Kapitel 10

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Internet Explorer 6 / Outlook 2000

Stern inaktivStern inaktivStern inaktivStern inaktivStern inaktiv
 

Nachdem sich Kapitel 9 mit den Terminen beschäftigt hat werden Sie nun weitere Möglichkeiten von Outlook kennen lernen. Sie sehen, wie Sie Aufgaben planen können, anderen Teilnehmern Ihren Kalender zur Verfügung stellen und wie Sie das Journal nutzen können.

Aufgaben

Wie bei den Terminen gibt es auch bei den Aufgaben wieder drei verschiedene Typen. Die normale Aufgabe, eine Aufgabenanfrage sowie die Serie. Über das Kontextmenu oder über das Symbol können Sie den gewünschten Typ auswählen. Zwei weitere Möglichkeiten wäre ein Doppelklick in die Aufgabenliste oder Eingabe des Aufgabebetreffs und bestätigen der Enter-Taste. So erstellen Sie zwar eine normale Aufgabe, diese lässt sich aber wie bei den Terminen wieder im Fenster umwandeln.

Aufgabe erstellen

Klicken Sie in der Outlook-Leiste auf das Symbol um die Aufgabenverwaltung zu öffnen und erstellen eine neue Aufgabe. Das folgende Fenster wird geöffnet.

Übung 10.1

Geben Sie einen ein

Wählen Sie den Termin für die Fertigstellung . Es wird automatisch auch die Erinnerungsfunktion aktiviert

Wenn es sich um eine wichtige Aufgabe handelt, können Sie natürlich auch eine festlegen

Geben Sie eventuell unten noch eine erklärende Beschreibung ein und klicken dann erst einmal auf

In der Aufgabenliste erscheint Ihre neue Aufgabe in der Liste. Wenn die Aufgabe erledigt ist, können Sie das Häkchen setzen und die Darstellung ändert sich entsprechend. Sie können die Markierung z. B. auch über das Kontextmenu aktivieren. Das Deaktivieren funktioniert dann aber nur wieder durch Klick in das Kästchen oder über das Aufgabenfenster.

Aufgabenanfrage

Wenn Sie z. B. für die Aufgabenplanung zuständig sind, müssen Sie Anfragen an andere Teilnehmer so wie bei den Terminen senden. Damit Sie über den Fortschritt genau Bescheid wissen, lassen Sie sich den Status der Erledigung anzeigen.

Übung 10.2

Erstellen Sie eine

Das sich öffnende Fenster sieht bis auf die speziell für diesen Aufgabentyp notwendigen Einstellungen genauso aus, wie bei der normalen Aufgabe

Geben Sie an, an wen die Aufgabe gesendet werden soll

Tragen Sie das Fälligkeitsdatum ein

Damit Sie eine Kopie in Ihrer Aufgabenliste erhalten, muss dieses Häkchen gesetzt sein. Ausserdem erfahren Sie, wann der Beauftragte die Aufgabe verändert

Wenn Sie wissen möchten, ob die Aufgabe erledigt wurde, dann lassen Sie auch dieses Häkchen stehen

Klicken Sie auf um die Aufgabe zu übermitteln

An diesem Symbol in der Aufgabenliste erkennen Sie einen Auftrag

Der Teilnehmer erhält nun eine Nachricht die er per Doppelklick öffnet. Er sieht die Aufgabe und lehnt entweder ab, oder, wie in diesem Fall, übernimmt die Aufgabe. Die Übernahme kann wie bei den Terminen sofort gesendet oder aber erst bearbeitet werden. Der Auftraggeber wiederum bekommt die Nachricht über die Annahme der Aufgabe.

Wenn Sie die Aufgabe öffnen, zeigt Ihnen der gelbe Infobereich die Informationen an .

Sobald der Teilnehmer mit der Bearbeitung begonnen hat und auch schon ein Teil erledigt wurde, kann er Ihnen das mitteilen. Wenn Sie die Nachricht öffnen, sehen Sie eine Angabe in Prozent sowie eventuell noch einen beschreibenden Text. Diese Angaben hat der Beauftragte gemacht und hält Sie so auf dem laufenden.

Wenn die Aufgabe erledigt ist, erhalten Sie zwei Nachrichten. Die eine aktualisiert die Aufgabenkopie in Ihrer Aufgabenliste und die zweite ist ein Statusbericht zur Aufgabe. Diesen Statusbericht (Sie haben ihn beim Erstellen der Aufgabe ja gewählt) können Sie jederzeit durch Klick auf das Symbol abschicken. Dies ist nützlich, wenn Sie keine Kopie in Ihrer Aufgabenliste erstellt haben, jedoch über die einzelnen Vorgänge Bescheid wissen wollen.

Aufgabenaufwand

Wenn Sie an einem Projekt arbeiten und dies in verschiedene Aufgaben unterteilen, können Sie den zeitlichen Aufwand sowie eventuell zurückgelegte Reisekilometer mit erfassen.

Übung 10.3

Erstellen Sie eine neue Aufgabe mit den folgenden oder ähnlichen Daten

Klicken Sie jetzt auf das Register und erfassen die folgendenDaten. Sie können den geplanten Gesamtaufwand, die zu fahrenden Kilometer, die Firma sowie ein Konto angeben, über das der Aufwand abgerechnet wird, angeben

Sie die Aufgabe

Erstellen Sie noch drei weitere Aufgaben die sich ebenfalls auf dieses Projekt beziehen. Da Sie noch einmal ausser Haus arbeiten müssen, geben Sie bei einer Aufgabe noch die Kilometer mit an

Aufgaben filtern oder gruppieren

Standardmäßig sehen Sie in der Aufgabenliste nur wenige Informationen. Die Ansicht lässt sich aber schnell anpassen und nach den eigenen Wünschen filtern und gruppieren. Praktisch wäre es in diesem Beispiel, wenn Sie entweder nur die Aufgaben zum gerade erstellten Projekt sehen würden oder zumindest schnell darauf zugreifen könnten. Hier bietet Ihnen Outlook verschiedene Möglichkeiten an.

Ansicht ändern

Im Menu unter stehen viele vordefinierte Ansichten zur Verfügung. Um mehr Informationen zu den einzelnen Aufgaben zu sehen, wählen Sie den zweiten Punkt in der Liste aus. Die einzelnen Spalten können Sie durch Klick auf den Spaltenkopf schnell auf- oder absteigend sortieren. Das kleine Dreieck zeigt die Art der Sortierung an. Wenn Sie nicht mit den Menus arbeiten möchten, bietet Ihnen Outlook noch eine Symbolleiste an, mit der Sie die Aufgaben schneller erledigen können. Blenden Sie über das Menu , die Symbolleiste ein .

Jetzt können Sie die vordefinierten Ansichten schneller aus der Liste auswählen. Damit Sie schnell nach allen Aufgaben sortieren können, die mit der Website zu tun haben, müssen Sie ein Feld hinzufügen. Klicken Sie dazu auf das Symbol undes öffnet sich ein neues Fenster. In der Liste können Sie die passende Kategorie auswählen und darunter sehen Sie dann alle verfügbaren Felder. Ziehen Sie das Feld auf den Spaltenkopf der Aufgabenliste. Zwei kleine rote Pfeile zeigen Ihnen an, wo die Spalte eingefügt wird, wenn Sie die Maustaste loslassen.

Ein Klick auf den neuen Spaltenkopf und alle mit diesem Projekt in Verbindung stehenden Aufgaben werden gleich oben aufgelistet. Auf diese Weise können Sie sich die Aufgabenliste Ihren Wünschen anpassen. Die neue Spalte lässt sich schnell wieder entfernen. Klicken Sie auf die Spalte und ziehen Sie aus dem Spaltenkopf heraus. Ein zeigt an, das die Spalte gelöscht wird (die Informationen bleiben selbstverständlich erhalten). Möchten Sie eine Sortierung noch weiter sortieren, dann wählen Sie im Menu , , und im Dialogfenster die Schaltfläche .

Falls die Betreffzeile nicht genau die Aufgabe beschreibt, haben Sie beim Erstellen der Aufgabe ja die Möglichkeit, unten einen beschreibenden text einzugeben. Diesen Text lassen Sie sich in der Liste durch Klick auf anzeigen. Ein weiterer Klick auf das Symbol schaltet die Funktion auch wieder aus.

Und wenn Sie zuviel beschreibenden Text eingegeben haben, markieren Sie eine Aufgabe und klicken auf . Jetzt erhalten Sie den Vorschaubereich, den Sie ja bereits aus der Arbeit mit der E-Mail Komponente kennen. Auch diese Funktion schalten Sie durch erneuten Klick wieder aus.

 

Aufgaben filtern

Bisher haben Sie immer alle Aufgaben in der Liste gesehen. Bei einer umfangreichen Liste verlieren Sie aber sehr schnell den Überblick. Eine weitere Möglichkeit ist, die Aufgabenliste so zu filtern, das nur die gewünschten Informationen angezeigt werden. Über den Menupunkt (auch Kontextmenu) kommen Sie zu den . In dem Dialogfenster sehen Sie auch den momentanen Staus . Schneller geht es per Rechtsklick auf . Dort lässt sich der Befehl direkt aus dem Kontextmenu aufrufen. Egal wo Sie geklickt haben, am Ende sehen Sie das folgende Dialogfenster.

Übung 10.4

Da Sie nicht nach einem bestimmten Text suchen möchten, der Status egal ist und auch der Nachrichtenversand in diesem Fall uninteressant ist, können Sie dieses Register unausgefüllt lassen

Klicken Sie auf das Register . Die einzelnen Filteroptionen sind selbsterklärend und hier ebenfalls nicht relevant

Ein Klick auf öffnet das letzte Register

Wählen Sie aus der Liste den Eintrag

Die Bedingung lautet

Als Wert geben Sie ein. Das reicht, da das Feld ja nur den Wert enthalten muss, eine genaue Eingabe benötigen Sie nur wenn Sie die Bedingung auswählen

Jetzt folgt ein Klick auf und Sie können das Fenster bestätigen

Das Ergebnis sollte in etwa so aussehen

Um den Filter wieder zu löschen, öffnen Sie das Dialogfenster noch einmal und klicken auf

Aufgaben gruppieren

In den vordefinierten Ansichten finden sich auch Gruppierungen. Ein Klick auf die Ansicht ändert die Ansicht wie abgebildet. In der Abbildung sehen Sie aber eine Aufgabe, die eigentlich in die Kategorie gehört. Die Angabe wurde vergessen und sollte natürlich sofort nachgeholt werden. Nach der Korrektur erscheint Sie auch im unteren Teil. Was aber, wenn Sie noch weitere dreißig Aufgaben mit dieser Kategorie in der Liste haben, diese aber nicht zum Projekt gehören? Erstellen Sie sich Ihre eigene Gruppierung.

Übung 10.5

Wenn Sie unter der Kategorie nur die zum Projekt gehörenden Aufgaben sehen, ändern Sie die Kategorie bei einer anderen Aufgabe ebenfalls in damit Sie später auch einen Erfolg sehen, wenn diese Aufgabe aus der Ansicht entfernt wird

Den Befehl finden Sie auf die gleiche Weise wie schon bei der Filterung

Das Fenster, das sich anschliessend öffnet, ähnelt dem der Sortierung. Nehmen Sie hier die folgenden Einstellungen vor und bestätigen das Fenster

Erweitern Sie die Ansicht durch Klick auf das -Zeichen. Da die gerade geänderte Aufgabe keine Abrechnungsinformationen enthält, sehen Sie hier schon die erste Unterteilung

Um schnell alle Gruppen zu erweitern bzw. zu reduzieren, können Sie den entsprechenden Befehl aus dem Menu wählen

Heben Sie die Gruppierung wie bei der Filterung wieder auf

Eine andere Möglichkeit zu gruppieren, werden Sie jetzt kennen lernen. Hier sind Sie flexibler und können das Ergebnis auch immer sofort kontrollieren.

Übung 10.6

Klicken Sie auf das Symbol . Im oberen Bereich der Liste erscheint eine neue Leiste

Fügen Sie der Liste die folgenden Felder hinzu: , und

Ziehen Sie jetzt das Feld in den oberen Bereich wie dort beschieben steht . Sofort wird die Liste entsprechend gruppiert

Nun folgen noch die Felder und . Achten Sie darauf, die Felder hintereinander einzufügen

Sie können die Felder anklicken und danach sortieren oder diese auch untereinander verschieben, um die Gruppierung zu verändern

Um die Gruppierung aufzuheben, reicht es nicht, nur auf das Symbol zu klicken. Sie müssen die Felder wieder aus der Leiste herausziehen oder wählen den Weg über das Dialogfenster

Interessant wird das ganze natürlich erst, wenn sich in der Liste auch viele Aufgaben befinden und man leicht den Überblick verlieren könnte. Aber wer weiß, vielleicht benutzen Sie Outlook nach diesem Kurs ja intensiver.

Aufgabe übertragen

Vielleicht haben Sie sich eine Aufgabe gestellt, möchten diese später aber einem anderen Teilnehmer übertragen weil Sie keine Zeit haben oder nicht über das Hintergrundwissen verfügen. Kein Problem, denn auch im nachhinein ist diese Aktion möglich.

Übung 10.7

Öffnen Sie eine Aufgabe aus dem Projekt, in der Sie keine Kilometerangabe gemacht haben

Wählen Sie im Menu den Befehl . Alternativ hätten Sie den Befehl auch aus dem Kontextmenu wählen können

Geben Sie den Teilnehmer ein und klicken auf

Ein Dialogfenster weist Sie darauf hin, dass die Zuständigkeit abgegeben wurde. Bestätigen Sie das Fenster und warten auf die Antwort des Teilnehmers

Wenn die Aufgabe übernommen wurde, erhalten Sie eine Mail (natürlich auch wenn sie abgelehnt wurde) und die gelbe Leiste zeigt die Informationen an . Im Register ist nun die Schaltfläche wählbar (jedoch nur, wenn Sie hier das Häkchen gesetzt hatten, was ja Standard ist) . Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, erscheint ein Dialogfenster das Sie darauf hinweist, dass Sie wieder für die Aufgabe zuständig sind. Sie können die Aufgabe nun einer anderen Person zuordnen und anschliessend versenden.

Der ursprüngliche Bearbeiter muss allerdings informiert werden, so dass er die Aufgabe bei sich löschen kann, denn diese Aufgabe gibt es bei Ihnen nicht mehr. In diesem Beispiel hat der Teilnehmer die Prozentzahl der Bearbeitung geändert obwohl er ja schon gar nicht mehr zuständig ist.

Ist die Aufgabe erledigt, erhalten Sie wieder eine Nachricht und Sie können sehen, wie lange die Person für die Erledigung gebraucht hat.

Auch in Ihrer Aufgabenliste wird die Aufgabe als erledigt markiert. Auf diese Weise wird Ihnen eine Nachverfolgung der Aufgaben leicht gemacht. Sie dürfen nur nicht vergessen, die Aufgaben auch richtig zu verteilen.

 

Aufgabenserien

Wenn Sie eine Aufgabe regelmäßig ausführen müssen, verwenden Sie eine Serie. Die Art der Wiederholung ähnelt den Terminserien. Für eine wöchentliche Überprüfung der Computeranlage lässt sich z. B. eine Serie erstellen. Die andere Möglichkeit wäre, eine Aufgabe zu wiederholen, sobald sie erledigt ist.

Übung 10.8

Erstellen Sie eine neue Aufgabe mit den folgenden Daten

Klicken Sie auf oder wählen Sie den Befehl aus dem Menu

Geben Sie im Dialogfenster für den Serientyp die folgenden Daten ein. Im oberen Teil legen Sie ein Muster fest und unten legen Sie fest, was mit der Aufgabe geschehen soll, wenn sie erledigt ist

sie die Aufgabe

In der Aufgabenliste erkennen Sie eine Serie am Symbol

Öffnen Sie die Aufgabe noch einmal und markieren sie als

sie die Aufgabe

In der Liste wird sie als erledigt markiert und die neue Aufgabe erscheint automatisch

Drucken von Aufgaben und Terminen

So wie Sie ihre Nachrichten drucken können lassen sich auch die Aufgaben und Termine auf Papier ausgeben. Es gibt, je nachdem was Sie ausdrucken möchten, verschiedene Einstellmöglichkeiten. Das wichtigste aber ist die Seitenansicht. Hier sehen Sie vor dem Druck, wie die Seite aussehen wird. Die Seitenansicht sollten Sie vor jedem Druck erst einmal aufrufen denn so sparen Sie Tinte und Papier und vermeiden Fehldrucke.

Jeden Druckauftrag rufen Sie wie immer über das Menu . Wenn Sie diesen Weg wählen, öffnet sich zunächst das Dialogfenster, in dem Sie dann die Einstellungen vornehmen können. Ein Klick auf startet den Druck sofort mit den Standardeinstellungen.

Termine drucken

Wenn Sie sich in der Kalenderansicht befinden und den entsprechenden Befehl gewählt haben, öffnet sich dieses Dialogfenster. Im oberen Bereich sehen Sie den ausgewählten Drucker. Sie können einen anderen auswählen und dessen Einstellungen verändern. Da dies von Drucker zu Drucker unterschiedlich ist, wird der Bereich hier nicht behandelt.

Darunter sehen Sie die verschiedenen Formate. In diesem Beispiel war der Kalender in der Monatsansicht und deshalb wird dieses Format gewählt. Suchen Sie sich ein Format aus und sehen Sie es sich in der Seitenansicht an. Wen Sie auf klicken, öffnet sich ein neues Fenster. Alle Einstellungen in den drei Registern sind selbsterklärend und Sie können die Änderungen immer sofort in der Seitenansicht begutachten.

Hinter der Schaltfläche verbirgt sich dieses Dialogfenster. Wenn Sie ein Format auswählen und anschliessend auf klicken, öffnet sich wieder das Dialogfenster . Die Änderungen, die Sie jetzt vornehmen, werden jedoch dauerhaft für dieses Format gespeichert. Besser ist es, wenn Sie das Druckformat vorher kopieren und dann bearbeiten. Sie können so Ihre eigenen Druckformate erstellen und ihnen auch Namen geben. Haben Sie versehentlich ein Druckformat geändert, stellen Sie es wieder in den Urzustand in dem Sie auf klicken.

Die weiteren Einstellungen beziehen sich auf den Zeitraum, der gedruckt werden soll sowie die Anzahl der gewünschten Kopien. Sollen keine Details bei privaten Terminen gedruckt werden, setzen Sie einfach das Häkchen.

Aufgaben drucken

Das Dialogfenster ähnelt dem des Kalenders, jedoch stehen Ihnen hier weniger Druckformate zur Verfügung. Wenn kein Termin markiert ist, können Sie nur das Tabellenformat wählen. Die Aufgabenliste wird so wie Sie sie am Bildschirm sehen gedruckt. Wenn Sie einen oder mehrere Aufgaben markiert haben (markieren Sie eine Aufgabe und klicken bei gedrückter Umschalt-Taste auf den letzten in der Liste und Sie haben ‚von bis’ markiert – einzelne Aufgaben markieren Sie mit gedrückter
Strg-Taste) können Sie noch das Memoformat auswählen. Schauen Sie sich die Ergebnisse in der Seitenansicht an. Die anderen Möglichkeiten wurden ja schon weiter oben beschrieben. Haben Sie die Aufgabenliste gruppiert, bedenken Sie, dass die Gruppierung auch beim Ausdruck berücksichtigt wird – einfach mal in der Seitenansicht begutachten.

Kalender freigeben

Das Sie Ihre frei und gebucht Zeiten anderen Teilnehmern zur Verfügung stellen können, wissen Sie bereits. Wenn Sie aber z. B. als Sekretärin die Termine Ihres Chefs verwalten müssen, hilft Ihnen das nicht weiter. Sie wissen zwar, wann er Zeit hat, können aber keine Auskunft über den Inhalt der Termine machen. Wird der Kalender jedoch freigegeben, können beide Termine im Kalender erfassen und auch einsehen, da sich die freigegebene Kopie automatisch mit aktualisiert.

Übung 10.9

Wählen Sie im Menu , den

Unter Umständen erscheint diese Dialogfenster. Bestätigen Sie es und folgen den Anweisungen. Eventuell müssen Sie den Systemadministrator bitten, dies mit seinen Rechten für Sie durchzuführen

Ein Assistent wird gestartet. Beachten Sie die Hinweise und klicken dann auf

Sie müssen nun die Person oder Personen angeben, die Zugriff auf den Kalender haben sollen. Klicken Sie auf und wählen aus dem schon bekannten Dialogfenster die Person oder Personen aus. Sie erscheinen nun in der Liste

Was die Person darf, legen Sie fest, in dem Sie erst einmal auf klicken. Da der Kalender von beiden Personen bearbeitet (editiert) werden soll, wählen Sie die entsprechende Option und klicken auf und auf

Im nächsten Fenster können Sie noch eine Beschreibung für den freigegebenen Ordner eingeben und wieder auf klicken

Sie sehen eine Zusammenfassung und erfahren auch, dass die angegebenen Personen nun eine Nachricht von Ihnen erhalten. Sie können also

Da Sie den Ordner natürlich nicht nur intern, sondern auch über das Internet freigeben können, erhalten Sie eine Sicherheitswarnung. Da hier aber nur im internen Netzwerk gearbeitet wird, dürfen Sie das Senden erlauben.

Eine weitere Meldung zeigt an, das die Nachrichten versendet wurden.

Der Empfänger erhält eine Nachricht mit weiteren Informationen zur Freigabe. Die Freigabe sollte natürlich angenommen werden.

Nun muss noch ein Dialogfenster bestätigt werden und der Netzordner ist freigegeben.

Da der Kalender automatisch per E-Mail aktualisiert wird, müssen Sie in diesem Dialogfenster wieder die Erlaubnis erteilen. Denken Sie aber daran, wenn Sie die Funktion nicht nutzen, sollte dieses Dialogfenster nicht erscheinen. Passiert es doch, könnte es sich um einen Virus handeln.

In den finden Sie ein neues Register. Oben sehen Sie die eingegebene Beschreibung des Netzordners. Wie oft der Kalender aktualisiert wird, können Sie ebenfalls einstellen.Zu lang sollte der Intervall allerdings nicht sein, da es sonst zu Überschneidungen bei den Terminen kommen könnte. Die anderen Einstellungen können Sie so belassen. Damit stellen Sie sicher, dass die Ordner regelmäßig auf identische Daten geprüft werden und wie groß die Aktualisierung maximal sein darf. Möchten Sie die Ordner manuell aktualisieren finden Sie hier die entsprechende Schaltfläche genauso wie die Schaltfläche zum Aufheben der Freigabe.

Die Person, die eine Kopie Ihres Kalenders bearbeiten darf, findet ihn in der Ordnerliste. Von dort kann er ihn über den Kontextmenubefehl verschieben.

Jetzt hat er einen schnelleren Zugriff auf Ihren Kalender.

Journal

Mit dem Journal können Sie laufende Aktivitäten aufzeichnen. Dabei sind Sie nicht nur auf Outlook beschränkt, sondern es lassen sich auch Tätigkeiten im Officebereich mit aufzeichnen. Klicken Sie in der Outlookleiste auf das Symbol . Soll das Journal dauerhaft eingeschaltet werden, setzen Sie das Häkchen.

Es öffnet sich ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie einstellen können, welche Aktionen aufgezeichnet werden sollen. Markieren Sie die gewünschten Auswahlmöglichkeiten und bestätigen das Fenster anschliessend.

Das Journal wird in einer Zeitleiste angezeigt. Auf dieser Leiste werden dann die Aktivitäten angeordnet. Wenn Sie beim Journal in die Tagesansicht wechseln (Rechtsklick auf die Zeitleiste) sehen Sie auch die zeitliche Anordnung der aufgeführten Elemente.

Öffnet man einen Journaleintrag per Kontextmenu oder Über das Menu können Sie genau ablesen, wann und wie lange Sie an dem Element gearbeitet haben. Genauso kann man z. B. die Excel-Datei direkt aus dem Journal wieder öffnen. Probieren Sie einfach mal einige der Optionen aus, Sie werden sehen, das Journal ist eine gute Gedächtnisstütze. Und am Ende eines Tages, einer Woche oder eines Monats können Sie das Journal natürlich als Beleg für Ihre Tätigkeiten ausdrucken. Das Thema muss hier nicht mehr behandelt werden, da es dem Drucken der Aufgaben und Termine gleicht.

Das sollte dann erst einmal für

Kapitel 10 ausreichen