Kapitel 7

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Access 2000

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Arbeiten in Tabellen

Wenn Sie bereits mit einer Tabellenkalkulation gearbeitet haben, werden Ihnen viele der hier beschriebenen Aktionen bekannt vorkommen. Die Datenbank in der Datenblattansicht verhält sich nämlich genauso wie ein Arbeitsblatt in der Tabellenkalkulation.

Spalte einfügen/verschieben

In einer der letzten Übungen haben Sie bereits eine Spalte eingefügt und anschliessend verschoben. Dies war gleichzusetzen mit dem Einfügen eines neuen Feldes in Ihre Datenbank.

Datensatz löschen

Das Löschen einer Zeile bedeutet in der Datenbank, dass Sie einen Datensatz löschen. Wenn Sie die Zeile durch Klick auf den Zeilenkopf markiert haben

 

Können Sie diesen über das Menu BEARBEITEN►DATENSATZ LÖSCHEN, mit dem Symbol oder über das Kontextmenu entfernen.

Nach einer Abfrage und der Bestätigung wird der Datensatz dann entgültig gelöscht. Der Vorgang kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Seien Sie deshalb mit dieser Aktion vorsichtig und ändern lieber die Daten, wenn Sie sich nur bei der Eingabe vertippt haben.

Datensatz hinzufügen

Ein neuer Datensatz wird immer am Ende der Tabelle eingegeben. Da es in einer grossen Tabelle mit vielleicht mehreren hundert Datensätzen umständlich ist, erst mit den Bildlaufleisten bis ans Ende zu scrollen, klicken Sie einfach auf das Symbol in der Symbolleiste oder in der Navigationsleiste am unteren Bildschirmrand. Der befehl befindet sich ebenfalls im Menu EINFÜGEN►NEUER DATENSATZ. Die Einfügemarke springt automatisch an das Ende der Tabelle und Sie können die Daten eingeben.


Die Funktion Rückgängig

Sie können fast alle Aktionen mit Hilfe des Symbols wieder rückgängig machen. Aktionen die nicht wieder rückgängig zu machen sind, werden Ihnen bei der Ausführung mit einer Meldung, die Sie bestätigen müssen, angezeigt. Es gibt in Access nicht die Möglichkeit, mehrere Schritte nacheinander rückgängig zu machen. Wenn Sie jedoch Änderungen an einem Datensatz vorgenommen haben und Sie sich auch noch in diesem mit der Einfügemarke befinden, macht der Befehl Rückgängig alle in diesem Datensatz vorgenommenen Änderungen wieder rückgängig.

Feldinhalt ersetzen

In der Übung 5.12 haben Sie bereits nach Feldinhalten gesucht. Sie haben in Access jedoch auch die Möglichkeit, diese Feldinhalte in einem Arbeitsgang durch einen anderen Inhalt zu ersetzen. Den passenden Befehl finden Sie im Menu BEARBEITEN►ERSETZEN.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¨In diesem Beispiel würden alle Feldinhalte „Best of“ durch den Feldinhalt
„Greatest Hits“ ersetzt.

¨Im Listenfeld ‚Suchen in’ legen Sie fest, ob nur in der aktuellen Spalte oder in der gesamten Tabelle gesucht wird.

¨Im Listenfeld ‚Vergleichen’ legen Sie fest, ob der Begriff als eigenständiges Wort oder nur als Wortteil am Anfang oder am Ende erscheinen soll. Wenn Sie z.B. nach „burg“ suchen, würde die Auswahl ‚Ganzes Feld’ als Ergebnis nur „Burg“ bringen. Die Auswahl ‚Anfang des Feldinhaltes’ bringt als Ergebnis z.B. „Burgwedel“ und die Auswahl ‚Teil des Feldinhaltes’ z.B. „Magdeburg“ und „Burgwedel“.

¨Das Kontrollfeld ‚Gross-/Kleinschreibung beachten’ (wenn es markiert wäre) würde in dem obigen Beispiel „Best of“, jedoch nicht „best of“ finden.

Rechtschreibprüfung

Sie können in Ihrer Datenbank alle Feldinhalte des Typ ‚Text’ oder ‚Memo’ auf korrekte Schreibweise überprüfen. Rufen Sie die Rechtschreibprüfung über das Symbol oder über das Menu EXTRAS►RECHTSCHREIBUNG AUF.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sie haben die Möglichkeit, das Wort (auch im gesamten Text) durch einen der aufgeführten Vorschläge zu ändern bzw. dies oder alle zu ignorieren. Möchten Sie das Wort (z.B. Ihren Namen oder Strasse) für die Zukunft im Wörterbuch aufnehmen, so können Sie es hinzufügen oder aber auch in die AutoKorrektur aufnehmen.

Spaltenbreite/Zeilenhöhe ändern

Führen Sie den Mauszeiger auf den rechten Spaltenrand bzw. oberen Zeilenrand. Der Mauszeiger verwandelt sich und Sie können mit gedrückter linker Maustaste die Grösse verändern. Ein Doppelklick an dieser Stelle ändert die Breite bzw. Höhe so, das der Inhalt optimal dargestellt werden kann. Im Menu FORMAT►SPALTENBREITE bzw. ZEILENHÖHE ÄNDERN Sie die Spaltenbreite für die aktuelle Spalte bzw. für alle Zeilen.

Spalten fixieren

In der Regel werden Sie nie alle Spalten Ihrer Tabelle auf dem Bildschirm anzeigen können. Wenn Sie aber gewisse Informationen immer sehen möchten, müssen Sie dies Spalten fixieren. Markieren Sie die Spalten, die nicht mit der Bildlaufleiste verschoben werden sollen und wählen dann den Befehl aus dem Menu FORMAT►SPALTEN FIXIEREN. Wenn Sie die Fixierung wieder aufheben möchten, wählen Sie den Befehl aus dem Menu FORMAT►SPALTENFIXIERUNG AUFHEBEN. Die Fixierung wird durch eine dünne schwarze Linie angezeigt.

 

Spalten ausblenden

Wenn für Sie bei der Bearbeitung der Tabelle nicht alle Spalten von Interesse sind, können Sie diese ausblenden. Die Informationen werden jedoch nicht gelöscht, sondern, ähnlich wie bei den Filtern, nur nicht mehr mit angezeigt. Setzen Sie die Einfügemarke in die Spalte, die Sie ausblenden möchten und wählen im Menu FORMAT►SPALTEN AUSBLENDEN. Schneller geht es, wenn Sie die Spaltenbreite einfach ganz nach links schieben, die Spalte also die Breite ‚0’ hat. Sie blenden die Spalten über das Menu FORMAT►SPALTEN EINBLENDEN durch markieren der Kontrollfelder im Dialogfenster wieder ein.

 

 

Schriftart ändern

Im Menu FORMAT►ZEICHEN ändern Sie die Schriftart, Schriftschnitt und die Schriftgrösse für Ihre gesamte Tabelle. Ausserdem geben Sie an, ob die Inhalte unterstrichen und in welcher Farbe diese dargestellt werden sollen.

 

 

 

 

 

 


Tabellenlayout ändern

Im Menu FORMAT►DATENBLATT ändern Sie die Darstellung Ihrer Tabelle. Sie können angeben, wie die Zellen dargestellt werden (dreidimensional) und ob die Gitternetzlinien angezeigt werden sollen. Weiter stellen Sie die Farben des Hintergrundes und der Linien ein.

 

 

 

 

 

Tabellen und Abfragen drucken

Bevor Sie einen Ausdruck starten, sollten Sie einige Einstellungen vornehmen und das Ergebnis auf dem Bildschirm anzeigen lassen.

Seite einrichten

Rufen Sie das Dialogfenster über das Menu DATEI►SEITE EINRICHTEN auf. Im Register Ränder legen Sie die Abstände zwischen den Seitenrändern und dem Druckbereich fest. Achten Sie auf den nicht druckbaren Bereich Ihres Druckers (Informationen hierzu finden Sie im Handbuch zum Drucker), damit keine Teile Ihres Ausdrucks ‚abgeschnitten’ werden. Wenn Sie das Kontrollfeld ‚Überschriften drucken’ nicht aktivieren, werden die Kopf- und Fusszeilen nicht gedruckt.

 

 

 

Im Register Seite legen Sie fest, ob der Ausdruck im Hoch- oder Querformat erfolgt. Für Tabellen empfiehlt sich das Querformat. Desweiteren bestimmen Sie das Papierformat und ob ein anderer als Ihr Standarddrucker benutzt werden soll.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Seitenansicht

Wechseln Sie, nach dem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, durch Klick auf das Symbol oder über das Menu DATEI►SEITENANSICHT in die Seitenansicht. Hier sehen Sie, wie Ihre Daten später auf dem Papier erscheinen.

¨Um die Ansicht zu vergrössern klicken Sie auf das Symbol oder auf den Bereich, den Sie vergrössert darstellen möchten. Die Seite wird so angezeigt, das der Inhalt lesbar ist. Ein weiterer Klick stellt den ursprünglichen Zustand wieder her. Sie können auch im Listenfeld oder im Menu ANSICHT►ZOOM einen Wert für die Vergrösserung einstellen.

¨Wenn Ihre Tabelle mehr als eine Seite umfasst, können Sie mit den Symbolen (eine Seite), (zwei Seiten) oder und anschliessender Auswahl angeben, wieviele Seiten gleichzeitig in der Seitenansicht angezeigt werden. Das wirkt sich jedoch nicht auf den Ausdruck aus. Die Befehle finden Sie auch im Menu ANSICHT►SEITEN.


Drucken

Öffnen oder markieren Sie die zu druckende Tabelle oder Abfrage im Datenbankfenster und klicken dann auf das Symbol . Den Befehl finden Sie ebenfalls im Kontextmenu. Wenn Sie weitere Einstellungen vornehmen möchten, wählen Sie im Menu DATEI►DRUCKEN. Dort können Sie einen Drucker auswählen und dessen Eigenschaften einstellen. Sie geben an, ob alle oder nur bestimmte Seiten bzw. nur die markierten Datensätze gedruckt werden sollen. Weiter wählen Sie die Anzahl der Kopien und ob diese direkt sortiert werden sollen. Über die Schaltfläche ‚Einrichten’ kommen Sie zum Dialogfenster ‚Seite einrichten’.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

AutoBericht

Um die Daten nicht nur in Tabellenstruktur auszudrucken, bietet Ihnen Access den AutoBericht. Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, schnell einen einfachen Bericht zu erstellen (im nächsten Kapitel erfahren Sie mehr über Berichte). Markieren Sie im Datenbankfenster die Tabelle oder Abfrage, für die Sie einen Bericht erzeugen möchten. Klicken Sie wie abgebildet auf den kleinen Pfeil um alle Objekte anzeigen zu lassen. Wählen Sie aus der Liste ‚AutoBericht’. Das zuletzt aufgerufene Objekt wird immer als Symbol angezeigt und kann durch Klick sofort ausgewählt werden. Sie finden den Befehl auch im Menu EINFÜGEN►AUTOBERICHT:


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Der Bericht wird in der Seitenansicht geöffnet. Durch Klicken in die Seite vergrössern bzw. verkleinern Sie die Ansicht und mit der Navigationsleiste unten links können Sie durch die einzelnen Seiten blättern.

Das Dialogfenster ‚Seite einrichten’, dass Sie über das Menu DATEI►SEITE EINRICHTEN aufrufen können, enthält nun noch ein weiteres Register.

Geben Sie an, wieviele Spalten nebeneinander dargestellt werden und welche Höhe die Zeilenabstände haben sollen. Weiter legen Sie hier die Spaltenbreite und Höhe fest und in welcher Reihenfolge die einzelnen Datensätze angezeigt werden.

Den Bericht können Sie auf die gleiche Weise wie eine Tabelle über das Menu DATEI►DRUCKEN ausdrucken. Wenn Sie den Bericht schliessen, werden Sie gefragt, ob Sie diesen speichern möchten. Wenn ja, geben Sie einen Namen ein und der Bericht erscheint im Datenbankfenster unter dem Register ‚Berichte’.

 

Die grundlegenden Aufgaben zum Bearbeiten der Tabellen haben Sie nun kennen gelernt und das

Kapitel 7 beendet