strg+a benutzen). Ein nicht zusammenhängender Zellbereich besteht aus mehreren Untergruppen von Zellen oder Zellbereichen, die nicht direkt neben-, unter- oder übereinander liegen. Nachdem Sie Ihre erste Zelle oder Zellbereich ausgewählt haben, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und wählen weitere Zellen oder Zellbereiche aus. Auch hier können Sie durch Klick ausserhalb eines markierten Bereichs innerhalb der Tabelle die Auswahl wieder aufheben.

Übung 3.3
  • Markieren Sie mehrere Untergruppen eines nicht zusammenhängenden Zellbereichs und heben Sie die Markierung danach wieder auf
  • Markieren Sie den ZellbereichC9:E15. Die Zelle C9 ist nicht farblich unterlegt. Daran erkennen Sie die aktive Zelle (es gibt immer nur eine aktive Zelle in einem Tabellenblatt, keinen aktiven Bereich)
  • Wenn Sie jetzt z.B. 1234 eingeben, erscheint die Eingabe in Zelle C9
  • Machen Sie die Aktion durch Klick auf rückgängig

Schriften

Eine weitere Möglichkeit, das Erscheinungsbild Ihrer Tabelle zu ändern, ist die Auswahl der Schriftart oder des Schriftgrads. Wenn der Inhalt schlecht lesbar ist, können Sie z.B. den Schriftgrad um ein oder zwei Punkt erhöhen. Das wirkt sich nicht nur für die Anzeige auf dem Bildschirm aus, sondern auch auf die Ausgabe auf einem Drucker.

Übung 3.4
  • Markieren Sie den Zellbereich A1:H6 und ändern Sie die Schriftart in Courier New und den Schriftgrad in 14 Punkt (alternativ Menu FORMAT►ZELLEN Register Schrift)

Wie Sie sehen, hat Excel die Zeilenhöhe automatisch an den neuen Schriftgrad angepasst, nicht aber die Spaltenbreite. Die Beschriftung Mittelwert ist nicht mehr komplett lesbar, weder in Ihrer Bildschirmansicht noch auf der Seite, wenn Sie diese drucken würden. Die Spaltenbreite der Spalte F muss geändert werden. Sie erreichen dies über das Menu FORMAT►SPALTE►BREITE oder durch Klick und ziehen mit gedrückter Maustaste auf den rechten Spaltenrand im Spaltenkopf.

Übung 3.5
  • Bewegen Sie den Mauszeiger auf den rechten Spaltenrand der Spalte F im Spaltenkopf bis der Mauszeiger sich in eine senkrechte Linie mit zwei Pfeilen verwandelt
  • Klicken Sie jetzt, halten die Maustaste gedrückt und ziehen den Rand nach rechts. Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird die Spalte in der neuen Breite dargestellt.
  • Wiederholen Sie den Vorgang, bis der Inhalt korrekt angezeigt wird
  • Machen Sie die Aktion durch Klick auf wieder rückgängig. Wiederholen Sie diesen Schritt gegebenenfalls bis Sie die Originalbreite wieder hergestellt haben

Eine schnellere Möglichkeit bietet Ihnen das Menu FORMAT►SPALTE►OPTIMALE BREITE BESTIMMEN. Hier ermittelt Excel für Sie die Breite der Spalte um auch den längsten Eintrag vollständig anzeigen zu können (Sie müssen vorher die Spalte oder eine Zelle in der Spalte markieren, die Sie verändern möchten). Einfacher und schneller geht dies jedoch mit der Maus. Sie ziehen die Maus im Spaltenkopf auf den rechten Rand der Spalte, der Sie eine optimale Breite zuweisen möchten. Wenn sich der Mauszeiger wieder in das Symbol mit den zwei kleinen Pfeilen verwandelt, führen Sie einen Doppelklick aus und die Spalte wird in der Breite optimal angepasst.

Übung 3.6
  • Setzen Sie die Spalte F auf die optimale Breite, um alle Inhalte vollständig anzeigen zu können. Benutzen Sie den Befehl aus dem Menu
  • Machen Sie die Aktion wieder rückgängig
  • Benutzen Sie jetzt die Maus, um die Spaltenbreite zu ändern

Die Art und Weise wie Sie Spaltenbreiten verändern, funktioniert genauso für die Zeilenhöhe.

Übung 3.7
  • Ändern Sie die Höhe der Zeile 1 auf 180 Pixel mit Hilfe der Maus
  • Markieren Sie jetzt die Zeile 1
  • Drehen Sie den Text um 90°, in dem Sie im Menu FORMAT► ZELLEN, Register ‚Ausrichtung’ im Feld ‚Orientierung’ 90° eingeben
  • Bestätigen Sie die Änderung durch Klick auf und heben die Auswahl durch Klick ausserhalb des markierten Bereichs wieder auf
  • Da die Zeilenhöhe zu gross gewählt wurde, passen Sie diese an die optimale Höhe durch Doppelklick auf den unteren Rand im Zeilenkopf der Zeile 1 an. Alternativ können Sie auch den Befehl aus dem Menu FORMAT►ZEILE wählen

 

  • Machen Sie die letzten drei Aktionen über die Liste des Symbols wieder rückgängig
  • Speichern Sie die Arbeitsmappe

 

 

 

 

 

Farben

Sie können in Ihrer Tabelle natürlich auch mit Farben arbeiten. Die Hintergründe der einzelnen Zellen oder auch des gesamten Arbeitsblattes oder aber nur der Inhalt der Zellen, d.h. alle Zeichen, die Sie eingegeben haben, werden in der Farbe, die Sie gewählt haben, angezeigt und auch gedruckt. Bevor Sie einer Zelle oder einem Zellbereich eine Farbe zuweisen können, müssen Sie diese wieder markieren. Im Menu FORMAT►ZELLEN werden im Register ‚Muster’ die Farbe und das Muster für den Zellhintergrund ausgewählt.

Im Register ‚Schrift’ legen Sie die Schriftfarbe für den markierten Zellbereich fest. Die Befehle erreichen Sie allerdings schneller über die Symbole in der Formatsymbolleiste oder der Zeichnensymbolleiste (sollte die Leiste bei Ihnen nicht eingeblendet sein, so erreichen Sie dies über das Menu ANSICHT►SYMBOLLEISTEN und Klick auf den Begriff ‚Zeichnen’). Ein Klick auf würde in diesem Fall dem Hintergrund die Farbe gelb zuweisen. Wenn Sie eine andere Farbe auswählen möchten, klicken Sie auf den Listenpfeil rechts neben dem Symbol. Es öffnet sich die Farbpalette, aus der Sie dann auswählen können. Die Schriftfarbe ändern Sie auf die gleiche Weise, nur müssen Sie diesmal das Symbol benutzen.

Übung 3.8
  • Ändern Sie die Hintergrundfarbe des Zellbereichs B1:H1 in den Farbton ‚hellgelb’ und den Bereich A2:A5 in ‚hellgrün’ mit Hilfe der Symbole
  • Ändern Sie die Schriftfarbe im Zellbereich B6:E6 in rot mit Hilfe des Menus

Bitte achten Sie darauf, dass Sie Farben nur für die optische Absetzung bzw. Hervorhebung bestimmter Bereiche verwenden. Ein buntes Arbeitsblatt sieht Ihrer Meinung nach vielleicht gut aus, die Lesbarkeit leidet jedoch gerade bei grellen Farben enorm.

Rahmen

Eine weitere Möglichkeit, Bereiche in Ihrer Tabelle abzugrenzen, erreichen Sie durch das Werkzeug ‚Rahmen’. Sie haben verschiedene Rahmen zur Auswahl, können die Art der Linien und auch deren Farbe individuell anpassen. Durch Klick auf das Symbol in der Formatsymbolleiste wird der dort angezeigte Rahmen auf den markierten Bereich angewandt. Weitere Rahmen finden Sie durch Klick auf den Listenpfeil rechts neben dem Symbol. Wenn Sie auch die Linien und Farben anpassen möchten, gehen Sie über das Menu FORMAT►ZELLEN in das Register ‚Rahmen’.

Übung 3.9
  • Markieren Sie den Bereich A1:H1. Er soll einen Rahmen unten erhalten
  • Gehen Sie in das Menu FORMAT►ZELLEN und klicken dort auf das Register ‚Rahmen
  • Nehmen Sie die Einstellungen wie in der Abbildung gezeigt vor
  • Klicken Sie auf die Linienart
  • wählen Sie dann die Farbe aus
  • und anschliessend den Rahmen
  • Ein Klick auf die Schaltfläche schliesst das Fenster wieder und Ihre Tabelle hat einen Rahmen erhalten
  • Markieren Sie jetzt den Bereich A1:A6
  • Wählen Sie den Rahmen durch Klick aus der Liste in der Formatsymbolleiste
  • Heben Sie die Markierung durch Klick ausserhalb des Bereichs wieder auf. Der Rahmen besteht aus einer einfachen schwarzen Linie
  • Markieren Sie den Bereich nochmals und gehen dann wieder in das Menu FORMAT►ZELLEN
  • Legen Sie die Linienart und –farbe fest

 

  • Klicken Sie jetzt auf das Symbol

damit die Einstellungen übernommen werden. Erst dann ändert sich auch die Vorschau

  • Ein Klick auf schliesst auch dieses Dialogfenster und Sie können die eingefügten Rahmen bewundern
  • Speichern Sie die Arbeitsmappe

 

 

 

 

 

 

 

Allgemeines

Sie können in Ihrem Arbeitsblatt natürlich auch das Werkzeug ‚Suchen und ersetzen’ anwenden, um Beschriftungen, eingegebene Zahlen, Berechnungsergebnisse usw. zu suchen und durch andere Eingaben zu ersetzen. Auch die Rechtschreibprüfung ist Teil der Tabellenkalkulation. Hier können Sie Rechtschreibfehler in Beschriftungen finden und korrigieren.

Suchen und Ersetzen

Übung 3.10
  • Gehen Sie in das Menu BEARBEITEN►ERSETZEN
  • Geben Sie in die Felder die folgenden Begriffe ein
  • Klicken Sie auf
  • Der Inhalt in der Zelle A5 hat sich geändert
  • Wiederholen Sie die Aktion, ersetzen Sie diesmal aber folgendermassen:
  • Klicken Sie auf
  • Auch hier wurde der Begriff durch den falsch geschriebenen ersetzt
  • Öffnen Sie durch Klick auf das Register das Arbeitsblatt ‚drei’
  • Gehen Sie in das Menu BEARBEITEN ►ERSETZEN
  • Geben Sie folgendes in das Dialogfenster ein
  • Klicken Sie auf
  • Machen Sie die Aktion durch Klick auf das Symbol wieder rückgängig oder benutzen Sie den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN

Rechtschreibprüfung

Sie haben in Ihrer Tabelle zwei Begriffe, die nicht korrekt geschrieben wurden. Damit Sie nicht die komplette Tabelle (sie könnte ja aus mehreren hundert Zeilen bestehen) selbst auf Rechtschreibfehler hin untersuchen müssen, bietet ‚Excel’ Ihnen die Rechtschreibprüfung an.

Übung 3.11
  • Gehen Sie in das Menu EXTRAS►RECHTSCHREIBPRÜFUNG oder klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf das Symbol . Alternativ können Sie auch die F7-Taste benutzen

Sobald die Prüfung einen Fehler gefunden hat, erscheint ein Dialogfenster

Es werden Ihnen verschiedene Vorschläge angeboten. Sie können den Begriff in diesem Fall durch Klick markieren und nur an dieser Stelle oder an allen Stellen in der Tabelle ändern. Wenn Sie das Wort nicht ändern möchten, finden Sie auch hierfür wieder zwei Schaltflächen im Dialogfenster. Falls das Wort doch korrekt geschrieben wurde, es aber nicht im Wörterbuch von ‚Excel’ enthalten ist, so können Sie das Wort auch dem Wörterbuch hinzufügen.

  • Wählen Sie den richtigen Vorschlag aus und klicken dann auf

Wenn sich Ihre aktive Zelle nicht am Anfang der Tabelle befand, erscheint nun ein neues Dialogfenster

  • Klicken Sie hier auf ‚JA’
  • Wenn noch weitere Fehler gefunden werden, ändern Sie auch diese wie zuvor beschrieben
  • Wenn die gesamte Tabelle durchsucht wurde, erhalten Sie noch eine Information, die Sie durch Klick auf schliessen
  • Speichern Sie die Arbeitsmappe

 

Ein Arbeitsblatt für den Druck vorbereiten

Bevor Sie ein Arbeitsblatt drucken, sollten Sie erst die grundlegenden Einstellungen im Menu DATEI►SEITE EINRICHTEN vornehmen und das Ergebnis in der Seitenansicht begutachten.

Im Dialogfenster stellen Sie im Register ein, ob im Hoch- oder Querformat gedruckt werden soll.

Wenn Sie die Tabelle auf eine Seite ausdrucken möchten, obwohl sie grösser ist, wählen Sie durch Klick die Option aus. Umgekehrt können Sie eine Seite auch auf mehrere Seiten vergrössern.

Das in Deutschland verwendete Papierformat A4 ist bereits voreingestellt, Sie können aus der Liste aber auch ein anderes von Ihrem Drucker unterstütztes Format wählen.

Im Register stellen Sie die Abstände zwischen dem Papierrand und dem gedruckten Bereich ein. Die Abstände für die Kopf- und Fusszeilen werden separat angegeben. Weiterhin können Sie wählen, ob die Tabelle auf der Seite horizontal und/oder vertikal zentriert gedruckt werden soll.

Im Register können Sie Ihrem Ausdruck weitere Informationen, die am oberen oder unteren Seitenrand gedruckt werden, mitgeben. Es gibt vorgefertigte Zeilen, die Sie über die Listenpfeile auswählen, oder Sie bestimmen selbst das Erscheinungsbild und die darin enthaltenen Informationen. In den Feldern sehen Sie eine Vorschau Ihrer Kopf- bzw. Fusszeile. Um eine Zeile zu löschen, wählen Sie aus der Liste einfach keine aus.

Im Register nehmen Sie weitere allgemeine Einstellungen vor. Sie können festlegen, welcher Bereich gedruckt werden soll und ob dieser einen Drucktitel enthalten soll. Die wohl am meist genutzten Optionen sind. Hier wird Ihre Tabelle so wie in der Bildschirmansicht gedruckt.

 

 

 

 

 

 

 

Übung 3.12
  • Lassen Sie sich durch Klick auf das Register das Arbeitsblatt ‚drei’ anzeigen
  • Öffnen Sie jetzt das Dialogfenster ‚Seite einrichten’ über das Menu DATEI►SEITE EINRICHTEN
  • Setzen Sie durch Klick das Häkchen um quer zu drucken und wählen die Option zum Anpassen.
  • Belassen es bei der Einstellung für das Papierformat
  • Im Register ‚Seitenränder’ setzen Sie durch Klick die beiden Häkchen Die anderen Angaben lassen Sie unverändert
  • Im Register ‚Tabelle’ setzen Sie die Häkchen für
  • Im Register ‚Kopf/Fusszeile klicken Sie auf um eine benutzerdefinierte Fusszeile einzufügen
  • Es öffnet sich das folgende Dialogfenster

Ihre Kopf- bzw. Fusszeile wird in drei Abschnitte unterteilt. Hierbei wird der Text entweder linksbündig, zentriert oder rechtsbündig gedruckt, je nachdem in welchen Abschnitt Sie Ihren Text eingeben. Sie können natürlich auch zwei bzw. alle drei Abschnitte mit Text füllen.

Die Symbole im oberen Bereich erleichtern Ihnen die Eingabe von Standardtexten:

 

 

 

 

 

 

 

 

  • Fügen Sie mit Hilfe der Symbole im linken Abschnitt den Namen des Arbeitsblattes, in der Mitte den Namen der Arbeitsmappe und im rechten Abschnitt das Datum und die Uhrzeit ein (achten Sie darauf, zwischen dem Datum und der Uhrzeit ein bis zwei Leerzeichen einzugeben)
  • Ein Klick auf zeigt Ihnen in der Vorschau die Fusszeile an
  • Speichern Sie die Arbeitsmappe

 

Bevor Sie nun drucken, sollten Sie sich Ihre Einstellungen noch einmal in der Seitenansicht ansehen. Hier sehen Sie, wie die Daten gedruckt werden.

  • Öffnen Sie die Seitenansicht durch Klick auf die Schaltfläche

 

Ihr Bildschirm zeigt Ihnen nun die komplette Seite an. Sie sollten die Fusszeile und auch Ihre Tabelle mit allen Farben, Zeilen- und Spaltenbeschriftungen sowie den Gitternetzlinien sehen. In der Statusleiste muss ‚Seite 1 von 1’ stehen, da Sie die Option ‚Anpassen auf eine Seite’ gewählt haben. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie im oberen Bereich einmal auf die Schaltfläche .

 

Es öffnet sich das folgende Dialogfenster:

Wählen Sie aus der Liste Ihren Drucker. Der Standarddrucker ist voreingestellt. Einstellungen zu Ihrem Drucker nehmen Sie hier vor. Wenn Sie das gesamte Arbeitsblatt drucken möchten, ist diese Option richtig. Sie haben die Wahl, welchen Teil Ihrer Arbeitsmappe Sie drucken möchten. Falls Sie mehrere Kopien benötigen, stellen Sie die Anzahl hier ein.


Sie können es hier bei den Standardeinstellungen belassen. Falls Sie jedoch noch Änderungen vorgenommen haben, bringt Sie ein Klick auf die Schaltfläche noch einmal zur Seitenansicht. Nach dem Sie alles überprüft haben, starten Sie den Druck durch Klick auf die Schaltfläche .

Die Seitenansicht

Sie können sich Ihr Arbeitsblatt, vor allem nach grafischen Veränderungen, jederzeit in der Seitenansicht ansehen. Benutzen Sie den Befehl aus dem Menu DATEI►SEITENANSICHT oder klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf das Symbol . Nur hier sehen Sie übrigens in die von Ihnen erstellten Kopf- und Fusszeilen.

Die Seitenumbruchvorschau

Diese Ansicht erhalten Sie über das Menu ANSICHT►SEITENUMBRUCHVORSCHAU oder über die entsprechende Schaltfläche in der Seitenansicht.
Sollte Ihr Arbeitsblatt aus mehreren Seiten bestehen, können Sie hier die Seitenumbrüche Zeilen- und Spaltenweise verschieben. Über das Menu ANSICHT►NORMAL kommen Sie wieder zu Ihrer gewohnten Ansicht.

 

 

Nun haben sie auch

Kapitel 3 geschafft