Kapitel 1

Die Datenbank

Schon seit jeher sammelt der Mensch Informationen. Sie werden in Tabellen aufgelistet oder auf Karteikarten in einem Karteikasten abgelegt. Diese Sammlungen von Informationen zu einem Thema oder Fachgebiet, sind Datenbanken. Warum sollten Sie ein Datenbankverwaltungssystem wie das Programm Access verwenden, wenn man doch jahrelang mit Karteikästen gut zurecht kam? Die Antwort ist einfach.

Versuchen Sie eine bestimmte Telefonnummer eines Teilnehmers irgendwo in Deutschland zu finden. Sie müssen hierzu zum einen alle Telefonbücher vorliegen haben und dann auch noch von Hand die Nummer heraussuchen. Wenn Sie Zugriff auf eine Datenbank mit allen Nummern auf Ihrem Computer haben, geben Sie den Namen ein und Sie erhalten sofort die Telefonnummer angezeigt. Wenn sich die Telefonnummer geändert hat, können Sie auf die neuen Telefonbücher warten, oder die Nummer einfach in Ihrer Datenbank ändern.

Nehmen wir an, Sie haben alle Ihre Musik-CDs in einer Datenbank eingegeben und möchten nun alle Titel der Gruppe ‚The Beatles’ wissen. Wenn Sie die Karteikarten alphabetisch abgelegt haben, brauchen Sie nur unter dem Buchstaben ‚B’ nachsehen und haben die Antwort. Was aber, wenn Sie alle Musiktitel suchen, in denen das Wort ‚Yesterday’ vorkommt. Sie müssen alle Karteikarten einzeln durchsuchen. Eine Abfrage in Ihrer Datenbank zeigt das Ergebnis auf Knopfdruck an.

Sie sehen, eine Datenbank kann Ihnen bei der Organisation von Informationen behilflich sein bzw. die Arbeit erleichtern. Leider steht am Anfang immer die Arbeit der Eingabe, doch wenn die Datenbank einmal erstellt ist und regelmässig aktualisiert wird, werden Sie die umfangreichen Sortierungen, Abfragen und Berichte nicht mehr vermissen wollen.

Datensätze

Jede Information wird in einer Datenbank in einzelne Teile zerlegt. Eine Adresse wird also in die Teile Vorname, Nachname, Strasse, Postleitzahl usw. unterteilt. So haben Sie später die Möglichkeit, nur nach Vornamen oder Postleitzahl zu suchen. Diese Unterteilungen nennt man Felder und alle Felder, die zu einer Information gehören, bilden einen Datensatz, mehrere Datensätze bilden dann letztendlich die Datenbank.

Datenblatt

Normalerweise werden Sie Ihre Informationen in der Datenblattansicht eingeben. In dieser Ansicht erfassen Sie die Daten in einer Tabelle, wie Sie sie vielleicht schon aus einer Tabellenkalkulation kennen. Die Datensätze sind in Zeilen und die einzelnen Felder in Spalten angeordnet.

Formular

In der Formularansicht können Sie Ihre Daten ebenfalls eingeben. In dieser Ansicht sehen Sie immer nur den aktuellen Datensatz. Formulare können Sie sich selbst gestalten, und, wenn Sie möchten, mit zusätzlichen Texten (Erklärungen / Beschreibungen) versehen.

Beispieldatenbank

Bevor Sie Ihre erste Datenbank erstellen, werden Sie sich die mit Access gelieferte Beispieldatenbank ‚Nordwind’ ansehen.

Übung 1.1

¨Starten Sie Access durch Doppelklick auf das System auf Ihrem Desktop oder über START►PROGRAMME►MICROSOFT ACCESS

¨Es wird das Startdialogfenster angezeigt

¨Markieren Sie die Option ‚Öffnet eine bestehende Datenbank’

¨Wählen Sie im unteren Feld die ‚Beispieldatenbank Nordwind’. Sollte die Datenbank nicht mit aufgelistet sein, klicken Sie auf ‚Weitere Dateien’ und anschliessend auf OK

 

 

 

 

¨Suchen Sie die Datenbank im folgenden Dialogfenster. Sie sollte sich im folgenden Pfad befinden:

¨C: \ Programme \ Microsoft Office \ Office \ Samples ( eventuell heisst Ihr Ordner auch Beispiel). Die Datenbank hat die Dateinamenserweiterung .mdb für
Access-Dateien

¨Wenn die Datenbank noch nicht installiert wurde, bestätigen Sie die Fragen in den folgenden Dialogfenstern mit Ja und das ‚Feature’ wird installiert

¨Bestätigen Sie die eingeblendete Begrüssung mit OK und anschliessen wird das Dialogfenster Datenbank angezeigt

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Datenbankfenster

Das Datenbankfenster ist die Schaltzentrale Ihrer Datenbank. Auf der linken Seite finden Sie die Register ‚Tabellen’, ‚Abfragen’, ‚Formulare’, ‚Berichte’, ‚Seiten’, ‚Makros’ und ‚Module’. Für den ECDL benötigen Sie jedoch nur die ersten vier Register. Mit jedem dieser Objekte können Sie die Elemente Ihrer Datenbank in unterschiedlicher Weise auswerten und darstellen. Diese werden dann, unter den ihnen zugeordneten Namen, in der rechten Hälfte des Fensters aufgelistet.

Datenbankobjekte

Tabellen

Erstellen Sie hier eigenständig oder mit Hilfe des Assistenten eine neue Tabelle. Vorhandene Tabellen können von hier aufgerufen und weiter verarbeitet werden.

Abfragen

Hier definieren Sie, welche Informationen aus Ihrer Datenbank angezeigt werden sollen

Formulare

Auch hier können Sie Daten eingeben und verändern. Ausserdem erstellen Sie hier neue Formulare und passen deren Erscheinungsbild an.

Berichte

Berichte filtern die von Ihnen gewünschten Informationen heraus und drucken diese anschliessend aus.

Wenn Sie mit der Arbeit an einem Objekt fertig sind, kommen Sie immer wieder zurück in das Datenbankfenster um Ihre Datenbank weiter bearbeiten zu können.

Übung 1.2

¨Standardmässig ist im Datenbankfenster das Register ‚Tabelle’ gewählt, klicken Sie ansonsten einmal auf das Register

¨Doppelklicken Sie die Tabelle ‚Kunden’ oder markieren Sie diese und klicken dann auf das Symbol

¨Alle Kunden-Datensätze werden in den Zeilen und alle Felder in den Spalten angezeigt. Sie können mit Hilfe der Bildlaufleisten durch die Tabelle scrollen, wenn nicht alle Zeilen und Spalten am Bildschirm sichtbar sind

¨Schliessen Sie die Tabelle durch Klick auf das Symbol

¨Klicken Sie auf das Register

¨Doppelklicken Sie die Formular ‚Personal’ oder markieren Sie dieses und klicken dann auf das Symbol

¨Das Formular wurde selbst gestaltet und enthält ein Foto der jeweiligen Person

¨Schliessen Sie die Tabelle durch Klick auf das Symbol

In den nächsten Übungen werden Sie eine eigene Datenbank erstellen und mit dieser dann arbeiten. In der Datenbank sollen Musik-CDs erfasst werden.

Grundsätzlich sollten Sie sich aber vor dem Aufbau einer neuen Datenbank Gedanken darüber machen, welche Informationen Sie eingeben und wie Sie diese später verarbeiten möchten. Wenn Sie später die CDs nach Interpreten sortieren möchten, müssen Sie zwei Felder für den Namen anlegen, damit Einzelinterpreten nach Vor- und Nachname sortiert werden können. Vielleicht möchten Sie auch wissen, wann Sie welche CD wo und für welchen Preis gekauft haben. Auch diese Felder sollten direkt angelegt werden.

Es ist ohne weiteres möglich, später noch Felder zu Ihrer Datenbank hinzuzufügen, der Arbeitsaufwand ist jedoch grösser, da Sie jeden einzelnen Datensatz auswählen und aktualisieren müssen. Wenn Sie ein Formular erstellt haben, muss auch dieses entsprechend angepasst werden und Berichte und Abfragen müssen Sie eventuell neu ausdrucken, da die Informationen, die Sie nachträglich eingegeben haben, fehlen. Je nachdem, wie komplex Ihre Datenbank angelegt ist, müssen Sie jedoch auch mit Fehlern bei Abfragen bis hin zu Datenverlust rechnen

Access beenden

Wenn Sie eine Datenbank schliessen möchten, wählen Sie im Menu DATEI►SCHLIESSEN oder klicken auf das untere Schliessenfeld

Wenn Sie Access schliessen möchten, wählen Sie im Menu DATEI►BEENDEN oder klicken auf das obere Schliessenfeld

 

Das war erst einmal

Kapitel 1