Kapitel 10

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Access 2000

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Das Datenbankfenster

Das Datenbankfenster ähnelt in seiner Ansicht und Bedienung dem Windows-Explorer. Viele Einstellungen, die Sie dort vornehmen können, lassen sich auf das Datenbankfenster übertragen.

Die Ansichten

Im Menu ANSICHT oder im Kontextmenu finden Sie die vier verschiedenen Ansichten. Sie können diese frei auswählen und jederzeit auch wieder ändern.

Grosse Symbole

 

Kleine Symbole

 

 

Liste

Details

 

 

 

Sie können die Symbole auch auf verschiedene Weise anordnen. Den Befehl finden Sie im Menu ANSICHT►SYMBOLE ANORDNEN oder wieder im Kontextmenu. Am besten sehen Sie die Veränderung in der Listen- oder Detailansicht.

 

Arbeiten im Datenbankfenster

Mit Hilfe der Register am linken Rand finden Sie die erstellten Objekte schnell und einfach. Markieren Sie ein Objekt und Sie können es bearbeiten. Stellen Sie aber sicher, das das zu bearbeitende Objekt nicht geöffnet ist.

Objekt kopieren

Wenn Sie ein neues Objekt erstellen möchten, das einem bereits erstellten in seiner Struktur gleicht, können Sie von diesem Objekt eine Kopie erstellen. Markieren Sie hierzu das Objekt, von dem eine Kopie erstellt werden soll und wählen dann den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN►KOPIEREN, aus dem Kontextmenu, über das Symbol oder über das Tastenkürzel Strg+C. Klicken Sie anschliessend in einen leeren Bereich des Datenbankfensters und wählen dann den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN►EINFÜGEN, aus dem Kontextmenu, über das Symbol oder über das Tastenkürzel Strg+V. Es öffnet sich das folgende Dialogfenster:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Geben Sie dort einen Namen ein, der nicht identisch mit dem Original ist. Desweiteren haben Sie drei Optionen zur Auswahl, wie die Kopie erstellt wird. Zum einen können Sie nur die Struktur, dass heisst die Felder mit Ihren Eigenschaften und allen Formaten, oder aber auch zusätzlich alle erfassten Daten kopieren. Wenn Sie die dritte Option wählen, müssen Sie einen Tabellennamen einer schon vorhandenen Tabelle angeben, da die Daten in diese Tabelle eingefügt werden.

Objekt löschen

Wenn Sie eines der Objekt löschen möchten, markieren Sie es und wählen den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN►LÖSCHEN, aus dem Kontextmenu oder aber Sie drücken die Entf-Taste. Es erscheint ein Dialogfenster, wo Sie die Löschaktion nochmals bestätigen müssen. Danach ist das Objekt gelöscht. Wenn Sie noch keinen weiteren Befehl ausgeführt haben, können Sie diese Aktion noch rückgängig machen.


Objekt umbenennen

Sie können jedes Ihrer Objekte umbenennen, dass heisst, Sie geben ihm einen neuen Namen. Markieren Sie das entsprechende Objekt und wählen den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN►UMBENENNEN, aus dem Kontextmenu oder Sie klicken, nachdem Sie das Objekt markiert haben, noch einmal auf dessen Namen. Sie können dann dort sofort einen neuen Namen eingeben. Beachten Sie aber, dass Sie alle Bezüge, die Sie mit dieser Tabelle erstellt haben, z.B. ein AutoFormular, entsprechend anpassen müssen, da Sie ansonsten eine Fehlermeldung erhalten. Seien deshalb mit solchen Aktionen eher vorsichtig und überlegen sich vorher die passenden Namen für Ihre Objekte.

Objekte ausblenden

Wenn Sie sich von wichtigen Objekten eine Sicherungskopie erstellt haben (Objekt kopieren), können Sie diese Objekte ausblenden, da Sie mit diesen nicht arbeiten und das Datenbankfenster übersichtlich bleibt. Markieren Sie das entsprechende Objekt und wählen aus dem Menu ANSICHT►EIGENSCHAFTEN oder aus dem Kontextmenu. Es erscheint das folgende Dialogfenster:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Geben Sie dort eine Beschreibung zum Objekt ein und klicken auf das Attribut ‚Ausgeblendet’, so dass dort das Häkchen erscheint. Ein Klick auf schliesst das Fenster und das Objekt ist nicht mehr sichtbar.

Objekte einblenden

Wenn Sie alle ausgeblendeten Objekte sichtbar machen möchten, gehen Sie über das Menu EXTRAS►OPTIONEN und öffnen dort das Register ‚Ansicht’. Setzen Sie das Häkchen durch Klick auf ‚Ausgeblendete Objekte’ und klicken dann auf .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Objekte sind nun wieder sichtbar. Sie erkennen ausgeblendete Objekte daran, dass diese invertiert dargestellt werden.

 

Um das Objekt wieder einzublenden, markieren Sie es und rufen wieder die Eigenschaften über das Kontextmenu oder über das Menu ANSICHT auf. Entfernen Sie das Häkchen vor und klicken anschliessend auf .


Datenaustausch

¨Sie können Daten, die Sie mit einem anderen Datenbankprogramm oder mit einer Tabellenkalkulation erstellt haben, in Access importieren. Die Daten werden in eine Access-Tabelle umgewandelt, wobei dies nur eine Kopie ist, die ursprüngliche Datei bleibt weiterhin erhalten.

¨Anders herum können Sie auch die mit Access erfassten Daten in andere Programme exportieren. Auch hier arbeiten Sie nur mit einer Kopie in einem anderen Format, z.B. Excel.

¨Wenn Sie die Daten jedoch verknüpfen, erstellen Sie keine Kopie, sondern beide Programme greifen auf die selbe Datei zu. So können die Daten stets aktualisiert werden und sind auch nicht doppelt auf dem Datenträger gespeichert.


Um Daten z.B. aus der Tabellenkalkulation Excel in Access zu importieren, wählen Sie aus dem Menu DATEI►EXTERNE DATEN►IMPORTIEREN. Es öffnet sich das folgende Dialogfenster:

Wählen Sie den passenden Dateityp und markieren anschliessend die zu importierende Datei. Ein Klick auf öffnet das nächste Dialogfenster.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Suchen Sie sich in diesem Dialogfenster das Tabellenblatt aus, dessen Daten Sie importieren möchten. Ein Klick auf die Schaltfläche bringt Sie zum nächsten Dialogfenster des Assistenten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Falls Sie Ihre Spaltenüberschrift als Feldnamen verwenden möchten, setzen Sie durch Klick ein Häkchen in das Kontrollkästchen. Klicken Sie auf um das nächste Fenster zu öffnen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hier geben Sie an, ob Sie die importierten Daten in einer neuen Tabelle speichern oder einer bestehenden Tabelle in Access zufügen möchten. Ein Klick öffnet das nächste Fenster.

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Geben Sie hier die Informationen zu den einzelnen Feldern an. Falls Sie ein Feld nicht importieren möchten, markieren Sie es und setzen durch Klick das Häkchen in das Kontrollkästchen. Klicken Sie auf .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wählen Sie aus, ob Access einen Primärschlüssel einfügt, oder ob Sie dies selber machen. Aus der Liste können Sie ein Feld auswählen oder als dritte Option wird kein Primärschlüssel eingefügt. Klicken Sie auf .

 

Geben Sie der Tabelle einen Namen und klicken auf . Die Verarbeitung läuft und am Ende erhalten Sie folgende Meldung:

 

 

 

 

 

Die Tabelle in Access die Sie natürlich in der Entwurfsansicht weiter verarbeiten können

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

und das Original in Excel

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Um Ergebnisse aus Abfragen oder Tabellen aus Access in die Textverarbeitung Word oder in die Tabellenkalkulation Excel zu exportieren, markieren Sie im Datenbankfenster das zu exportierende Objekt und klicken auf

Sie können nun auswählen, ob Sie mit den Daten in Word einen Seriendruck starten oder diese als Tabelle öffnen und weiterverarbeiten. Der dritte Befehl exportiert die Daten in eine Excel-Tabelle. Die Befehle finden Sie ebenfalls im Menu EXTRAS►OFFICE-VERKNÜPFUNGEN. Wenn Sie Word oder Excel geöffnet haben, können Sie das Tabellensymbol auch direkt mit gedrückter Maustaste vom Datenbankfenster auf das Symbol in der Taskleiste ziehen und dort die Maustaste wieder loslassen. Das entsprechende Programm erscheint dann mit den Daten im Vordergrund.

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Das Ergebnis würde in Word so aussehen

 

 

 

 

 

 


und in Excel sieht die erstellte Tabelle folgendermassen aus

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mit diesen Befehlen können Sie sich eine Menge Arbeit ersparen, da Sie die Daten nicht mehrfach eingeben müssen. Falls in einer Tabelle von Access zu viele Daten enthalten sind und Sie nur einen teil exportieren möchten, starten Sie eine Auswahlabfrage das ein Ergebnis liefert, das Ihren Wünschen entspricht und exportieren dann diese Tabelle.

 

Wieder haben Sie eine Menge gelernt und gleichzeitig

 

Kapitel 10 beendet