Kapitel 8

Berichte

Bisher haben Sie Informationen in Ihre Datenbank eingegeben und auch schon mit Hilfe von Abfragen gefiltert und ausgewertet. Mit Berichten geben Sie die Informationen strukturiert, geordnet und auf optisch ansprechender Weise (als nur in Tabellen) am Bildschirm oder auf einem Drucker aus. Die Informationen, die Ihr Bericht enthalten soll, können auch aus mehreren Tabellen bzw. Abfragen stammen.

Bericht erstellen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zum Erstellen eines Berichts:

ØEntwurfsansicht Hier gestalten Sie Ihren Bericht individuell und können Grafiken und Objekte selber hinzufügen. Gleichzeitig dient diese Ansicht zum Bearbeiten von bereits bestehenden Berichten.

ØBerichts-Assistent Hier geben Sie die Datenfelder an, die in Ihren Bericht aufgenommen werden sollen und Sie bestimmen die grafische Gestaltung.

ØAutoBericht Hier wird automatisch ein Bericht mit allen Datenfeldern erstellt. Der Aufbau ist entweder tabellarisch oder einspaltig.

ØDiagramm-Assistent Hier wird in einem Bericht ein Diagramm erzeugt. Sollten die Daten in der zugrundeliegenden Abfrage oder Tabelle geändert werden, so wird automatisch auch das Diagramm aktualisiert.

ØEtiketten-Assistent Hier erstellen Sie Adressetiketten.

AutoBericht

Dieser einfache und schnelle Assistent wurde Ihnen bereits in Kapitel 7 vorgestellt.

Berichts-Assistent

Mit Hilfe dieses Assistenten werden Sie in der nächsten Übung einen ansprechenden Bericht für Ihre Musiksammlung, zumindest für die bis jetzt erfassten, erstellen. Sie rufen den Assistenten im Datenbankfenster unter dem Register ‚Berichte’ auf. Klicken Sie doppelt auf oder markieren Sie den Punkt und klicken anschliessend auf. Den Befehl finden Sie selbstverständlich auch im Menu EINFÜGEN►BERICHT.

Das folgende Dialogfenster öffnet sich

 

Hier wählen Sie die Tabelle oder Abfrage aus der der Bericht erstellt werden soll. Ausserdem geben Sie mit Hilfe der Pfeiltasten an, welche Felder in den Bericht mit aufgenommen werden. Ein Klick auf öffnet das nächste Dialogfenster:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hier geben Sie an, wie die Datensätze im Bericht gruppiert werden sollen. Sie können z.B. alle CDs nach Erscheinungsdatum oder aber auch nach Namen gruppieren.

Ein Klick auf öffnet dieses Dialogfenster:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sollten mehrere Datensätze Ihrer Gruppierung entsprechen, können Sie diese noch in auf- oder absteigender Reihenfolge sortieren. Diese Sortierung können Sie für bis zu vier Felder vornehmen. Noch ein Klick auf und das nächste Dialogfenster erscheint auf Ihrem Bildschirm

 

 

 

 

 

Hier suchen Sie sich ein passendes Layout für Ihren Bericht aus. Im linken Fensterbereich wird Ihnen immer eine Vorschau des ausgewählten Layouts angezeigt. Bestimmen Sie auch, ob der Bericht im Hoch- oder Querformat ausgedruckt werden soll. Klicken Sie wieder auf für das nächste Dialogfenster.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wählen Sie aus den vorgegebenen Formaten ein passendes für Ihren Bericht aus. Auch hier sehen Sie wieder eine kleine Vorschau. Ein Klick auf und das letzte Dialogfenster erscheint.

 

Geben Sie einen Namen für Ihren Bericht ein und lassen die Option ‚Berichtsvorschau anzeigen’ markiert. Sie können sich so das Ergebnis erst einmal ansehen und später Änderungen vornehmen. Klicken Sie auf und der Bericht erscheint in der Seitenansicht auf Ihrem Bildschirm.

 

In der folgenden Übung werden Sie selbst einen Bericht mit Hilfe des Assistenten auf Basis der Abfrage ‚Oder-Verknüpfung’ erstellen.

Übung 8.1

¨Rufen Sie den Berichts-Assistent vom Datenbankfenster auf

¨Wählen Sie die Abfrage ‚Oder-Verknüpfung’ und fügen mit dem Symbol alle Felder hinzu

¨Klicken Sie auf

 

¨Fügen Sie die abgebildeten Gruppierungsebenen mit Hilfe des Symbols hinzu

¨Klicken Sie auf

 

¨Da Sie keine Sortierung vornehmen möchten, klicken Sie im nächsten Dialogfenster auf

¨Markieren Sie die Optionen ‚Gliederung 2’ und ‚Hochformat’. Lassen Sie das Häkchen für die Feldanpassung stehen oder, wenn es nicht ausgewählt ist, klicken Sie einmal in das Kästchen

¨Ein Klick auf bringt Sie zum nächsten Fenster

 

 

 

¨Wählen Sie das Format ‚Fett’ und klicken dann wieder auf

¨Geben Sie Ihrem Bericht einen Namen wie abgebildet. Standardmässig sollte die Option zur Anzeige in der Vorschau markiert sein, wenn nicht, markieren Sie diese Option und klicken auf

¨Sie sehen nun das Ergebnis auf Ihrem Bildschirm

In dem Bericht erscheinen alle 11 Datensätze, genauso wie auch in der Abfrage.

Gruppierte Berichte

In der letzten Übung haben Sie einen gruppierten Bericht erstellt. Sie können einen Bericht nach den Datenfeldern gruppieren, die für Sie wichtig sind und innerhalb dieser Gruppierung auch weitere Gruppierungen vornehmen. Ausserdem können die Datensätze auch aus verschiedenen Tabellen stammen. Ihr Bericht enthält also letztendlich nur die Informationen, die Sie benötigen.

Im Dialogfenster für die Gruppierung können Sie auf die Schaltfläche klicken um ein neues Dialogfenster aufzurufen:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wenn Sie in der letzten Übung die Intervalle ‚Erster Buchstabe’ für die Ebene ‚Name’ und ‚10er’ für die Ebene ‚Songs’ gewählt hätten, würde Ihr Bericht zusammengefasster dargestellt werden:

Diesmal befinden sich in jedem Abschnitt die Interpreten, die den gleichen Anfangsbuchstaben haben. Gleichzeitig werden die Songs noch nach deren Anzahl unterschieden. Da alle CDs zwischen 10 und 20 Songs enthalten, gibt es in diesem Fall keine weitere Unterteilung.

Zusammengefasste Berichte

Wenn Sie numerische Datenfelder, in Ihrem Beispiel wäre das die Anzahl der Songs, auswerten möchten, erstellen Sie einfach einen zusammengefassten Bericht. Ein Klick auf die Schaltfläche im dritten Dialogfenster des Assistenten öffnet das folgende Dialogfenster:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Markieren Sie hier die gewünschten Berechnungen für jedes Feld. Es stehen natürlich nur Datenfelder zur Auswahl, die Zahlen enthalten. Weiterhin bestimmen Sie, ob nur eine Zusammenfassung oder auch die Details der Berechnung im Bericht erscheinen soll. Wenn Sie zusätzlich eine prozentuale Berechnung wünschen, markieren Sie auch diese Kontrollkästchen. Mit den obigen Einstellungen und der Tabelle ‚CD-Liste’ als Grundlage erhalten Sie folgenden Bericht:

Vier Datensätze mit dem Anfangsbuchstaben ‚A’ im Feld ‚Name’ und insgesamt 47 Songs wurden in Ihrer Tabelle gefunden. Auf der letzten Seite des Bericht ist die Gesamtzahl der Songs angegeben. Hierauf bezieht sich die ‚Standardzahl’. Sie zeigt den prozentualen Anteil der Songs der Interpreten mit dem Anfangsbuchstaben ‚A’ an der Gesamtzahl der Songs.

Übung 8.2

¨Öffnen Sie in der Datenbankansicht den Berichts-Assistenten

¨Wählen Sie die Tabelle ‚CD-Liste’ aus dem Listenfeld und fügen die Felder ‚Name’, ‚Songs’ und ‚Erscheinungsdatum’ hinzu und klicken auf

¨Im nächsten Fenster wählen Sie als Gruppierungsebenen ‚Name’ und ‚Songs’ in genau dieser Reihenfolge

¨Klicken Sie auf und wählen als Intervall für das Feld ‚Name’ ‚erster Buchstabe’ und für das Feld ‚Songs’ ‚10er’. Klicken Sie auf und anschliessend auf

¨Sortieren Sie in der Reihenfolge ‚Name’, ‚Songs’ und ‚Erscheinungsdatum, jeweils aufsteigend und klicken dann auf

¨Berechnen Sie für das Feld ‚Songs’ die Summen und lassen diese mit Details und prozentual anzeigen. Klicken Sie auf und anschliessend auf

¨Wählen Sie das Layout ‚In Blöcken’ und klicken auf

¨Wählen Sie das Format ‚Weiches Grau’ und klicken abermals auf

¨Geben Sie Ihrem Bericht den Namen „Bericht mit Summe aus CD-Liste“, lassen den Bericht in der Berichtsvorschau anzeigen und klicken auf

¨Ihr Ergebnis sollte nun so auf dem Bildschirm erscheinen:

Das Layout, besonders die komplette Darstellung der Felder im Bericht, werden Sie später noch verändern.

Diagramm-Assistent

Wenn Sie in Ihrer Datenbank Felder mit dem Typ ‚Zahl’ verwendet haben, können Sie diese grafisch in einem Diagramm darstellen.

Übung 8.3

¨Öffnen Sie im Datenbankfenster das Register Berichte und klicken anschliessend auf das Symbol und anschliessend auf . Sie finden den Befehl auch im Menu EINFÜGEN►BERICHT. Es öffnet sich das folgende Dialogfenster

¨Markieren Sie den Diagramm-Assistent

¨Wählen Sie aus dem unteren Listenfeld die ‚Oder-Verknüpfung’ für Ihre Daten

¨Klicken Sie dann wieder auf

¨Sollte nun ein Dialogfenster erscheinen, in dem Ihnen mitgeteilt wird, dass der Assistent nicht verfügbar ist und ob er jetzt installiert werden soll, beantworten Sie die Fragen mit bzw.

¨Markieren Sie die Felder ‚Name’ und ‚Songs’ und fügen diese mit dem Symbol hinzu

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¨Ein Klick auf bringt Sie zum nächsten Dialogfenster

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¨Klicken Sie auf das Symbol für das ‚3D-Zylinderbalkendiagramm’ und danach auf um das nächste Dialogfenster aufzurufen

¨Ziehen Sie jetzt mit gedrückter linker Maustaste das Feld ‚Songs’ auf den Bereich ‚Datenreihen’ auf der linken Seite und lassen dort die Taste wieder los

 

¨Klicken Sie oben links auf das Symbol, um eine Vorschau Ihres Diagramms anzeigen zu lassen

¨Da dies nur eine Vorschau ist, kann es sein, dass nicht alle Daten korrekt dargestellt werden. Ein Klick auf die Schaltfläche bringt Sie wieder zum Assistenten, wo Sie dann auf klicken

¨Im letzten Dialogfenster müssen Sie Bericht nur noch einen Namen geben. Lassen Sie die Einstellungen für die Legende und die Anzeige wie voreingestellt

 

¨Klicken Sie jetzt auf und das Diagramm erscheint auf Ihrem Bildschirm. Da die Daten nicht korrekt dargestellt werden, müssen Sie den Bericht in der Entwurfsansicht bearbeiten

 

 

 

¨Schliessen Sie das Fenster durch Klick auf

¨Beantworten Sie die folgende Abfrage durch Klick auf

 

 

 

 

 

¨Im folgenden Dialogfenster geben Sie Ihrem Bericht noch einen Namen und bestätigen mit Klick auf

 

 

 

 

Bericht in der Entwurfsansicht

In der Regel werden Sie einen Bericht mit dem Assistenten erstellen und später Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Hierzu nutzen Sie, genauso wie bei den Formularen, die Entwurfsansicht.

Übung 8.4

¨Öffnen Sie den Bericht ‚Bericht mit Summe aus CD-Liste’ im Datenbankfenster in der Entwurfsansicht in dem Sie den Bericht markieren und anschliessend auf das Symbol klicken. Den Befehl finden Sie auch durch Rechtsklick im Kontextmenu

¨Der Bericht wird in der Entwurfsansicht geöffnet und Sie können Ihn nun bearbeiten. Der Bericht ist in die folgenden Bereiche unterteilt:

ØBerichtskopf erscheint nur auf der ersten Seite des Berichts

ØSeitenkopf erscheint auf jeder Seite des Berichts

ØKopf-/Fussbereich steht nur bei gruppierten berichten zur Verfügung und enthält zusätzliche Informationen und Zusammenfassungen zu jeder Gruppe

ØDetailbereich enthält die Inhalte der Datenfelder

ØSeitenfuss erscheint auf jeder Seite des Berichts

ØBerichtsfuss erscheint nur auf der letzten Seite des Berichts

¨Klicken Sie doppelt in das erste Feld des Seitenkopfes, so dass der Cursor dort erscheint. Ändern Sie den Text wie abgebildet. Verwenden Sie zum Löschen der Zeichen die Entf-Taste oder die Rückschritt-Taste

¨Klicken Sie nun einmal ausserhalb des Feldes, um die Markierung wieder aufzuheben

¨Klicken Sie jetzt einmal in das erste Feld des Seitenkopfes, und zentrieren den Text mit Hilfe des Symbols oder über das Menu ANSICHT►EIGENSCHAFTEN und dort im Register Format►Textausrichtung. Wiederholen Sie die Aktion für die restlichen vier Felder im Seitenkopf

¨Klicken Sie auf das Symbol oder wählen Sie den Befehl über das Menu ANSICHT►SEITENANSICHT, um sich das Ergebnis Ihrer Veränderungen anzusehen

¨Die Überschriften sind nun zentriert ausgerichtet, das letzte Feld wird jedoch nicht vollständig dargestellt. Hier müssen Sie die Breiten der Felder verändern

¨Klicken Sie auf um wieder in die Entwurfsansicht zu gelangen

¨Markieren Sie durch Klick das erste Feld im Seitenkopf und passen dessen Grösse über das Menu FORMAT►GRÖSSE►AN TEXTGRÖSSE an. Wiederholen Sie den Schritt für die restlichen vier Felder

¨Markieren Sie jetzt wieder das erste Feld, klicken auf den grossen Anfasser in der linken oberen Ecke und ziehen das Feld mit gedrückter Maustaste bis an den linken Rand. Richten Sie die nächsten drei Felder ebenfalls nach links, passend zu den Feldern im Detailbereich aus. Das Feld mit dem ‚Erscheinungsdatum’ vergrössern Sie durch Klick auf den mittleren linken Anfasser bei gedrückter Maustaste so weit nach links, bis der Text komplett lesbar ist

¨Ein Klick auf zeigt Ihnen das Ergebnis an

¨Jetzt müssen Sie noch die Felder im Detailbereich anpassen. Klicken Sie auf um wieder in die Entwurfsansicht zu wechseln

¨Verkleinern, vergrössern und verschieben Sie die letzten drei Felder so, wie es in der folgenden Abbildung gezeigt wird. Nach jeder Änderung können Sie in die Seitenansicht wechseln, um das Ergebnis zu überprüfen

¨Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf das Symbol um Ihre Änderungen zu speichern

Sie können selbstverständlich auch noch weitere Änderungen (Schriften, Farben, Hintergründe usw.) vornehmen, doch für diesen Kurs soll es erst einmal reichen. In der nächsten Übung müssen Sie ja noch das Diagramm anpassen. Wenn Sie schon einmal mit einer Tabellenkalkulation gearbeitet und dort auch Diagramme erstellt haben, wird Ihnen das Jedoch nicht schwer fallen.

Übung 8.5

¨Schliessen Sie den gerade bearbeiteten Bericht und öffnen dann im Datenbankfenster den Bericht ‚Diagramm Oder-Verknüpfung’ in der Entwurfsansicht (Markieren und Klick auf). Die angezeigten Daten sind nur Beispieldaten, Ihr erstelltes Diagramm ist noch vorhanden

¨Klicken Sie im Detailbereich rechts in das Diagramm und wählen aus dem Kontextmenu EIGENSCHAFTEN

¨Im folgenden Dialogfenster öffnen Sie das Register ‚Format’ und ändern die Breite und Höhe des Objekts wie unten abgebildet

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¨Schliessen Sie das Fenster durch Klick auf

¨Klicken Sie nochmals rechts in den Objektbereich und wählen diesmal aus dem Kontextmenu DIAGRAMM-OBJEKT►BEARBEITEN oder klicken Sie doppelt auf das Diagramm

¨Blenden Sie das Datenblatt durch Klick auf aus. Über diese Symbol können Sie die Tabelle jederzeit auch wieder einblenden

¨Klicken Sie auf den Anfasser rechts unten und ziehen Sie das Diagramm bei gedrückter Maustaste so gross, dass es den gesamten Detailbereich einnimmt

¨Klicken Sie jetzt rechts in einen leeren Bereich des Diagramms und wählen aus dem Kontextmenu DIAGRAMMFLÄCHE FORMATIEREN

¨Öffnen Sie das Register ‚Schrift’ und ändern die Schriftgrösse in 10 Punkt

¨Ein Klick auf schliesst das Fenster wieder

¨Klicken Sie in einen Bereich ausserhalb des Detailbereichs und lassen Sie den Bericht durch Klick auf in der Vorschau anzeigen. Das Ergebnis sollte so aussehen:

 

 

 

 

 

 

 

 

Sie sollten nun einen Bericht in seinen Grundfunktionen bearbeiten und ändern können. Das war

Kapitel 8