Kapitel 2

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Excel 2000

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Mathematische Berechnungen

Arbeiten mit Formeln

In den ersten Übungen haben Sie Zahlen, Text und Zellbezüge in die Zellen eingegeben. Nun wenden Sie sich den Formeln zu.

Wenn Sie in eine Zelle eine Formel eingeben, wird in dieser Zelle eine Berechnung durchgeführt. Es gibt in Excel zwei Arten von Berechnungen, die Formeln und die Funktionen. Die Formeln werden Sie jetzt und die Funktionen später kennen lernen.

Eine Formel ist nichts anderes als eine mathematische Aktion. Wenn Sie zwei Zahlen addieren möchten, schreiben Sie sie untereinander auf und führen die Addition durch.

Übung 2.1
  • Geben Sie die folgenden Daten in Arbeitsblatt Eins ein:

Sie haben nun wie auf einem Papier drei Zahlen mit einer Beschriftung eingegeben. In der Regel werden Sie die Summe der drei Zahlen unter die letzte Zahl in Ihrer Spalte schreiben.

Übung 2.2
  • Geben Sie
    ein. Sie erhalten als Ergebnis 1500 angezeigt

Wie Sie sehen, erscheint sofort das Ergebnis in einer berechneten Zelle. Die Formel in Zelle B17 addiert mehrere Zellbezüge. Sie können natürlich auch Zahlen in Ihre Formel eingeben. Diese Zahlen heissen dann Konstanten, da Sie fest vorgegeben sind und sich nicht verändern (es sei denn, Sie ändern sie). Die Zellbezüge geben den Inhalt der jeweiligen Zelle wieder und können sich natürlich auch ändern, was sich dann sofort auf das Ergebnis auswirkt. Die Zeichen „+“, „-“, „*“ und „/“ nennt man Operatoren, die Zellbezüge und Konstanten nennt man Argumente.

 

Übung 2.3
  • Geben Sie folgende Daten ein:
  • Das Ergebnis sollte 150 lauten
Übung 2.4
  • Geben Sie die Daten ein:
  • Als Ergebnis erhalten Sie in Zelle D18 3000.

Statt die Zellbezüge über die Tastatur einzugeben können Sie diese auch mit der Maus markieren. Klicken Sie, nachdem Sie das =-Zeichen eingegeben haben, auf den ersten Zellbezug. Dieser wird in Ihre Formel übernommen. Geben Sie jetzt den Operator ein und klicken in die nächste Zelle. Wenn Ihre Formel vollständig ist, drücken Sie die Enter-Taste.

Übung 2.5
  • Wiederholen Sie die Übung 2.4 mit den folgenden Werten in der Spalte E:
  • Das Ergebnis in Zelle E18 lautet 1.

Sie können nicht nur Zahlen addieren (dies ist in Excel die am häufigsten angewandte Art Zellen neu zu berechnen), die Spaltenweise, also vertikal angeordnet sind. Möchten Sie eine Reihe von Zahlen, die nebeneinander in einer Zeile, also horizontal angeordnet sind, addieren, ist dies auch kein Problem. Sie geben in die Zelle, die das Ergebnis ausgeben soll, Ihre Formel (Operator und Argumente) ein und das Ergebnis wird berechnet.

Übung 2.6
  • Geben Sie die Daten wie abgebildet ein:
  • Denken Sie an die Eingabe der Zellbezüge mit Hilfe der Maus.
  • Das Ergebnis lautet 270

Wie Sie sich nun sicherlich vorstellen können, müssen die einzelnen Argumente, die sich ja auf eine Zelle (oder Konstante) beziehen, nicht unbedingt neben- oder untereinander liegen. Sie können in Ihre Berechnung jeden Zellbezug mit Inhalt (ausser Text – ergibt eine Fehlermeldung) Ihres Tabellenblatts verwenden. Dies nennt man eine Berechnung mit nicht zusammenhängenden Zellen.

Übung 2.7
  • Geben Sie in A26 die folgende Formel ein: „=A22+D22+B4+C22+C4“. Das Ergebnis lautet 3801

Formeln bearbeiten

Sie können eine Zelle mit Formel genauso bearbeiten wie eine Zelle mit Text oder Zahl.

Übung 2.8
  • Entfernen Sie das Argument B4 aus der Formel in der Zelle A26 in dem Sie in die Zelle doppelklicken und den Cursor hinter der 4 platzieren. Drücken Sie nun 3x die Rückschritt-Taste. Bringen Sie den Cursor nun mit Hilfe der Pfeiltasten zum Ende der Formel und geben „+F22“ ein. Sie haben soeben ein neues Argument zu Ihrer Formel hinzugefügt. Das Ergebnis sollte 1171 lauten.

Hier sehen Sie eine weitere Besonderheit und wesentliche Stärke von Tabellenkalkulationen. Die Zelle F22 ist eine berechnete Zelle und das Ergebnis dieser Zelle kann weiterverarbeitet werden. Wenn sich also das Ergebnis in Zelle F22 ändert, so ändert sich automatisch auch das Ergebnis in Zelle A25.

Übung 2.9
  • Ersetzen Sie den Inhalt der Zelle B22 durch „134“. Sofort ändern sich die Zellen F22 in 370 und A25 in 1271.
  • Machen Sie diese Aktion mit rückgängig

Verschiedene Operatoren verwenden

Bisher haben Sie in den Formeln immer nur mit einem Operator gearbeitet. Wie in der Mathematik können Sie auch in Excel in einem Arbeitsschritt zwei Werte addieren und mit einem anderem Wert z.B. multiplizieren. Hier müssen Sie jedoch die Regeln der Mathematik beachten, das heisst Punkt vor Strichrechnung, und gegebenenfalls eine Klammer setzen um die Berechnung in den Schritten ablaufen zu lassen wie Sie es möchten.

Übung 2.10
  • Geben Sie die folgenden Daten ein:
  • Geben Sie die Formel „=B29+C29“ in Zelle D29 ein. In die Zelle D30 geben Sie „=B30+C30“ ein. Wiederholen Sie die Eingaben für die Zellen D31 und D32. Beachten Sie, dass Sie die Argumente in Ihren Formeln richtig anpassen. Benutzen Sie wieder die Maus zur schnelleren Dateneingabe.

Sie haben in dieser Übung die Gesamtkosten für die einzelnen Produkte errechnet in dem Sie die Formeln für jede Berechnung in die Zellen D29 bis D32 eingeben. Sie lernen nun eine Möglichkeit kennen, um Inhalte schnell von einer Zelle in eine oder mehrere andere zu kopieren. Dieses Werkzeug nennt man AutoAusfüllen. In der nächsten Übung werden Sie den Gewinn für jedes Produkt ermitteln. Dieser ergibt sich aus dem Preis abzüglich der Kosten und des Rabatts. Sie geben diesmal nicht alle Formeln einzeln ein, sondern nur die erste und kopieren die Formel dann in die Zellen G30 bis G32.

Übung 2.11
  • Geben Sie in die Zelle G29 die Formel „=E29-D29-F29“ ein und bestätigen Sie mit der Enter-Taste. Das Ergebnis lautet 250.
  • Aktivieren Sie jetzt die Zelle G30 und klicken rechts unten auf den kleinen Anfasser der Zelle , halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie bis in die Zelle G32. Lassen Sie jetzt die Maustaste los. Die Formel wurde bis in die Zelle G32 kopiert.

Schauen Sie sich die Formeln in den Zellen an, in dem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und einmal die Taste „#“ drücken. Die Formeln wurden für jede Zeile angepasst, weil es sich hier um relative Zellbezüge handelt. Drücken Sie die Tastenkombination noch einmal, um wieder die Werte anzuzeigen.

Übung 2.12
  • Geben Sie die folgenden Daten ein:

Bei gleicher Formel, einmal mit und einmal ohne Klammer, erhalten Sie zwei unterschiedliche Ergebnisse (4995 und 2500). Bedenken Sie, dass Excel nach den mathematischen Regeln rechnet. Sie müssen deshalb angeben, in welcher Reihenfolge Ihre Formel ‚abgearbeitet’ werden soll.

Feste Faktoren

Nehmen wir an, Sie arbeiten in einer Bank und sollen eine Umrechnungstabelle für verschiedene Währungen erstellen.

Übung 2.14
  • Öffnen Sie die Tabelle zwei und geben Sie die folgenden Daten ein:

In Zeile eins sehen Sie, wie viel Pfund Sie für einen Euro bekommen. Die Zeilen zwei, drei und vier enthalten die entsprechenden Werte für den US Dollar, den Schweizer Franken und den Japanischen Yen. In der Zelle B7 möchten Sie nun errechnen, wie viel Pfund Sie für 10 Euro bekommen (in den Zellen C7, D7 und E7 entsprechend für die restlichen Währungen).

Übung 2.15
  • Geben Sie die folgenden Formeln ein:
  • Ihre Zellen sollten die Ergebnisse 6,1 8,9 14,5 und 1152,2 enthalten.
  • Wenn Sie nun die Formeln mit AutoAusfüllen (markieren Sie die Zellen B7, C7,D7 und E7, klicken Sie auf den Anfasser und ziehen Sie nach unten) kopieren, erhalten Sie falsche Werte bzw. Fehlermeldungen wie die folgende Abbildung zeigt:

Wie Sie in der folgenden Abbildung sehen, wurden die Formeln angepasst, da Sie relative Zellbezüge verwendet haben:

Das erste Argument wurde in allen Formeln richtig angepasst. Der Wert für das zweite Argument steht jedoch fest in einer Zelle. Wenn Sie für das zweite Argument eine Konstante verwenden, werden die Ergebnisse richtig angezeigt weil sich Konstanten nicht verändern. Der Nachteil einer solchen Eingabe ist, dass Sie bei jeder Änderung des Wechselkurses für die einzelnen Währungen, jedes Mal auch Ihre Formeln ändern müssen. Sie müssen Excel nun anweisen, das das zweite Argument nicht angepasst wird. Dies erreichen Sie, in dem Sie den verwendeten Zellbezug von einem relativen in einen absoluten Zellbezug umwandeln.

Übung 2.16
  • Löschen Sie alle Formeln in Ihrer Tabelle, in dem Sie den gesamten Bereich markieren und anschliessend die Entf-Taste drücken.
  • Geben Sie die Formeln laut Abbildung ein und kopieren diese mit dem Werkzeug AutoAusfüllen wie in Übung 2.15 nach unten.
  • Das Ergebnis sollte so aussehen:

Sie wandeln einen relativen Zellbezug in einen absoluten um, in dem Sie vor die Spalten- und Zeilenbezeichnung ein $-Zeichen setzen (oder die F4-Taste drücken nachdem Sie den Zellbezug eingegeben haben). Excel weiss nun, dass es diesen Zellbezug bei Kopiervorgängen nicht anpassen darf. Der Vorteil liegt auf der Hand. Wenn Sie in den Zellen B1, B2, B3 oder B4 einen neuen Wechselkurs eingeben, werden Ihre Ergebnisse automatisch aktualisiert.

Übung 2.17
  • Ändern Sie die Werte wie folgt und achten Sie bei jeder Eingabe auf den Teil der Tabelle, der Ihre Formeln beinhaltet. Sollten Sie keine Werte sondern nur Formeln in den Zellen angezeigt bekommen, so wechseln Sie die Ansicht wieder durch die Tastenkombination Strg-Taste + #:

Allgemeines

Zoom

Wenn Sie nicht Ihre ganze Tabelle auf dem Bildschirm sehen können oder aber den sichtbaren Bereich vergrössern wollen, stellt Ihnen Excel das Zoom-Werkzeug zur Verfügung. Dieses Werkzeug können Sie über das Menu ANSICHT►ZOOM oder durch das Symbol auf der Standardsymbolleiste aufrufen. Es werden Ihnen feste Werte vorgegeben oder Sie geben in der Option benutzerdefiniert einen Wert ein. Es wird nur die Ansicht am Bildschirm, nicht aber die Tabelle selbst geändert.

Fehlermeldungen

Eventuell wurde Ihnen in einer oder mehrerer Zellen ein Wert mit einer Raute (#) am Anfang angezeigt. Das ist die Art, wie Excel einen Fehler darstellt. Es gibt verschiedene Fehlermeldungen in Excel. Hier die wichtigsten:

Zeile 4 Excel zeigt an, dass der Inhalt zu viele Zeichen enthält um den Wert in der Zelle darstellen zu können. Dies ist eigentlich kein richtiger Fehler, da Sie ihn durch anpassen der Spaltenbreite einfach beheben können
Zeile 5 Ihre Formel enthält einen Zellbezug, der auf eine gelöschte Zelle verweist
Zeile 6 Ihre Formel enthält einen Zellbezug der Text beinhaltet
Zeile 7 Sie versuchen in Ihrer Formel eine Zahl oder Zellbezug durch 0 zu teilen. Auch eine leere Zelle wird als 0 interpretiert
Zeile 8 Ihre Formel enthält Text oder einen Zellnamen, der nicht definiert bzw. festgelegt wurde

Speichern auf Diskette

Sie können Ihre Arbeitsmappe statt auf der Festplatte auch direkt auf eine Diskette speichern. Wählen Sie hierzu den Befehl SPEICHERN UNTER aus dem Menu DATEI. In der Dialogbox klicken Sie auf den Auswahlpfeil im Feld Speichern in und wählen dort Ihr Diskettenlaufwerk. Ein Klick auf speichert Ihre Arbeitsmappe auf Diskette. Sie müssen anschliessend noch einmal den Befehl Speichern unter ausführen und wieder in Ihren Ordner auf der Festplatte speichern, da Excel ansonsten immer wieder versucht, auf Diskette zu speichern.

Arbeiten mit Funktionen

Sie haben bereits mit Hilfe von Formeln Zahlen addiert, subtrahiert, multipliziert und dividiert. Diese Formeln haben Sie selbst erstellt. Es gibt in Excel aber auch vorgefertigte Formeln, die Funktionen. Es gibt für fast jeden speziellen Einsatz der Tabellenkalkulation auch extra angepasste Funktionen. Sie werden hier (und später noch weitere) jedoch nur die Funktionen kennen lernen, die für fast jeden Anwender nützlich sind. In Übung 2.2 haben Sie als Formel für die Addition alle drei Zellbezüge extra eingeben müssen. Hier hilft Ihnen die Funktion Summe.

Übung 2.17
  • Öffnen Sie die Tabelle Drei
  • Geben Sie die folgenden Daten ein:
  • Geben Sie in Zelle B6 „=SUMME(B2:B5)“ ein. Das Ergebnis lautet 58500

Wie bei den Spaltenbezeichnungen ist es auch bei den Funktionen egal, ob Sie diese in Gross- oder Kleinbuchstaben eingeben. Excel erkennt beide Varianten und stellt sie immer in Grossbuchstaben dar. Vergessen Sie auch, wie bei den Formeln, nicht das =-Zeichen am Anfang vor dem Funktionsnamen. Die Summe-Funktion addiert nur Zahlen. Sollte sich in der Reihe der Zellen, die Sie addieren möchten, eine Zelle mit Textinhalt befinden, wird sie von der Funktion ignoriert, dass heisst, hier wird kein Fehler ausgegeben.

Übung 2.18
  • Ändern Sie in Zelle B6 den Zellbereich (so wird eine Reihe von Zellen genannt) in B1:B5. Sie erhalten das gleiche Ergebnis und keine Fehlermeldung (SUMME ist eine ‚tolerante’ Funktion).
  • Machen Sie die Eingabe durch klick auf wieder rückgängig.

Eine weitere und noch effizientere Art um Zellen zu addieren, verbirgt sich hinter dem Symbol (AutoSumme) in der Standardsymbolleiste. Markieren Sie die Zelle in der Sie die Summe ausgeben möchten und klicken Sie auf . Excel versucht nun zu erraten, welche Zellen Sie addieren möchten. Die Zellen werden durch einen Laufrahmen markiert.

Wenn Sie mit der Auswahl einverstanden sind, drücken Sie die Enter-Taste. Sollte die Auswahl nicht ihren Wünschen entsprechen, wählen Sie die erste Zelle durch Klick und ziehen dann mit gedrückter linker Maustaste bis in die letzte Zelle Ihrer gewünschten Auswahl. Lassen Sie die Maustaste los und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.

Übung 2.19
  • Addieren Sie die Zahlen der Spalte C mit Hilfe von AutoSumme.
  • Wiederholen Sie die Aktion für die Spalte D.
  • Geben Sie in Zelle E1 „Summe“ ein
  • Berechnen Sie den Umsatz der Schränke mit Hilfe von AutoSumme in E2 und wiederholen dies für die Tische in E3. Wie Sie sehen, können auch Funktionen ‚quer’ rechnen

 

Wenn Sie jetzt versuchen, in E4 die Summe der Betten mit AutoSumme einzufügen, sehen Sie, dass die Auswahl diesmal falsch ist.

Übung 2.20
  • Aktivieren Sie die Zelle E4 und drücken Sie auf das Symbol
  • Diesmal ist die Auswahl falsch. Klicken Sie, um die Auswahl zu ändern, in die Zelle B4 und ziehen mit gedrückter linker Maustaste bis in die Zelle D4. Lassen Sie die Maustaste los. Der Zellbereich hinter der Funktion Summe hat sich in den neu markierten geändert. Drücken Sie die Enter-Taste um die Eingabe zu bestätigen.
  • Wiederholen Sie die Aktion für die Zelle E5. Achten Sie auch hier wieder auf den richtigen Zellbereich.

Sie lernen jetzt noch drei weitere Funktionen kennen. Es handelt sich hier um statistische Funktionen. Um eine Funktion auszuwählen, drücken Sie das Symbol in der Standardsymbolleiste oder wählen im Menu EINFÜGEN►FUNKTION. Es öffnet sich der Funktions-Assistent.

Hier können Sie auf der linken Seite eine Kategorie und auf der rechten Seite die Funktion auswählen. Nach Ihrer Auswahl schliessen Sie die Dialogbox durch Klick auf OK. Eine weitere Möglichkeit erhalten Sie durch Klick auf das =-Zeichen in der Bearbeitungsleiste und Auswahl der Funktion durch Klick auf den kleinen Auswahlpfeil. Hier werden die zuletzt benutzten Funktionen aufgelistet. Ist die benötigte Funktion nicht dabei, kommen Sie durch Klick auf Weitere Funktionen in die Dialogbox vom Funktions-Assistenten. In der nächsten Übung werden Sie für die vier Produkte einen monatlichen Mittelwert, den minimalen und den maximalen Monatsumsatz errechnen bzw. errechnen lassen. Da diese Informationen nur statistischen Zwecken dienen, finden Sie die Funktionen unter der Kategorie Statistik im Funktions-Assistenten.

Übung 2.21
  • Fügen Sie den folgenden Text in Ihre Tabelle ein:
  • Klicken Sie nun in die Zelle F2 und rufen den Funktions-Assistenten über das Menu EINFÜGEN►FUNKTION oder durch Klick auf das Symbol auf.
  • Wählen Sie auf der linken Seite die Kategorie Statistik und auf der rechten Seite die Funktion MITTELWERT. Schliessen Sie die Dialogbox durch Klick auf OK.
  • Unter der Bearbeitungsleiste öffnet sich ein neues Fenster, die Formelpalette. Excel hat versucht, für die Zahl1 einen Zellbereich zu erraten
  • ¨ Wenn die Auswahl nicht korrekt ist, oder Sie sich nicht sicher sind, klicken Sie auf das Symbol Dialogfeld reduzieren
  • Das Dialogfeld verwandelt sich in eine Leiste und Sie können nun mit der Maus durch Klicken und ziehen den richtigen Zellbereich auswählen
  • Klicken Sie dann auf das Symbol Dialogfeld wiederherstellen
  • Klicken Sie anschliessend auf . Das Fenster wird geschlossen und Sie erhalten als Wert in der Zelle F2 15000
  • Wiederholen Sie die Aktionen für die Zelle G2, hier verwenden Sie die Funktion MIN und in der Zelle H2 verwenden Sie die Funktion MAX (achten Sie darauf, dass Sie nur den Zellbereich der einzelnen Monate auswählen. Der Bereich, der als Ergebnis den Mittelwert liefert, soll natürlich nicht mitberechnet werden). Als Ergebnis sollten Sie 14000 bzw. 16000 erhalten
  • Füllen Sie den noch leeren Zellbereich F3:H6 mit Hilfe des Werkzeugs AutoAusfüllen
  • Dies sollten Ihre Ergebnisse sein:

 

Sie sollten nun einiges, nicht alles, über mathematische Berechnungen in Tabellenkalkulationen wissen.

Sie wissen aber in jedem Fall, wo

das Ende von Kapitel 2 ist