Kapitel 6

Arbeiten mit E-Mails

Die Kommunikation mit Hilfe von E-Mails ist Dank Outlook 2000 schnell und kennt keine räumliche Grenzen. Schreiben Sie einen Brief und er kommt, je nachdem wohin Sie ihn verschicken, erst Tage später beim Adressaten an. Die Übermittlung einer E-Mail dauert bestenfalls nur ein paar Sekunden.

E-Mail verfassen und versenden

Um eine neue E-Mail zu verfassen, gehen Sie in das Menu DATEI►NEU►E-Mail NACHRICHT oder klicken auf das Symbol in der Symbolleiste. Es öffnet sich das folgende Dialogfenster.

Geben Sie die E-Mailadresse des Empfängers ein . In der Betreffzeile tragen Sie eine kurze Beschreibung der E-Mail ein und den eigentlichen Text geben Sie im unteren Teil des Fensters ein. Ein Klick auf das Symbol oder der Befehl aus dem Menu DATEI►NACHRICHT SENDEN verschickt die E-Mail.

Da Sie momentan offline arbeiten, also keine Verbindung zum Internet besteht, kann die Mail nicht sofort verschickt werden. Die Mail wird erst einmal im Ordner gespeichert und kann später versendet werden.

Das Fenster ‚Neue Nachricht’ wird geschlossen. Wenn Sie den Ordner durch Klick öffnen, erscheint die E-Mail in der Nachrichtenliste.

Wenn Sie den Befehl aus dem Menu ANSICHT oder aus dem Kontextmenu wählen, können Sie auch den Inhalt sehen.

Sie können Ihre neu verfassten E-Mails auch im Ordner ‚Postausgang’ speichern, wenn Sie online sind. Wählen Sie hierzu den Befehl aus dem Menu ANSICHT oder aus der Symbolleiste . Im folgenden Dialogfenster wählen Sie ein Datum aus (es ist jedoch immer preisgünstiger, seine Mails offline, also ohne Verbindung zum Internet zu erstellen und später zuversenden). Sie können aber auch im Menu EXTRAS►OPTIONEN im Register das Häkchen entfernen . Dann werden die Nachrichten ebenfalls erst einmal in den Ordner verschoben. Wenn Sie später online sind, versenden Sie die E-Mails durch Klick auf . Den Befehl finden Sie auch im Menu EXTRAS.

Alle eingegangen E-Mails werden dann im Ordner ‚Posteingang’ gespeichert und können von dort aus in der Nachrichtenliste angezeigt werden. Wenn Sie über das Menu EXTRAS►OPTIONEN das Dialogfenster für die Programmeinstellungen öffnen, klicken Sie im Register auf die Schaltfläche . Wählen Sie die Option , dann wird eine Kopie der versendeten E-Mails im Ordner ‚Gesendete Objekte’ gespeichert. Sie können diese Mails später immer wieder öffnen und nachlesen, was Sie zu welchen Thema geschrieben haben.

Wenn Sie eine ständige Internetverbindung haben, können Sie Ihre Mails auch in regelmäßigen Zeitintervallen abrufen lassen. Gehen Sie in das Menu EXTRAS►OPTIONEN und öffnen dort das Register und stellen die Zeit ein oder entfernen das Häkchen, wenn Sie nicht benachrichtigt werden möchten. Auch wenn die automatische Prüfung eingestellt ist, können Sie jederzeit auch manuell E-Mails abrufen.

Möchten Sie auch optisch oder akustisch benachrichtigt werden, müssen Sie in das Register wechseln und dort die E-Mail Optionen aufrufen. Klicken Sie in dem neuen Fenster auf legen Sie hier die Optionen fest.

E-Mails lesen

Alle E-Mails, die sich in Ihren Ordnern befinden, können Sie jederzeit, auch ohne Internetverbindung lesen, da diese auf Ihrer Festplatte gespeichert wurden. Sie sollten also, um Ihren Geldbeutel zu schonen, das Verfassen und Lesen der Mails stets im Offline-Betrieb durchführen. Trennen Sie dazu einfach die Internetverbindung.

E-Mail drucken

Wenn Sie eine erhaltene oder auch versendete Mail lieber schwarz auf weiss auf einem Blatt Papier haben, drucken Sie diese einfach aus. Ein Klick auf das Symbol druckt die Mail mit allen Seiten sofort aus. Wenn Sie noch besondere Einstellungen vornehmen möchten, öffnen Sie den Druckerdialog über das Menu DATEI►DRUCKEN oder drücken das Tastaturkürzel Strg+p.

Drucken Sie mit diesem Druckformat wird die Nachricht komplett einmal ausgedruckt.

Wenn die Mail aus mehreren Seiten besteht, öffnen Sie die Nachricht und wählen den Druckbefehl dann in diesem Fenster. Geben Sie an, ob alle oder nur bestimmte Seiten gedruckt werden sollen. Sie können auch nur einen Teil der E-Mail markieren und ausdrucken. Benötigen Sie mehrere Kopien, können Sie auch das in dem Dialogfenster einstellen.

Möchten Sie die komplette Nachrichtenliste ausdrucken, dann wählen Sie das Tabellenformat im Dialogfenster aus der Abbildung 6.3.

 

E-Mail löschen

Sie können die E-Mails, ob gesendete oder empfangene in jedem Ordner löschen. Markieren Sie hierzu die entsprechende Mail und klicken auf das Symbol oder wählen den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN►LÖSCHEN bzw. aus dem Kontextmenu oder drücken das Tastaturkürzel Strg+d. Die E-Mails werden aber nicht gelöscht, sondern nur in den Ordner ‚Gelöschte Objekte’ verschoben. Das bedeutet, dass Sie eine Mail auch durch klicken und ziehen auf diesen Ordner „löschen“ können. Versehentlich gelöschte Mails können Sie auch wieder in den ursprünglichen Ordner zurückziehen (das Verhalten entspricht dem des Papierkorb unter Windows).

Wollen Sie die Mails entgültig löschen, markieren Sie diese im Ordner ‚Gelöschte Objekte’ und wählen erneut den Befehl LÖSCHEN. Den Befehl finden Sie ebenfalls im Menu DATEI►ORDNER oder im Kontextmenu. In jedem Fall erhalten Sie eine Meldung, die Sie noch bestätigen müssen.

Es gibt in Outlook 2000 auch eine Funktion, die den Ordner‚Gelöschte Objekte’ automatisch beim Beenden leert. Gehen Sie in das Menu EXTRAS►OPTIONEN und öffnen das Register .

Klicken Sie einmal in das markierte Kästchen und beim Beenden wird der Ordner immer geleert. Wenn Sie dies später nicht mehr wünschen, entfernen Sie durch erneuten Klick das Häkchen wieder . Wenn Sie hier auf die Schaltfläche klicken, öffnet sich ein Dialogfenster. Wichtig ist der obere Bereich. Möchten Sie keine Warnungen in Form von Dialogfenstern mehr sehen, dann entfernen Sie das Häkchen. Bedenken Sie aber, dass die Nachrichten endgültig gelöscht werden, auch wenn Sie den Befehl nur ‚aus Versehen’ angeklickt haben. Oben können Sie noch den Ordner festlegen, der beim Programmstart geöffnet wird. Die Standardeinstellung ist aber normalerweise so in Ordnung.

Arbeiten im Fenster ‚Neue Nachricht’

Das Fenster bietet Ihnen natürlich noch viel mehr Möglichkeiten, als nur die Eingabe der Adresse, Betreff und des Textes, auch wenn dies natürlich die wichtigsten Punkte sind.

Kopieren und Einfügen

Genau wie in anderen Anwendungen können Sie auch in Outlook 2000 Text z.B. aus dem Programm Word einfügen. Das erspart Ihnen eine Menge Tipparbeit. Markieren Sie einfach den entsprechenden Text und kopieren ihn in die Zwischenablage.

Öffnen Sie anschliessend wieder das Fenster ‚Neue Nachricht’ und wählen den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN►EINFÜGEN oder drücken das Tastaturkürzel Strg+v. Sie können natürlich auch auf das Symbol klicken oder den Befehl aus dem Kontextmenuwählen. Der Text erscheint an der Stelle, wo Sie vorher die Einfügemarke (Cursor) platziert haben. Eventuelle Formatierungen gehen aber verloren oder werden anders dargestellt. Selbstverständlich funktioniert der Weg auch andersherum, soll heißen, aus der Nachricht kopieren und in einem anderen Programm wieder einfügen.

Rechtschreibprüfung

Bevor Sie eine Mail abschicken, sollten Sie diese auf Rechtschreibfehler überprüfen lassen. Sie haben hier zwei verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können Sie Outlook 2000 veranlassen, vor dem Versenden die Mail auf Fehler zu untersuchen und zum anderen können Sie die Prüfung auch manuell starten. Outlook 2000 verwendet das selbe Wörterbuch, das auch in Microsoft Word verwendet wird. Ihre ergänzten Einträge werden also auch hier mit berücksichtigt. Die Grundeinstellungen für die Rechtschreibprüfung stellen Sie im Menu EXTRAS►OPTIONEN im Register ein.

Mit den abgebildeten Optionen sind Sie auf der sicheren Seite, wenn es um die automatische Prüfung geht. Sie aber nur die Häkchen setzen, die Sie benötigen. Am besten ist es, man arbeitet erst einmal mit den Einstellungen und deaktiviert dann gegebenenfalls die nicht gewünschten Optionen wieder. Das Wörterbuch kann auch von dieser Stelle aus bearbeitet werden und falls benötigt, auch Wörterbücher anderer Sprachen gewählt werden.

Wenn Sie die Prüfung lieber manuell aufrufen möchten, wählen Sie den Befehl aus dem Menu EXTRAS►RECHTSCHREIBUNG oder Sie nutzen die F7-Taste.

Falsch geschriebene Wörter werden Ihnen angezeigt und Sie können diese durch die vorgeschlagenen ersetzen lassen, ignorieren oder auch dem Wörterbuch hinzufügen.

Wenn die Prüfung beendet wurde, wird Ihnen das noch einmal mit einem kleinen Dialogfenster mitgeteilt. Dies müssen Sie dann nur noch bestätigen.

E-Mail als Datei speichern

Sie können eine E-Mail auch als Datei speichern, und sie z.B. auf eine Diskette kopieren um sie einem Bekannten zu zeigen. Markieren Sie die Mail in der Nachrichtenliste und gehen in das Menu DATEI►SPEICHERN UNTER. Wählen Sie den Dateityp und den Ordner, wo gespeichert werden soll, aus und vergeben ggf. noch einen neuen Namen. Ein Klick auf speichert die E-Mail. Sie haben sie nun zur Verfügung, auch wenn Sie sie in Outlook 2000 löschen.

E-Mail als Entwurf speichern

Wenn Sie eine Mail noch nicht fertig stellen können, weil Ihnen noch bestimmte Informationen fehlen, können Sie diese im Ordner ‚Entwürfe’ speichern, später wieder öffnen, vervollständigen und versenden. Wählen Sie den Befehl aus dem Menu DATEI►SPEICHERN, klicken auf das Symbol oder benutzen Sie das Tastaturkürzel Strg+s. Die Nachricht wird im Ordner abgelegt . Durch Doppelklick in der Nachrichtenliste können die Nachricht öffnen und weiterbearbeiten. Es wird Ihnen auch angezeigt, dass die Nachricht noch nicht gesendet wurde .

E-Mail an mehrere Personen versenden

Um eine E-Mail zu versenden, müssen Sie im Feld ‚An’ die Adresse des Empfängers eingeben. Soll eine verfasste E-Mail gleich an mehrere Personen versendet werden, tragen Sie die Adressen hintereinander in das Feld ein. Trennen Sie die einzelnen Adressen durch ein Komma oder Semikolon und, wegen der besseren Übersicht und Lesbarkeit, fügen Sie hinter jedem Komma bzw. Semikolon ein Leerzeichen ein . Jeder der Empfänger kann sehen, an wen die E‑Mail noch gleichberechtigt versendet wurde.

Wollen Sie dem Empfänger einer E-Mail „mitteilen“, dass Sie eine Kopie der Mail noch an eine oder mehrere Personen geschickt haben, so tragen Sie diese Adressen in das Feld ‚Cc (Carbon Copy)’ ein .Diese Art und Weise zeigt an, das beide Empfänger nicht unbedingt gleichberechtigt sind.

Die dritte Möglichkeit ist die Eingabe in das Feld . Wenn das Feld bei Ihnen nicht angezeigt wird, blenden Sie es über das Menu ANSICHT►BCC-FELD ein. Auch in diesem Fall können Sie wieder mehrere Adressen eintragen. Die Besonderheit an ‚Bcc (Blind Carbon Copy)’ ist, das alle in diesem Feld eingetragenen Adressen, von den Empfängern die in den Feldern ‚An’ oder ‚Cc’ stehen, nicht gesehen werden können.

Steht der Empfänger im Feld

Bcc sieht er die Adressen der Empfänger im Feld ‚An’ und ‚Cc’

Cc sieht er die Adressen der Empfänger im Feld ‚An’, nicht aber die der Empfänger im Feld ‚Bcc’

An sieht er die Adressen der Empfänger im Feld ‚Cc’, nicht aber die der Empfänger im Feld ‚Bcc’

Text formatieren

Wie von einer Textverarbeitung gewohnt, bietet Ihnen auch Outlook 2000 einige Funktionen, um den Text zu gestalten. Die Hintergründe setzen jedoch voraus, dass die E‑Mail im HTML‑Format übertragen wird. Die Einstellung nehmen Sie im Menu EXTRAS►OPTIONEN im Register vor. Wählen Sie in der Liste den markierten Eintrag. Wenn Sie nur manchmal formatierte Nachrichten verschicken möchten, finden Sie den Befehl auch im Menu FORMAT im Fenster ‚Neue Nachricht’.

Die Befehle finden Sie in der Format-Symbolleiste oder im Menu FORMAT. Sollte die Format-Symbolleiste nicht eingeblendet sein, holen Sie dies über das Menu ANSICHT►SYMBOLLEISTEN►FORMAT nach. Ausserdem haben Sie die Möglichkeit der Mail einen Hintergrund mit Formatierungen zuweisen. Dazu klicken Sie auf den markierten Befehl im Menu AKTIONEN.

Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie dann einen Hintergrund auswählen können. Diese werden nach einem Klick auch immer als Vorschau angezeigt. Weitere Hintergründe finden Sie im Internet auf den Seiten von Microsoft wenn Sie auf klicken.

Wenn Sie eine Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf . Das Fenster für die neue Nachricht wird geöffnet. Wie Sie sehen, werden auch noch andere Formatierungen für die Überschrift und den restlichen Text gleich mitgeliefert. Im Dialogfenster können Sie im Register auch ein Standardbriefpapier auswählen.

Dringlichkeit festlegen

Natürlich ist jede verfasste und versendete E-Mail wichtig. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Dringlichkeit einer E-Mail festzulegen. Standardmäßig ist die Priorität auf normal eingestellt. Schreiben Sie Ihre Mail und gehen dann in das Menu EXTRAS►OPTIONEN oder klicken auf . Markieren Sie dort die gewünschte Option in der Liste.

Sie können die Dringlichkeit auch über die Symbole festlegen.

Wenn Sie offline sind und die Nachricht versenden, wird Sie in den Ordner gelegt und auch dort sehen Sie den Vermerk für die ‚Hohe Dringlichkeit’. Im Dialogfenster lässt sich die Dringlichkeit auch als Standard definieren. Sie sollten es dort aber bei der normalen belassen, damit Sie wirklich wichtige auch so deklarieren können .

E-Mail mit Anlagen versenden

Sie möchten dem Empfänger ein Bild, ein Dokument oder eine Tabelle aus z.B. ‚Excel’ schicken? Sie können diese Dateien auf eine Diskette kopieren und per Post verschicken, oder einfach an eine E-Mail anhängen. Ein solcher Mail-Anhang ist schnell erstellt. Schreiben Sie wie gewohnt Ihre E-Mail und klicken wählen dann aus dem Menu EINFÜGEN►DATEI oder Sie klicken auf . Das folgende Dialogfenster öffnet sich.

Wählen Sie die Datei durch Klick aus und klicken anschliessend auf die Schaltfläche . Wenn Sie die Nachricht versenden erscheint in der Nachrichtenliste das entsprechende Symbol.

Sie können natürlich auch mehrere Anlagen einfügen. Wiederholen Sie dann die entsprechenden Schritte wie oben abgebildet.

Beachten Sie beim Versenden von Anhängen, das der Empfänger der E-Mail und des Anhangs über das entsprechende Programm verfügen muss, um die Anlage lesen und bearbeiten zu können.

Lesebestätigung

Ein falsch adressierter Brief per Postversand kommt in der Regel mit einem Vermerk an Sie zurück. Genauso verhält es sich bei den E-Mails. Es kann aber auch vorkommen, das der Empfänger die Mail nicht erhält und auch Sie hiervon nicht in Kenntnis gesetzt werden. Wenn Sie wissen möchten, ob die E- Mail auch wirklich beim Empfänger eingetroffen ist und dieser sie auch geöffnet hat, fordern Sie eine Lesebestätigung an. Klicken Sie im Fenster ‚Neue Nachricht’ auf , so dass das Dialogfenster geöffnet wird. Sie können hier die Option auswählen. Sobald der Empfänger die Mail öffnet, erscheint bei ihm ein Dialogfenster, dass ihn informiert, dass Sie eine Lesebestätigung möchten.

Der Empfänger hat aber die Möglichkeit, die Bestätigung nicht zurückzuschicken. Klicken Sie im Dialogfenster auf die Schaltfläche um das Dialogfenster aufzurufen. Hier können Sie festlegen, wie das Programm auf angeforderte Bestätigungen reagiert falls der Absender diese wünscht. Denken Sie bei den Bestätigungen aber daran, sie haben nicht die Sicherheit, dass der Empfänger die Nachricht auch wirklich gelesen hat.

Wenn Sie eine Lesebestätigung erhalten, sieht sie folgendermassen aus.

 

 

Wenn Sie im Dialogfenster die Option gewählt haben, wird die Lesebestätigung nachdem Sie diese gelesen haben gleich in den gewählten Ordner verschoben. Lesebestätigungen erkennen Sie auch an den kleinen Symbol in der Nachrichtenliste .

Entwürfe II

Wenn Sie eine Mail verfassen und Ihnen Informationen fehlen oder Sie die Mail erst später vervollständigen möchten, können Sie sie im Ordner ‚Entwürfe’ abspeichern. Verfassen Sie die Mail wie gewohnt und wählen dann aus dem Menu DATEI►SPEICHERN. Die Mail erscheint im Ordner ‚Entwürfe’ und kann dort durch einen Doppelklick geöffnet und weiter verarbeitet werden.

Sollten Sie sich überlegen, eine schon im Ordner ‚Postausgang’ befindliche Mail noch nicht abzusenden, müssen Sie diese nicht löschen und später neu verfassen. Verschieben Sie die Mail einfach in den Ordner ‚Entwürfe’. Markieren Sie die entsprechende Mail und wählen den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN►IN ORDNER VERSCHIEBEN oder aus dem Kontextmenu, in dem Sie einen Rechtsklick auf die Mail ausführen. Das Symbol funktioniert ebenfalls.

Im nächsten Dialogfenster markieren Sie den Ordner und klicken anschliessend auf .

Auf diese Art und Weise können Sie alle Mails von einem Ordner zum anderen verschieben.

Wenn Sie das Symbol angeklickt haben, werden Ihnen die Ordner gleich in einem Menu aufgelistet und können sofort per Klick angewählt werden.

Signaturen

Wenn Sie an jede E-Mail z.B. eine Grussformel und Ihren Namen anhängen möchten, müssen Sie den Text nicht jedes Mal eingeben. Verwenden Sie eine Signatur. Es spielt dabei keine Rolle, welchen Text Sie anhängen.

Signatur erstellen

Bevor Sie eine Signatur in eine E-Mail einfügen, müssen Sie zuerst eine erstellen. Gehen Sie in das Menu EXTRAS►OPTIONEN um das folgende Dialogfenster zu öffnen. Klicken Sie auf das Register .

Klicken Sie auf die Schaltfläche für eine neue Signatur. Da noch keine Signatur erstellt wurde, klicken Sie auf . Es öffnet sich ein weiteres Fenster.

Geben Sie der Signatur einen aussagekräftigen Namen, damit Sie die einzelnen Signaturen später auch auseinander halten können. Sie könnten vorhandene Signaturen hier auch als Vorlage benutzen. Da dies aber nicht der Fall ist, klicken Sie auf .

Geben Sie in das Feld den gewünschten Text ein. Haben Sie als Format ‚HTML’ für Ihre E-Mails ausgewählt, stehen Ihnen auch die Schaltflächen zur Verfügung. Damit lässt sich der Text dann auch grafisch noch optimieren.

Sobald Sie fertig sind klicken Sie auf .

Sie können jetzt noch weitere Signaturen erstellen oder auch vorhandene bearbeiten bzw. löschen. In diesem Fall klicken Sie allerdings auf . Soll die Signatur auch bei beantworteten oder weitergeleiteten Nachrichten erscheinen, müssen Sie hier das Häkchen entfernen. Ab sofort erhalten Ihre erstellten Nachrichten die folgende Standardsignatur .

Wenn Sie keine Standardsignatur auswählen, können Sie auch beim Erstellen einer neuen Nachricht eine Signatur aus dem Menu EINFÜGEN auswählen.

 

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